KI-Werte übernehmen
Allgemein
Liegt zu einem Posteingang ein Ergebnis der KI vor (siehe KI im Leitungsweg), kann der Sachbearbeiter die von der KI erkannten Werte in einen Datensatz übernehmen – etwa beim Anlegen eines Vertrags, Bescheids oder Energieausweises aus dem Posteingang. Dafür öffnet sich der Dialog KI-Werte übernehmen: Er stellt die aktuellen Werte des Datensatzes den Vorschlägen der KI gegenüber, und der Sachbearbeiter entscheidet je Feld, was übernommen wird.
Welche Felder die KI vorschlagen bzw. befüllen darf, legt die KI-Autofill-Konfiguration fest.
Der Dialog setzt die Lizenz 700 „domizil+ KI Integration“ voraus (siehe Voraussetzungen).
Aufruf aus dem Posteingang
Der Dialog erscheint, wenn Sie aus den Verknüpfungen eines Posteingangs einen Datensatz öffnen und für den Posteingang ein Ergebnis der KI vorliegt:
- Neuen Datensatz anlegen: Legen Sie über den Button Neu einer Verknüpfung einen neuen Datensatz an, öffnet sich der Detaildialog im Neuanlage-Modus und darüber der Dialog KI-Werte übernehmen. Nach dem Speichern wird der neue Datensatz als Verknüpfung des Posteingangs eingetragen.
- Bestehenden Datensatz bearbeiten: Öffnen Sie einen bereits verknüpften Datensatz, werden die KI-Werte angeboten, sobald der Detaildialog im Bearbeiten-Modus ist.
Der Dialog wird nur angeboten, wenn der Datensatz bearbeitet werden kann. Ist der Datensatz gerade von einem anderen Benutzer gesperrt, erscheint er nicht.
Der Sprung-Knopf einer Verknüpfung öffnet den Datensatz ohne KI-Werte. Ganz rechts daneben gibt es einen eigenen KI-Knopf („Datensatz mit den KI-Werten des Posteingangs öffnen“). Er ist sichtbar, wenn für den Posteingang ein Ergebnis der KI vorliegt, die Verknüpfung gesetzt ist und es für den Bereich eine KI-Autofill-Konfiguration gibt – im Bild etwa beim Vertrag, nicht aber bei Objekt und Firma. Ein Klick öffnet den Datensatz im Bearbeiten-Modus mit dem Dialog KI-Werte übernehmen.
Die KI-Werte werden außerdem an weitere Detaildialoge weitergereicht, u. a. Bescheid, Termin, Rechtssache, Mangel, Schlussabnahme, Kündigung und Bestandnehmer.
Beim Neuanlegen ohne Auswahldialog
In den Einstellungen des Posteingangs (Bereich Posteingang, siehe Einstellungen) gibt es die Option Beim Neuanlegen KI-Werte ohne Auswahldialog übernehmen (Vorauswahl gilt als bestätigt). Ist sie aktiviert, werden beim Anlegen eines neuen Datensatzes die vorausgewählten KI-Werte ohne Rückfrage übernommen. In einen bestehenden Datensatz werden KI-Werte immer über den Dialog übernommen. Die Option wird je Benutzer gespeichert und nur mit der Lizenz angezeigt.
KI-Nachbeschlagwortung des Posteingangs
Mit dem Button KI-Nachbeschlagwortung in den Verknüpfungen des Posteingangs öffnen Sie den Dialog KI-Werte übernehmen für die Verknüpfungen des Posteingangs selbst. So übernehmen Sie die von der KI erkannten Verknüpfungen (Objekt, Firma, Einheit usw.) nachträglich in den Posteingang. Der Button ist nur sichtbar, wenn für den Posteingang ein Ergebnis der KI vorliegt, und ist nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
Liegt kein Ergebnis vor, erscheint die Meldung „Für diesen Posteingang liegt kein KI-Ergebnis vor.“; gibt es nichts zu übernehmen, erscheint die Meldung „Für diesen Posteingang liegen keine anwendbaren Änderungen laut KI-Ergebnis vor.“ Zu jeder übernommenen ID wird die Bezeichnung des Datensatzes mitgesetzt – genauso wie bei der Auswahl von Hand.
Dialog „KI-Werte übernehmen“
Die Zeilen sind nach den Bereichen der KI-Autofill-Konfiguration gruppiert. Ab Version 2026.15 entspricht die Reihenfolge der Bereiche und der Felder der Reihenfolge in der Konfiguration.
- Übernehmen: Angehakte Zeilen werden mit OK in den Datensatz übernommen. Vorausgewählt sind die Zeilen, deren Feld im Datensatz noch leer ist; alle anderen müssen Sie bewusst anhaken.
- Bereich (Text): Der Bereich laut KI-Autofill-Konfiguration.
- Feld: Bezeichnung des Felds.
- Aktuell: Der aktuelle Wert im Datensatz.
- KI-Vorschlag: Der von der KI erkannte Wert. Sie können ihn vor der Übernahme korrigieren. Werte, die aus einer Ableitung stammen, sind nicht bearbeitbar.
- Hinweis: Warum eine Zeile nicht oder nur eingeschränkt übernommen werden kann, z. B. „Vorhandener Wert darf nicht überschrieben werden“, „Entspricht dem aktuellen Wert“, „Bereits zugeordnet“, „Kein Wert im KI-Ergebnis“, „Kein erkennbares Datum“ oder „Bereich nur vollständig übernehmbar - '…' verhindert das“.
Mit Alle selektieren und Keine selektieren haken Sie alle Zeilen an bzw. ab. Mit dem grünen Häkchen (OK) übernehmen Sie die angehakten Werte, mit dem roten X schließen Sie den Dialog ohne Übernahme. Die übernommenen Werte stehen danach im Detaildialog und werden erst mit dessen Speichern gespeichert.
Zahlen mit mehrdeutiger Schreibweise (z. B. „1.200“ – Tausender- oder Dezimalpunkt?) werden ab Version 2026.15 nicht vorausgewählt; der Hinweis nennt, wie der Wert gelesen wurde.
Über dem Grid können Sie Zeilen ohne KI-Wert ausblenden, Unveränderte Werte ausblenden und Nicht übernehmbare Werte ausblenden. Die Einstellungen werden je Benutzer gemerkt. Ausgeblendete, aber angehakte Zeilen werden trotzdem übernommen.
Administratoren sehen zusätzlich die Option Auch die laut Konfiguration ausgeblendeten Werte anzeigen (nur zur Fehlersuche). Damit werden auch Felder angezeigt, die in der KI-Autofill-Konfiguration nicht freigegeben sind; sie können aber nicht übernommen werden.
Ableitungen
Für einige Felder schlägt der Dialog nicht nur die von der KI erkannte ID vor, sondern ergänzt die Werte, die bei der Auswahl von Hand mitgesetzt würden. Diese abgeleiteten Werte werden gemeinsam mit ihrem Auslöser übernommen:
| Datensatz | Auslöser | Abgeleitete Werte |
|---|---|---|
| Vertrag | Objekt | Bezeichnung und Daten des Objekts |
| Vertrag | Firma | Name der Firma |
| Vertrag | Einheit | Einheitsnummer mit Top |
| Bescheid | Objekt, Firma, Grundstück | Bezeichnung; beim Grundstück zusätzlich das Projekt des Grundstücks |
| Energieausweis | Firma | Bezeichnung der Firma |
| Energieausweis | Objekt | Objekt als Zuordnung des Energieausweises (eine vorhandene Zuordnung wird nur ergänzt, nie entfernt) |
| Verknüpfungen des Posteingangs | ID des Datensatzes | Bezeichnung des Datensatzes |
Jede ID wird im Mandanten des Datensatzes nachgeschlagen. Wird sie nicht gefunden, ist die Zeile nicht übernehmbar.
Beim Vertrag werden zusätzlich die Versicherungskategorien samt Prämie und Deckungsumfang angeboten. Die Kategorie muss eindeutig einem Wert aus Status aller Art zugeordnet werden können, sonst wird sie nicht angeboten. Liegt ein Datensatz in einem anderen Mandanten, nennt der Hinweis diesen Mandanten.
KI-Autofill-Konfiguration
Die KI-Autofill-Konfiguration legt fest, welche Felder die KI befüllen darf – sowohl im Dialog KI-Werte übernehmen als auch im Feld-Mapping des Leitungswegs (siehe Regel-Aktion „Datensatz mittels KI bearbeiten“).
Die Konfiguration ist eine Freigabeliste: Ein Feld, das hier nicht eingetragen ist, wird von der KI weder angeboten noch geschrieben.
Die Liste KI-Autofill-Bereiche öffnen Sie über d+ OM → KI-Integration → KI-Autofill-Konfiguration.
Die KI-Autofill-Konfiguration kann nur von der CP Solutions GmbH geändert werden.
Im Detaildialog KI-Autofill-Bereich fassen Sie zusammengehörige Felder zu einem Bereich zusammen:
- Bereich: Bezeichnung des Bereichs. Im Dialog KI-Werte übernehmen werden die Felder nach Bereich gruppiert.
- Reihenfolge: Reihenfolge des Bereichs im Dialog KI-Werte übernehmen.
- Nur komplett übernehmbar: Die Felder dieses Bereichs können im Übernehmen-Dialog nur gemeinsam angehakt werden.
Im Bereich Felder fügen Sie mit Hinzufügen und Entfernen die Felder des Bereichs hinzu bzw. entfernen sie:
- Tabelle (leer = überall): Die Tabelle, für die die Freigabe gilt. Bleibt sie leer, gilt die Freigabe für das Feld in jeder Tabelle. Ein Eintrag mit Tabelle geht einem allgemeinen Eintrag vor.
- Feldname / Muster: Der Name des Felds, z. B.
OB_ID. Statt eines Feldnamens ist auch ein regulärer Ausdruck erlaubt, z. B.OB_(.*)– ein exakt eingetragenes Feld geht immer vor. - Beschriftung: Die Bezeichnung des Felds.
- Anzeigen: Das Feld ist für die KI freigegeben. Ohne Häkchen wird es im Dialog als „Laut Konfiguration ausgeblendet“ behandelt und im Leitungsweg nicht geschrieben.
- Überschreiben: Die KI darf einen vorhandenen Wert ersetzen. Ohne Häkchen füllt sie nur leere Felder – im Dialog erscheint dann bei befüllten Feldern der Hinweis „Vorhandener Wert darf nicht überschrieben werden“, und im Feld-Mapping des Leitungswegs wird jede Zeile wie nur wenn noch nicht befüllt behandelt.
- Reihenfolge: Position des Felds innerhalb des Bereichs.
Über der Feldliste werden die Felder genannt, die eine eigene Übernahme-Logik am Server haben (z. B. das Objekt, das Art-Kennzeichen und die Kostenart der Vorkontierung sowie die Verknüpfungen des Posteingangs). Sie werden im Leitungsweg nicht einfach geschrieben, sondern samt ihren Folgefeldern übernommen (siehe Vorkontierung des Rechnungsdeckblatts).