Einführung in die Bedienung von domizil+

Allgemeines

Das Programm netFrame 5 bietet die Plattform für das d+ OM. Es legt die grund­sätzliche Bedienung der verschiedenen Module des Objektmanagements fest.

netFrame 5 ist als 32-Bit-Anwendung und als 64-Bit-Anwendung verfügbar. Welche Option Sie hier wählen wollen, können Sie in den Eigenschaften der Anwendung im Bereich Verknüpfung einstellen.

Geben Sie dazu einmal bei Ziel und passend dazu bei Ausführen in bei „Win“ entweder 32 oder 64 ein. ACHTUNG! Stellen Sie sicher, dass die Einstellung hier mit Ihrem Scan-Treiber übereinstimmt.

Das Hauptmenü des d+ OM befindet sich in einem eigenen Fenster und ist durch eine Ord­ner­struktur gekennzeichnet, die sich an den Windows Explorer anlehnt. Das Fenster des Haupt­menüs kann ein- und ausgeblendet werden, um die Arbeitsoberfläche zu vergrößern. Außer­dem können Favoriten individuell für jeden Nutzer angelegt werden. Die Suchlasche ermöglicht einen schnellen Zugriff auf bestimmte Da­tensätze.

Das Objektmenü wiederum bietet eine schnelle Übersicht über alle Daten zu einem Objekt, egal ob es sich um die Bestandnehmer handelt, Aufträge, Darlehen des Objekts oder Grunddaten.

Weiterhin stehen Ihnen in Darstellungslisten Such- und Filterfunktionen zur Verfügung. Listen bie­ten immer einen Überblick über alle vorhandenen Daten. Meist können Sie von dort aus einen De­taildialog mit weiteren Informationen zu einem Datensatz öffnen. Außerdem ist es in den Listen möglich, die Daten aufzubereiten und direkt aus dem d+ OM in MS Excel zu kopieren.

Außerdem steht Ihnen eine Rechtschreibprüfung für Textfelder zur Verfügung, welche über Rechtsklick (also Kontextmenü) im Feld oder über ALT + F7 aufrufbar ist.

Zudem gibt es beim Hauptmenüpunkt „Hilfe“ in der Kopfzeile einen Unterpunkt „Hilfe“. Das Programm öffnet automatisch die Webseite https://doku.cp-solutions.at/, auf der alle relevanten Dokumentationen für Sie bereitstehen.

Alle diese Funktionen sollen im Folgenden als Einführung in die Bedienung des d+ OM erklärt werden. Details zu den verschiedenen Modulen finden Sie in den jeweiligen Benutzerhandbüchern.

Das Navigationsfenster

Das Navigationsfenster besteht aus zwei Registern: das Hauptmenü mit den Favoriten und die Such­lasche. Sie können dieses mit Klick auf den Pfeilbutton ausblenden.

Das Navigationsfenster erscheint dann nur noch als blaue Leiste an der linken Seite und die Ar­beits­oberfläche wird vergrößert. Mit Klick auf den Pfeilbutton können Sie es bei Bedarf wieder einblenden. Außerdem können Sie einstellen, dass das Navigationsfenster automatisch einge­klappt wird (siehe Kontextmenü).

Um das Navigationsfenster komplett zu schließen, klicken Sie auf das X im ein- oder ausge­klappten Navigationsfenster.

Um das Navigationsfenster wieder zu öffnen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste:

Das Hauptmenü

Das Hauptmenü ist das zentrale Navigationsinstrument in d+ OM. Über dieses Menü er­reichen Sie alle Listendialoge. Diese sind thematisch angeordnet. Um einen Dialog zu öff­nen, klicken Sie mit einem doppelten linken Mausklick darauf.

Bitte beachten Sie: Die Zugriffsberechtigungen werden bereits im Hauptmenü geregelt. Wenn ein Nutzer keine Berechtigung für einen Dialog hat, scheint dieser gar nicht erst für den Benutzer im Hauptmenü auf.

Um die Navigation im Hauptmenü zu vereinfachen, gibt es eine Menüsuche (siehe Menüsuche). Für den schnellen Zugriff auf bestimmte Datensätze wiederum (also z. B. bestimmte Objekte, Perso­nen, Kreditoren, etc.) ist die Suchlasche zu nutzen (siehe Die Suchlasche).

Außerdem kann die Gestaltung und Bedienung des Menüs individuell angepasst werden (siehe Kontextmenü). Nicht zuletzt kann jeder Nutzer die von ihm benötigten Dialoge in seine Favoriten le­gen, um somit eine individuelle Menüstruktur zu erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Die Favoriten.

Aufbau

Die Struktur des Hauptmenüs ist an die Ordnerstruktur im Windows Explorer angelehnt:

Die Dialoge wurden thematisch in einer Ordnerstruktur geordnet. Über die Plus- bzw. Minus­zei­chen vor einem Eintrag können die entsprechenden Ordner auf- oder zugeklappt werden. Um alle Ordner auf- oder zuzuklappen stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

Des Weiteren gibt es eine *Entfernen-*Schaltfläche. Damit kann der Suchtext entfernt werden.

Menüsuche

Um die Navigation im Hauptmenü zu vereinfachen, gibt es eine Suche:

Wenn Sie hier einen Suchbegriff eingeben, wird direkt eine Volltextsuche innerhalb des Me­nüs ge­startet. Bitte beachten Sie: Dies ist keine Suche nach bestimmten Datensätzen (z. B. Objekten, Per­sonen, o. ä.). Diese Suche finden Sie in der Suchlasche (weitere Infor­ma­tionen dazu finden Sie unter Die Suchlasche). Hier wird lediglich nach Menüordnern bzw. Menüeinträgen ge­sucht. Dabei werden auch die individuell angepassten Favoriten durchsucht.

Durch Vorsetzen von bestimmten Befehlen können Sie außerdem einschränken, ob nach den Ord­nerbenennungen oder nur in den Ausdrucken (Berichten) gesucht werden soll. Für eine Suche nach Ordnern geben Sie o:SUCHBEGRIFF ein. Dabei darf kein Leerzeichen zwischen dem Doppel­punkt und dem Suchbegriff stehen. Ihnen werden dann alle Ordner mit dem Suchbegriff angezeigt, inklusive der dazugehörigen Untereinträge.

Für eine Suche in den Ausdrucken (Berichten) geben Sie a:SUCHBEGRIFF ein. Auch hier darf kein Leerzeichen zwischen dem Doppelpunkt und dem Suchbegriff stehen.

Kontextmenü

Über das Kontextmenü können Sie auf schnellstem Wege auf die Anzeigeoptionen des Haupt­me­nüs zugreifen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Hauptmenü.

Die Befehle haben folgende Bedeutungen:

Heranzoomen / Herauszoomen: Damit wird die Schriftgröße jeweils um einen Punkt ver­grö­ßert bzw. verkleinert.

Mit einfach Mausklick ausführen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die jeweiligen Lis­ten und Dialoge mit einfachem linken Mausklick ge­öffnet. Ist die Option nicht aktiviert, werden Dialoge per Doppel­klick geöffnet.

Ausgeblendete Einträge anzeigen: Damit werden alle Einträge des Menüs angezeigt, egal ob der Benutzer dafür die Berechtigung hat oder nicht. Dia­lo­ge, für die der Nutzer keine Berechtigung hat, werden da­bei ausgegraut angezeigt.

Berechtigungen anzeigen: Damit werden für alle Einträge des Menüs die Berechti­gungs­nummern mit angezeigt. Damit können Adminis­tra­toren schneller einsehen, welche Berechtigung sie einem Nutzer noch zuweisen müssen.

Alphabetisch sortieren: Ist diese Option aktiviert, werden die Menüeinträge und die Untereinträge untereinander alphabetisch sortiert. Dies be­trifft allerdings nicht die Favoriten. Wird die Option wieder deaktiviert, wird wie­der die Standardsortierung verwendet.

Ordner fett anzeigen: Damit werden alle Ordner, die selber nur der Sortie­rung dienen und keine Dialoge kennzeichnen, fett angezeigt.

Nur Favoriten anzeigen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Standard-Haupt­menü aus- und nur die Favoriten eingeblendet.

Übersicht überspringen: Diese Option steht nur für wenige Hauptmenüeinträge zur Verfügung (z.B. für die Objektliste). Ist sie für einen Eintrag aktiviert, wird der Übersichtsdialog übersprungen (z.B. die Objektliste) und der Folgedialog geöffnet (im Beispiel das Objektmenü). Dort kann dann der Datensatz umgeschaltet werden.

Automatisch aus- & einklappen: Ist diese Option aktiviert, wird das Navigationsfenster auto­matisch eingeklappt, wenn Sie in den Dialogen arbeiten. Be­nö­tigen Sie das Navigationsmenü, wird es sofort ausge­klappt, wenn Sie mit dem Mauszeiger den blauen Balken am linken Rand berühren.

Navigationsmenü Einstellungen: Damit werden die Einstellungen für das Menü geöff­net. Dieses Fenster erreichen Sie auch durch Klick auf das Sym­bol neben der Suchzeile. Nähere In­for­mationen finden Sie im folgenden Kapitel.

Aktualisieren: Damit wird das Menü neu geladen.

Einstellungen

Die Einstellungen für das Navigationsmenü erreichen Sie entweder mit Klick auf den Button im Hauptmenü oder indem Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und dort den Befehl Navi­ga­tions­menü Einstellungen auswählen. Achtung! Ist der Einstellungsdialog bereits geöffnet, wird das Kontextmenü über Rechtsklick gesperrt, um Konflikte bei den Einstellungen zu vermeiden.

Das Fenster, das nun im Arbeitsbereich erscheint, besteht aus zwei Reitern. Im ersten Reiter wer­den die Favoriten verwaltet. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Die Favoriten.

Im zweiten Reiter finden Sie die Optionen. Die meisten dieser Optionen finden Sie auch im Kon­textmenü (siehe Kontextmenü).

Zusätzlich zu den Befehlen des Kontextmenüs, die Sie hier ebenfalls finden, können Sie die Schrift­art und die Schriftgröße des Hauptmenüs an Ihre Bedürf­nisse anpassen. Durch Auswahl der Be­feh­le Heranzoomen bzw. Heraus­zoomen im Kontextmenü wird die Schriftgröße jeweils um einen Punkt vergrößert bzw. ver­kleinert.

Um die gemachten Einstellungen zu speichern und anzuwenden, klicken Sie in der rechten unteren Ecke auf den grünen Haken. Damit wird der Dialog geschlossen. Wollen Sie nur zwischen­spei­chern, ohne dass der Dialog geschlossen wird, klicken Sie auf das Dis­kettensymbol. Wenn Sie die gemachten Änderungen verwerfen wollen, klicken Sie auf das rote X.

Die Einstellungen werden für jeden einzelnen Nutzer gespeichert und wirken sich nicht auf das Aussehen des Menüs bei anderen Nutzern aus.

Die Suchlasche

Die zweite Lasche im Navigationsfenster enthält eine Suchfunktion.

Hier können Sie eine Suche nach Datensätzen starten. Sie können nach Projekten, Grundstücken, Ob­jekten, Stiegenhäusern, Wohnanlagen, Personen, Vermerken, Firmen, Banken, Darlehen, Verträgen, Versorgern, Interes­senten, Aufträgen, Tickets (bei installiertem Ticketing), Schäden, Arbeiten und Telefonnummern bzw. E‑Mail-Adressen suchen. Für die letzte Variante wird bei den Personen, Firmen, Banken, Benutzern und Interessenten gesucht.

Um eine Suche zu starten, geben Sie in der zweiten Spalte den Suchbegriff ein und drücken Sie En­ter oder klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten. Anschließend wird die jewei­lige Liste ge­öffnet. Dort wurde der Suchbegriff automatisch vom System im Suchfeld einge­tragen und die Su­che gestartet. In der Liste erscheinen alle Suchergebnisse. Dabei hängt die Suchart von den ak­tuel­len Einstellungen der Liste ab.

Die Sucharten haben folgende Bedeutung:

beginnt mit: Standardsuche; Es wird nach Datensätzen gesucht, die in einem der durchsuch­ten Felder mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen und dahinter noch be­liebige andere Zeichen haben können.

Diese Art der Suche ist anfangs in jedem Dialog voreingestellt.

entspricht: Suche nach ganzen Wörtern; Als Ergebnis werden jene Datensätze aufgelistet, in denen das Suchwort in einem der durchsuchten Datenfelder als ganzes und einziges Wort vorkommt, d. h. es wird ein 1:1 Vergleich gemacht. Wenn das Da­tenfeld zusätzliche Wörter, Zahlen o. ä. enthält, wird ein solcher Datensatz also nicht als Suchergebnis angezeigt.

enthält: Volltextsuche; Es wird nach Datensätzen gesucht, die den Suchbegriff ir­gend­wo in den durchsuchten Feldern beinhalten. Dabei können sowohl vor als auch nach dem Suchbegriff beliebige andere Zeichen stehen.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass die Eingabe von Leerzeichen zwischen mehreren Suchbegriffen vom System so interpretiert wird, dass die hier eingegebenen Suchbegriffe in unterschiedlichen Spal­ten gesucht und mit UND verknüpft werden, d. h. beide Suchbedingungen müssen erfüllt sein. Wenn Sie also beispielsweise eine Person mit Vor- und Nachnamen suchen möchten, ist eine Tren­nung mit Leerzeichen vollkommen angebracht und richtig, denn diese Angaben befinden sich ja in zwei getrennten Feldern bzw. Spalten. Wollen Sie aber nach einem Suchbegriff su­chen, der inner­halb eines Feldes bzw. einer Spalte Leerzeichen enthält (z. B. Straße und Haus­num­mer), so müssen Sie im Suchfeld statt Leerzeichen einen Unterstrich eingeben: Straße_Hausnummer.

Die Spalten, in denen gesucht werden kann, unterscheiden sich von Liste zu Liste. Wenn Sie den Fokus in das Suchfeld setzen, werden alle Spalten, die durchsucht werden, farbig hervorgehoben. Außerdem erscheint ein sogenannter Hint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Suchfeld fah­ren, auch wenn der Fokus an einer anderen Stelle gesetzt ist.

Die Favoriten

Neben der vorgegebenen Menüstruktur kann sich jeder Nutzer seine persönlichen Favoriten indi­viduell zusammenstellen. Diese Favoriten finden Sie nach der Einrichtung oberhalb der Standard-Menüeinträge.

Die Favoriten haben die gleiche Struktur wie das Standardmenü. Hier können die Nutzer entweder einzelne Einträge oder ganze Ordner des Standardmenüs einfügen. Des Weiteren können Actionservice-Jobs als Favoriten hinzugefügt werden. Wenn ein Job vom Benutzer angeklickt wird, wird der Job zum Starten markiert (wie bei der Schaltfläche „Ausführen“ im Job-Detail-Dialog) und der Actionservice führt den Job dann sobald wie möglich aus. Außerdem können Sie eigene Ord­nerstrukturen erstellen und die Einträge individuell sortieren und sogar umbenennen. Nicht zu­letzt können auch Dateien des lokalen Systems, also z. B. Excel- oder pdf-Dateien, oder leere Serienbriefvorlagen in die Favoriten eingebunden werden.

Die Struktur der Favoriten kann auf beliebig vielen Ebenen angelegt werden, allerdings empfehlen wir für eine optimale Übersichtlichkeit nicht mehr als fünf Ebenen. Die Ebenen der Favoriten er­kennen Sie daran, dass die entsprechenden Einträge auf einer Höhe eingerückt sind.

Favoriteneinträge hinzufügen und entfernen

Um die Favoriten einzurichten, öffnen Sie den ersten Reiter der Einstellungen für das Navi­ga­tions­menü. Die Einstellungen für das Navigationsmenü erreichen Sie entweder mit Klick auf den Button im Hauptmenü (siehe Abbildung 17) oder indem Sie mit Rechts­klick im Menü das Kontextmenü öffnen und dort den Befehl Navigationsmenü Einstellungen auswählen. Der erste Rei­ter des erscheinenden Dialogs gliedert sich in zwei Bereiche. Auf der linken Seite wer­den die Ein­träge für die Favoriten hinzugefügt, gelöscht und sortiert. Auf der rechten Seite finden Sie die Einstellungen für jeden einzelnen Eintrag.

Ist auf der linken Seite ein Eintrag selektiert (per einfachem Linksklick) sehen Sie auf der rechten Seite die ID des Eintrags, die Menü ID, den Menü Namen (also die Bezeichnung im Standardmenü) und den Anzeigenamen für den Eintrag in den Favoriten, den Sie beliebig eingeben können.

Bitte ändern Sie dort NUR die Angaben im Feld Anzeigename. Wenn Sie also z. B. die Objektliste in „Liste aller Objekte“ umbenennen möchten, können Sie in diesem Feld den neuen Namen eintra­gen. Dies hat allerdings keine Auswirkungen auf den Eintrag im Standardmenü und gilt nur für Ihre persönlichen Favoriten.

Die ersten fünf Schaltflächen werden zum Hinzufügen von Favoriten verwendet. Bitte be­achten Sie beim Hinzufügen, in welcher Ebene der Favoriten sich der Fokus (graue Zeile) gerade befindet. Der neue Eintrag wird in die nächst-höhere Ebene eingegliedert. Um also Einträge in der ersten Ebene hinzuzufügen, sollte der Fokus auf der Zeile Favoriten liegen.

Mit Klick auf diese Schaltfläche fügen Sie einen neuen Menüeintrag hinzu. Darauf­hin wird ein weiterer Dialog mit dem Standardmenü geöffnet, aus dem Sie den ge­wünschten Ein­trag per Doppelklick oder durch Markierung (einfacher Linksklick) und Bestätigung mit auswählen. Dabei können Sie sowohl einzelne Einträge als auch ganze Ordner (mit den entsprechenden Untereinträgen) auswählen. Eine Mehrfachauswahl mit gehaltener Strg-Taste ist ebenfalls möglich.

Mit dieser Schaltfläche erstellen Sie einen neuen Ordner in den Favoriten. Ordner­struktu­ren können beliebig angelegt und verwaltet werden. Die Namen für neue Ordner können Sie im rechten Bereich im Feld Anzeigename eingeben.

Über diese Schaltfläche können Dateien Ihres lokalen Dateisystems (z. B. pdf- oder Excel-Dateien) ins Hauptmenü eingebunden werden. Es können sämtliche ausführ­bare Dateien eingebunden werden, die auf Ihrem lokalen System vorhanden sind. Achtung: Ordner des Windows Dateisystems können nicht eingebunden werden. Dateien in der Netzwerk­umgebung müssen unter Umständen erst freigegeben werden. Bitte wenden Sie sich da­für an Ihren Netzwerkadministrator.

Mit dieser Schaltfläche werden Serienbriefvorlagen in die Favoriten eingebunden. Bitte beachten Sie, dass diese Vorlagen keine Datengrundlage haben, da Sie ja aus keiner Liste geöffnet werden. Diese Vorlagen eignen sich also vor allem für allgemeine Serienbriefe oder interne Schreiben. Sie können natürlich per SQL-Abfrage oder über das manuelle Hin­zufügen von Datenquellen über den zweiten Reiter der Vorlageneinstellungen Daten zur Verfügung stellen.

Mit dieser Schaltfläche können Berichte eingebunden werden. Dies empfiehlt sich aber nur für solche Berichte, die in Ihrem Unternehmen eigens programmiert wurden und nicht im Hauptmenü registriert sind, d.h. dort nicht aufscheinen. Die Standardberichte, die Sie ohnehin im Hauptmenü finden, können am besten über die erste Schaltfläche ein­gebunden werden. Bitte beachten Sie, dass diese Schaltfläche nur mit der Berechtigung 1055 verwendet werden kann.

Mit dieser Schaltfläche können Sie Einträge vom Typ „URL“ hinzufügen. Dabei werden URLs mit „domizil://“ direkt in netFrame geöffnet und URLs mit Fehler! Linkreferenz ungültig. oder Fehler! Linkreferenz ungültig. über den im Betriebssystem hinterlegten Browser.

Zudem ist es möglich, in den Detaildialogen über die rechte Maustaste den neuen Menüpunkt Verknüpfung in Favoriten ablegen einen URL-Eintrag zu erstellen, welcher die URL des aktuell geöffneten Dialogs hinzufügt. Damit kann über die Favoriten schnell zu einem fixen Dialog gewechselt werden.

Die Benennung aller Einträge (also auch von Ordnern und externen Dateien) kann, wie bereits oben beschrieben, auf der rechten Seite im Feld Anzeigename geändert werden.

Sofern bei externen Dateien der Dateityp bekannt ist, wird ein entsprechendes Symbol dazu an­gezeigt:

Wenn eine externe Datei gelöscht, verschoben oder umbenannt wurde und nicht mehr geöffnet werden kann, wird ein Warnsymbol angezeigt:

Mit dem Button können Sie Einträge aus den Favoriten entfernen. Die Ein­träge im Standard-Hauptmenü bleiben selbstverständlich erhalten.

Wie im Haupt­menü können Sie mit Klick auf und alle Ordner auf- bzw. zuklappen.

Favoriteneinträge sortieren

Die nächsten drei Schaltflächen dienen der Sortierung der Einträge:

Mit diesen Schaltflächen wird ein markierter Favoriteneintrag innerhalb eines Ordners nach oben und unten verschoben. Somit können Sie die Sortierung Ihrer Favoriten indi­viduell anpassen. Mehrfachmarkierungen sind mit gehaltener Strg-Taste möglich.

Über diesen Button wird ein Menüeintrag in einen anderen Favoritenordner ver­schoben. Ein entsprechender Dialog wird geöffnet, in dem Sie den gewünschten Ordner auswählen können. Sollen Menüeinträge als Favorit der ersten Ebene er­scheinen, klicken Sie im Aus­wahldialog auf Favoriten.
Auch hier ist eine Mehrfachmarkierung mit gehaltener Strg-Taste möglich.

Favoriten kopieren

Ähnlich wie bei den Filtern können Sie Ihre Favoriten an andere Nutzer kopieren. Dafür benötigen Sie die Berechtigung 1051. Wenn Sie diese nicht haben, ist die Schaltfläche ausgegraut.

Bitte beachten Sie, dass dabei die Favoriten des Empfängers überschrieben werden. Außerdem kön­nen Sie lokale Dateien, die Sie in die Favoriten eingebunden haben, nicht kopieren bzw. beim Empfänger nicht öffnen, da die Verlinkung auf Ihr lokales System dann nicht mehr stimmt.

Kopieren können Sie Favoriten über die Schaltfläche links unten:

Dabei haben Sie, wie bei den Filtern, die Auswahl, ob Sie Ihre Favoriten nur an einen Benutzer, ei­ne Benutzergruppe oder an alle Nutzer kopieren möchten. Bei Auswahl von Benutzer erscheint im Anschluss die Benutzerliste, aus der Sie den oder die gewünschten Nutzer auswählen können. Eine Mehrfachmarkierung mit gedrückter STRG- oder SHIFT-Taste ist möglich.

Bei Auswahl der Option Gruppe wird analog zur Benutzerauswahl die Gruppenliste geöffnet und Sie können ebenfalls eine oder mehrere Gruppen auswählen.

Bedienung von Listen

Mit Doppelklick auf einen der Menüpunkte des Hauptmenüs wird in den meisten Fällen zunächst ein Listendialog geöffnet, in dem Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Daten verschaffen können. Die Dialoge werden dabei immer leer geöffnet. Daten werden mit Klick auf Alle oder durch das Auslösen einer Suche geladen. Außerdem gibt es für die Listen im d+ OM verschiedene Bedienoptionen, die überall gleich sind.

Darstellungsmöglichkeiten für Listen

Sie können Listen im d+ OM ganz individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Alle Ände­rungen in der Sortierung und Spaltenauswahl sind benutzerspezifisch und wirken sich nicht auf die Anzeige bei anderen Benutzern aus. Im unteren Bereich sehen Sie jeweils die Anzahl der Datensätze. Werden Datensätze markiert, werden diese mit X / Gesamtanzahl angezeigt.

Spalten ein- und ausblenden

Um die Spalten einer Liste ein- oder auszublenden, klicken Sie an einer beliebigen Stelle in der Lis­te mit der rechten Maustaste. Ein Kontextmenü wird geöffnet, aus dem Sie den Befehl Spalten ein-/ausblenden wählen können.

Im erscheinenden Dialog sind alle zur Verfügung stehenden Spalten aufgelistet.

Die Spalten, die in der Checkbox ein Häkchen haben, sind bereits eingeblendet. Um diese auszu­blen­den, entfernen Sie das Häkchen mit einem linken Mausklick. Um eine ausgeblendete Spalte ein­zublenden, setzen Sie das Häkchen durch einen Mausklick wieder.

Mit Auswahl der Checkbox sortieren werden die Spalten alphabetisch aufgelistet. Wenn Sie den Ha­ken in der Checkbox wieder entfernen, sind die Spalten in der Reihenfolge gelistet, wie Sie aktuell in der Liste angeordnet sind. Wenn Sie eine bestimmte Spalte suchen, können Sie außerdem die Suche nutzen.

Über die Pfeile auf der rechten Seite können Sie die Sortierreihenfolge der Spalten ändern (siehe fol­gendes Kapitel).

Mit Klick auf Spalten kopieren können Sie die Spalteneinstellungen an andere Nutzer, Benutzer-grup­pen oder an alle Benutzer kopieren, wenn Sie die Berechtigung 1050 haben.

Durch Klick auf werden alle gemachten Änderungen verworfen und die Spalteneinstellungen werden auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt.

Mit den Schaltflächen und können Sie alle oder keine Spalte aktivieren.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen am rechten unteren Fensterrand. Beim Klick auf das rote X werden alle Ände­rungen verwor­fen und der Dialog geschlossen.

Sind in einer Liste Spalten ausgeblendet, wird dies in der Fußzeile entsprechend angezeigt:

Die Spaltenreihenfolge und -breite ändern

Um die Reihenfolge der Spalten innerhalb der Tabelle zu verändern, klicken Sie einfach in die Titel­zeile der entsprechenden Spalte und ziehen Sie diese per drag & drop an die ge­wünschte Stelle. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los.

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, die Spalten im Dialog Spalten anzeigen anzuordnen. Öffnen Sie diesen über das Kontextmenü (siehe oben) und markieren Sie die Spalte, die Sie verschieben wollen. Nutzen Sie dann die grünen Pfeile auf der rechten Seite um die Spalte eine Position nach oben oder unten bzw. links oder rechts im Gitter zu verschieben. Mit den blauen Pfeilen können Sie die Spalten an den Anfang oder das Ende der Tabelle verschieben.

Die Breite der Spalten können Sie sich ebenfalls auf die gewünschten Maße einstellen. Klicken Sie dafür mit der linken Maustaste auf eine Trennlinie zwischen zwei Spalten und ziehen Sie diese bei gedrückter Maustaste auf die gewünschte Breite. Dann lassen Sie die Maustaste wieder los.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, die Spaltenbreite automatisch an den sichtbaren Inhalt anzu­pas­sen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü über einen Rechtsklick in der entsprechenden Liste, nach­dem Sie diese geladen haben. Wählen Sie im Menü den Befehl Spaltenbreite automatisch ein­stellen. Damit wird die Breite aller Spalten auf deren sichtbare Inhalte begrenzt. Es werden also nur die Inhalte berücksichtigt, die in den gerade sichtbaren Zeilen enthalten sind.

Sortierung der Listeneinträge

Sie können eine Liste nach den Einträgen jeder beliebigen Spalte sortieren. Klicken Sie dafür ein­fach in die Titelzeile der gewünschten Spalte. Durch nochmaliges Klicken können Sie zwischen auf- und absteigender Sortierung wechseln. Die Sortierung wird in der Titelzeile mit einem kleinen Pfeil markiert.

Um eine Mehrfachsortierung vor­zu­nehmen (also zum Beispiel Sortierung nach Land und innerhalb des Landes nach Orten), klicken Sie zunächst die Masterkategorie an (also in dem hier genannten Beispiel das Land) und anschließend klicken Sie mit gehaltener Umschalttaste (Shift) auf die Titel­zeile der zweiten Kategorie.

Außerdem gibt es die Auswahl der natürlichen Sortierung im Kontextmenü.

Im Unterschied zur klassischen Sortierung, die Zeichenketten Zeichen für Zeichen durchgehen und dann alphabetisch bzw. nach den Ziffern sortieren, wird bei der natürlichen Sortierung die ge­sam­te Zeichenkette betrachtet. Dadurch ist es auch möglich, Zeichenketten unterschiedlicher Länge und solche, die aus Kombinationen von Buchstaben und Zahlen bestehen, sinnvoll zu sortie­ren. Die folgende Tabelle verdeutlicht den Unterschied zwischen zeichenweiser und natürlicher Sortierung:

Listendaten in MS Excel weiterverwenden

Listendaten in MS Excel kopieren

Sie können eine gesamte Liste oder auch nur bestimmte Einträge in eine Microsoft Excel Datei ko­pieren. Dafür müssen Sie zunächst die entsprechenden Einträge markieren. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur mit der entsprechenden Berechtigung (1071 „Grid Excel Export“) durchführbar ist.

Um mehrere untereinander liegende Datensätze zu markieren:

Klicken Sie den ersten Datensatz an, gehen Sie mit dem Rollbalken soweit nach unten bis der letzte Datensatz sichtbar ist und klicken Sie diesen anschließend bei gedrückter Shift -Taste an.

Um Datensätze zu markieren, die nicht untereinander liegen:

Klicken Sie den ersten Datensatz an und halten Sie beim Anklicken aller weiteren die Steuerungs­taste (Strg) gedrückt.

Um den gesamten Inhalt des Darstellungsgitters zu markieren:

Drücken Sie die Tastenkombination STRG + A oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Lis­te, ohne dabei einen Datensatz zu markieren. Außerdem können Sie per Rechtsklick das Kontext­me­nü öffnen und alle Datensätze auswählen anklicken.

Die nun markierten Datensätze können Sie mithilfe des Kontextmenüs in MS Excel kopieren. Kli­cken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Datensätze. Im erschei­nenden Kontextmenü stehen nun zwei Befehle für das Kopieren zur Verfügung.

Daten in Excel kopieren:

Mit Klick auf diesen Befehl werden die markierten Datensätze kopiert und in einer neuen MS Excel-Datei geöffnet. Es werden auch die Datensatzfelder (Spalten) kopiert, die im Darstellungs­gitter zu diesem Zeitpunkt ausgeblendet sind.

Daten in Excel kopieren (nur sichtbare Spalten):

Mit Klick auf diesen Befehl werden die markierten Datensätze ebenfalls in MS Excel kopiert. Die Spalten, die ausgeblendet sind, werden aber beim Kopieren nicht berücksichtigt.

Import aus der Zwischenablage (Excel)

Nachdem Sie Daten in MS Excel kopiert haben, können Sie dort z. B. eine Spalte hinzufügen und in diese Werte eingeben. ACHTUNG! Die Spalte kann nur am hinteren Ende eingefügt werden. Wenn Sie nun in Excel die Datenmenge mit der hinzugefügten Spalte mar­kie­ren und mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren, können Sie anschließend die Daten mit dem Befehl um Excel-Spalte aus der Zwischenablage ergänzen wieder im d+ OM Grid einfügen. Nun wird das Gitter um die hin­zugefügte Spalte inklusive der Inhalte ergänzt.

Bitte beachten Sie: Die zusätzliche Spalte wird nicht gespeichert. Beim nächsten Öffnen der Liste ist diese nicht mehr vorhanden, da kein zusätzliches Feld in der Datenbank erstellt wird. Sie kön­nen diese zusätzliche Spalte also nur in der aktuellen Sitzung zum Beispiel für Serien­briefe nutzen, solange die Liste geöffnet bleibt.

Dialoge allgemein

In der linken, oberen Ecke von jedem Dialog gibt es den Menüpunkt zu den Benutzereinstellungen. Dieser Eintrag ist jedoch nur aktiv, wenn die Berechtigung „4900.Menü Einstellungen/Benutzereinstellungen" (Nr. 1713) vorhanden ist.

Mit Klick darauf wird der Dialog Benutzereinstellungen geöffnet, wobei der Filter auf den Dialognamen gesetzt ist.

Suchen in Listen

Suchfelder finden Sie im d+ OM in sehr vielen Fenstern, oberhalb von Listen. Es gibt zwei Vari­an­ten für die Suche, die im Folgenden beschrieben werden.

Die Suchleiste

Suchbegriffe geben Sie im Eingabefeld ein und bestätigen mit Enter oder durch Klick auf Suchen.

Die Art der Suche wird im Auswahlfeld neben dem Suchbegriff festgelegt. Die Unterschiede sind folgende:

beginnt mit: Standardsuche; Es wird nach Datensätzen gesucht, die in einem der durchsuch­ten Felder mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen und dahinter noch be­liebige andere Zeichen haben können. Wenn mehrere Wörter eingegeben werden, wird einzeln nach diesen und zusätzlich nach dem kompletten eingegebenen Text gesucht.
Diese Art der Suche ist in jedem Dialog voreingestellt.

entspricht: Suche nach ganzen Wörtern; Als Ergebnis werden jene Datensätze aufgelistet, in denen das Suchwort in einem der durchsuchten Datenfelder als ganzes und einziges Wort vorkommt, d. h. es wird ein 1:1 Vergleich gemacht. Wenn das Da­tenfeld zusätzliche Wörter, Zahlen o. ä. enthält, wird ein solcher Datensatz also nicht als Suchergebnis angezeigt. Wenn mehrere Wörter eingegeben werden, wird einzeln nach diesen und zusätzlich nach dem kompletten eingegebenen Text gesucht.

enthält: Volltextsuche; Es wird nach Datensätzen gesuchten, die den Suchbegriff irgend­wo in den durchsuchten Feldern beinhalten. Dabei können sowohl vor als auch nach dem Suchbegriff beliebige andere Zeichen stehen.

erweiterte Suche: Bei der erweiterten Suche könne Sie die Syntax-Elemente verwenden, die auch für den F7-Filter zur Verfügung stehen siehe Syntax für den F7-Filter.

Als Platzhalter können Sie * verwenden, allerdings ist ein Platzhalter im Fall der enthält-Suche gar nicht und im Fall der beginnt mit-Suche nach dem Suchbegriff nicht nötig, da dort jeweils ohnehin noch beliebige andere Zeichen stehen können. Statt Platzhalter zu nutzen, wählen Sie also die pas­sende Suchart aus. Die Groß- und Kleinschreibung wird bei der Suche ignoriert. Die Suchart wird für das nächste Öffnen der jeweiligen Liste gespeichert.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass die Eingabe von Leerzeichen zwischen mehreren Suchbegriffen vom System so interpretiert wird, dass die hier eingegebenen Suchbegriffe in unterschiedlichen Spal­ten gesucht und mit UND verknüpft werden, d. h. beide Suchbedingungen müssen erfüllt sein. Wenn Sie also beispielsweise eine Person mit Vor- und Nachnamen suchen möchten, ist eine Tren­nung mit Leerzeichen vollkommen angebracht und richtig, denn diese Angaben befinden sich ja in zwei getrennten Feldern bzw. Spalten. Wollen Sie aber nach einem Suchbegriff su­chen, der inner­halb eines Feldes bzw. einer Spalte Leerzeichen enthält (z. B. Straße und Haus­num­mer), so müssen Sie im Suchfeld statt Leerzeichen einen Unterstrich eingeben: Straße_Hausnummer.

Die Spalten, in denen gesucht werden kann, unterscheiden sich von Liste zu Liste. Wenn Sie den Fo­kus in das Suchfeld setzen, werden alle Spalten, die durchsucht werden, farbig hervorgehoben. Außerdem erscheint ein sogenannter Hint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Suchfeld fah­ren, auch wenn der Fokus an einer anderen Stelle gesetzt ist.

Um nach einer Suche wieder alle Listeneinträge anzuzeigen, klicken Sie einfach auf Alle oder lö­schen Sie den Suchbegriff und drücken Sie Enter. Während eine Liste geladen wird, erscheint ein Abbrechen-Button um den Ladevorgang abzubrechen und Sie können während des Ladens weiter arbeiten.

Suchkriterien

In vielen Listen gibt es außerdem weitere Suchkriterien, mit denen zum Beispiel inaktive Daten­sätze ausgeblendet oder angezeigt werden können. Diese finden Sie in einem eigenen Bereich Such­kriterien über der Suchleiste. Meist ist dieser Bereich zunächst zugeklappt. Öffnen Sie ihn mit Klick auf die blaue Leiste. Auf die gleiche Weise wird der Bereich wieder geschlossen. Wenn Sie dort Einstellungen machen, wird die Liste nicht direkt neu geladen. Klicken Sie nach Einstellung aller Suchkriterien deshalb noch einmal auf Suchen.

Konfiguration

Es gibt einige globale Variablen, die auf das Verhalten der Suchleiste Einfluss haben. Bitte beach­ten Sie: Diese können im Normalfall nur von Administratoren eingerichtet werden. Wenden Sie sich bei Fragen deshalb bitte an Ihren d+ Administrator.

1460 GLOBAL_SUCHE_EINSCHRAENKUNG
Mit der Globalen Variablen 1460 GLOBAL_SUCHE_EINSCHRAENKUNG wird festgelegt, welcher Suchtypus als Voreinstellung hinterlegt wird.
= 0 (Sucheinstellung wird pro Benutzer gespeichert)
= 1 (beginnt mit)
= 2 (entspricht)
= 3 (enthält)

1545 GLOBAL_AUFTRAG_LISTE_SUCHE_SOFORT_STARTEN
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob beim Öffnen der Auftragsliste (AuftragsListe_Freigabe­Logik) sofort die Suche gestartet werden soll.
= 0 (ausgeschaltet)
= 1 (eingeschaltet)

1701 GLOBAL_KREDITOR_SUCHNAME
Mit dieser Variablen wird das Feld Suchname im KreditorDetail Dialog freigeschalten oder deak­tiviert.
= 0 (Feld ist deaktiviert)
= 1 (Feld ist freigeschalten)

Der F3-Suchdialog

Außerdem gibt es noch einen Suchdialog. Dieser unterscheidet sich von den oben beschriebenen Suchleisten insofern, dass hier die Liste nicht auf die Suchergebnisse verkürzt wird. Vielmehr springt der Fokus auf die gefundenen Suchergebnisse, die dann mit Doppelklick oder Druck auf Enter geöffnet werden können. Diese Suche entspricht also eher der Suchfunktion in Textver­ar­beitungen.

Zur Verwendung der F3-Suche drücken Sie bitte die Taste F3 oder öffnen Sie das Kontextmenü per Rechtsklick und wählen Sie den Eintrag Suche in aktueller Spalte. Der Fokus muss dafür in der ent­sprechenden Liste sein.

Mit dem Suchdialog können Sie alle Spalten einer Liste durchsuchen. Klicken Sie zum Suchen in ei­ne beliebige Spalte der Liste (am besten in die Spalte, in der Sie suchen möchten) und drücken Sie F3. Nun können Sie einen Suchbegriff eingeben (Platzhalter sind nicht nötig, es wird eine Voll­text­suche durchgeführt) und im unteren Auswahlfeld die entsprechende Spalte aus­wählen, in der Sie suchen wollen. Standardmäßig ist hier die Spalte eingestellt, in die Sie vor Drücken der Taste F3 ge­klickt haben. Wenn Sie auf OK klicken, springt die Mar­kierung zum ersten Eintrag, der Ihren Such­begriff enthält. Mit erneutem Druck von F3 können Sie zu den weiteren Suchergebnissen springen.

Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie bitte in eine andere Spalte und drücken Sie dann wieder F3.

Listen filtern

Außerdem können Sie Listen filtern, d. h. Sie können diejenigen Datensätze aus der Datenbank he­raussieben, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. Dies ist entweder über die Filterleiste oder den Filterdialog möglich.

Bitte beachten Sie: Um zu filtern, müssen Sie zunächst die zu filternde Datenmenge öffnen. Sie kön­nen also zum Beispiel die Personenliste nur filtern, wenn diese Personen anzeigt. Direkt nach dem Öffnen sind aber die Listen in der Regel leer, da sie oft viele Daten enthalten und lange Lade­zeiten vermieden werden sollen. Diese Listen können Sie also nur filtern, wenn Sie ent­weder die kom­plette Liste (Klick auf Alle) oder eben durch eine Suche eine verkürzte Liste laden. Auch inner­halb einer gefilterten Liste können Sie noch die Suchfunktion nutzen.

Die Filterleiste

Filter der Filterleiste müssen zunächst angelegt werden. Sie werden immer pro Dialog gespeichert, d. h. einen Filter, den Sie in der Objektliste anlegen, finden Sie auch nur dort, nicht etwa in der Fir­men- oder Personenliste. Die Optionen zur Filterung sind nämlich immer von der Liste abhängig, in der Sie sich befinden.

Um einen Filter anzuwenden, wählen Sie den gewünschten Filter aus der Auswahlliste aus und kli­cken Sie auf Filter anwenden. Die Liste wird entsprechend der Einstellun­gen für den Filter be­reinigt und als Zeichen dafür, dass der Filter angewendet wird, verschwindet das rote Kreuz auf dem Button: . Achtung: Der Filter kann nur aktiviert werden, wenn eine zu filternde Daten­menge vorhanden ist. Ist die Liste beim Öffnen zunächst leer, wird die Aktivierung des Filters eine Fehlermeldung hervorbringen. Klicken Sie also zunächst auf Alle oder starten Sie eine Suche, um die Liste zu laden.

Einen neuen Filter erstellen

Um einen neuen Filter zu erstellen, klicken Sie auf den Button und wählen Sie Filter bear­bei­ten. ACHTUNG! Die Filtereinstellungen können nur geladen werden, wenn eine zu filternde Daten­men­ge vorhan­den ist. Beim Einstellen der Filterbedingungen wird bereits auf diese Datenmenge zu­gegriffen. Ist die Liste beim Öffnen zunächst leer, wird die Aktivierung des Filters oder der Zugriff auf die Ein­stel­lungen eine Fehlermeldung hervorbringen. Klicken Sie also zunächst auf Alle oder star­ten Sie eine Suche, um die Liste zu laden.

Das Bearbeiten von Filtern ist mit der Berechtigung „1063 Filter“ geschützt. Nur Benutzer, die die­se Berechtigung haben, können Filter bearbeiten.

Es erscheint ein Dialog, in dem vorhandene Filter aufgelistet sind und neue hinzugefügt werden können. Beachten Sie bitte, dass die Optionen zur Filterung immer von der Liste abhängig sind, in der Sie sich befinden.

Links sehen Sie die Liste Ihrer Filter zu diesem Dialog (sofern vorhanden).

Wenn Sie einen neuen Filter hinzufügen wollen, klicken Sie zunächst auf den Button Neuer Filter in der Fußzeile. Dann können Sie im rechten Bereich dem Filter einen Namen geben. Des Weiteren können Sie mit Aktivierung der entsprechenden Checkbox die Spalteneinstellungen speichern. Die Spalteneinstellung bei aktivem Filter werden dann auf Änderungen geprüft und gegebenenfalls beim Filter mitgespeichert.

Dann können Sie die Einstel­lungen zu den Filter­bedingungen und der Sortierung der Suchergebnisse vornehmen. Im Folgen­den werden zuerst die Types und Verknüpfungen allgemein erklärt. Da dieses Thema aber sehr ab­strakt ist, insbesondere wenn der Nutzer keine oder wenig Programmiererfahrung hat, soll an­schließend ein Beispiel die Erstellung von Filtern verdeutlichen.

Feld: Hiermit können Sie ein Datenfeld (ein Datenfeld entspricht einer Spalte in der Liste) zur Filterung hinzufügen. Verfügbare Datenfelder richten sich nach der Liste, die Sie filtern wollen. Mit öffnen Sie die Liste der verfügbaren Datenfelder. Dort wählen Sie das gewünschte aus und stellen dann den Operator und den Wert ein.

Klammer: Mit Setzen einer Klammer können Sie die anschließenden Filterbedingungen grup­pie­ren (diese erscheinen dann eingerückt). Das funktioniert ähnlich wie in der Ma­the­matik, wo Berechnungen in Klammern immer zuerst durchgeführt werden. Wenn Sie z. B. UND und ODER Verknüpfungen gemeinsam in einem Filter verwen­den möchten, müssen Sie dafür Klammern verwenden.
Bitte beachten Sie weiterhin, dass der Fokus auf der eingefügten Klammer stehen muss, wenn Sie eine Bedingung für diese hinzufügen möchten. Um wieder aus der Klammer heraus zu gehen und weitere Bedingungen außerhalb der Klammer hinzu­zufügen, müssen Sie den Fokus auf eine Bedingung der gewünschten Ebene setzen und erst dann das Feld hinzufügen.

Sortierung: Sortierungen werden unterhalb der Filterbedingungen aufgelistet. Sie basieren eben­falls auf den Datenfeldern der Liste und Sie können entweder aufsteigend oder absteigend sortieren (dabei entspricht z. B. eine alphabetische Sortierung begin­nend mit A der Auswahl aufsteigend). Es ist auch möglich, mehrere Sortierungen einzufü­gen, wobei diese von oben nach unten abgearbeitet werden (siehe Beispiel unten). Ein Filter muss aber keine Sortierungen enthalten.

Mit können Sie eine Bedingung oder Sortierung hinzufügen. Mit können Sie Filter- und Sor­tier­bedingungen wieder entfernen.

Neben den Klammern werden Filterbedingungen über UND / ODER verknüpft. Dabei ist zu beach­ten, dass ein fundamentaler Unterschied zwischen der alltagssprachlichen Verwendung von „und“ und „oder“ und dem UND bzw. ODER in der EDV besteht. Während sich das alltagssprachliche „und“ / „oder“ auf die Ergebnismenge bezieht, bezieht sich das UND / ODER der EDV auf die ein­zelnen Kriterien. Das heißt, dass bei einer Verknüpfung mehrerer Suchbedingungen mit UND nur die Datensätze als Ergebnisse gelten, die alle Suchbedingungen erfüllen. Bei einer Verknüpfung mit ODER sind alle die Datensätze Ergebnisse, die mindestens eine der Suchbedingungen erfüllen.

Beachten Sie bitte beim Filtern von Feldern, die Datum und Uhrzeit beinhalten, dass hier beim Ope­rator „entspricht“ trotzdem nur ein Datum als Wert eingestellt wird. Im Hintergrund wird die Filterbedingung dann automatisch ergänzt, so dass alle Uhrzeiten des eingestellten Datums be­rücksichtigt werden. Dies wird nicht visualisiert.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen am rechten unteren Fensterrand. Wenn Sie nur zwischenspeichern wollen ohne den Dialog zu schließen, klicken Sie auf das Diskettensymbol . Beim Klick auf werden alle Änderungen verworfen und der Dialog geschlossen.

Filter bearbeiten

Um die Filterbedingungen eines Filters zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button und wählen Sie Filter bearbeiten. Anschließend wird der Filterdialog geöffnet, in dem Sie die Einstellungen zum Filter machen können. Auf der lin­ken Seite wählen Sie den gewünschten Filter aus der Liste aus, rechts können Sie die Einstellun­gen zu diesem Filter bearbeiten. Zu den verschiedenen Einstel­lungs­möglichkeiten finden Sie nähe­re In­formationen im Kapitel Einen neuen Filter erstellen.

Außerdem bietet die Schaltfläche noch die Auswahl Speichern, umbenennen und löschen:

Über die Auswahl Speichern können Sie den ausgewählten Filter erneut speichern, wenn Sie bei­spiels­weise weitere Filterbedingungen über F7 (siehe Der F7-Filterdialog) hinzugefügt haben. Auch wenn Sie einen Filter mit F7 erstellt haben, können Sie diesen über diese Auswahl speichern und müssen ihn anschließend bei Bedarf nur noch umbenennen. Nach Klick auf die Option können Sie den neu­en Namen in einem Fenster eingeben und mit OK bestätigen. Über die Auswahl löschen kön­nen Sie den aktuell gewählten Filter entfernen.

Filter merken

In den Filtereinstellungen ist es zudem möglich, einen Standardfilter für eine Liste festzulegen. Da­für gibt es verschiedene Möglichkeiten in der Fußzeile der Filtereinstellungen.

Zur Auswahl stehen verschiedene Optionen:

Sie können entweder einen bestimmten Filter als Standardfilter festlegen (Auswahl von Immer Fil­tername laden) oder festlegen, dass sich das System den zuletzt verwendeten Filter merken soll (Aus­wahl Merken). Mit Auswahl einer dieser Optionen wird die jeweilige Liste (z. B. die Objektliste) geöffnet und der gewählte Filter ist darin bereits ausgewählt und wird nach dem Laden der Liste ak­tiviert. Wenn Sie die Auswahl Filter nie merken wählen, ist beim Öffnen der jeweiligen Liste kein Filter gewählt.

Filter kopieren

Normalerweise erstellt jeder Benutzer seine eigenen Filter. Wenn der jeweilige Benutzer aber die Berechtigung 1063 besitzt, können die hier angelegten bzw. veränderten Filter auch zu anderen Benutzern kopiert werden. Klicken Sie dafür auf den Button Filter kopieren in der Fußzeile der Ein­stellungen.

Hier haben Sie im Dropdown-Menü verschiedene Möglichkeiten. Sie können einen Filter innerhalb der eigenen Filterliste kopieren, einen Filter an einen bestimmten Benutzer, eine Benutzergruppe (z. B. eine Abteilung) oder an alle Benutzer kopieren, oder einen Filter von einem Benutzer zu sich herkopieren.

Mit Auswahl von Aktuellen Eintrag wird eine exakte Kopie des gewählten Filters erstellt. Dies ist u. a. dann nützlich, wenn Sie sehr ähnliche Filter erstellen wollen.

Für das Kopieren eines erstellten Filters an einen Benutzer, eine Gruppe oder an alle, wählen Sie, wenn nötig, den entsprechenden Nutzer bzw. die Gruppe von Nutzern (z. B. eine Abteilung) aus und bestätigen Sie. Der Benutzer findet den Filter dann im entsprechenden Dialog.

Außerdem können Sie sich selbst die Filter anderer Benutzer in Ihre Filterliste kopieren. Klicken Sie dazu ebenfalls auf den Button Filter kopieren in der Fußzeile. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: Kopieren von Benutzer oder kopieren von Dialog / Benutzer. Im ersten Fall öffnet sich die Be­nut­zer­liste und Sie können alle Filter der Benutzer sehen. Im zweiten Fall sind die vorhandenen Filter nach den Dialogen sortiert, für die sie erstellt wurden. Wählen Sie hier zunächst den Dialog, dann die Tabelle und schließlich den Nutzer, von dem Sie einen Filter kopieren möchten. Filter sind in beiden Listen durch das Symbol gekennzeichnet. Es ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste möglich. Bestätigen Sie mit Klick auf .

Bitte beachten Sie, dass Filter, die Sie aus anderen Dialogen übernehmen, unter Umständen an Ihren Dialog angepasst werden müssen, da nicht jeder Dialog aus den gleichen Spalten und damit Datenfeldern (und Werten) besteht.

Filter löschen

Auch für den Button Filter löschen ist eine Auswahl hinterlegt. Um einen Ihrer eigenen Filter zu lö­schen, markieren Sie den zu löschenden Filter in der linken Liste. Klicken Sie auf Filter löschen und wählen Sie Aktuellen Eintrag aus. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Des Weiteren finden Sie im Menü die Optionen Benutzer und Alle. Das Löschen eines Filters bei ei­nem anderen Nutzer ist z. B. die Möglichkeit für Administratoren, die Filterlisten von Nutzern zu be­reinigen, die selber keine Administratorenrechte haben. Die Sortierung erfolgt analog zur Sor­tie­rung im Dialog Filter kopieren von Dialog / Benutzer, also nach Dialogen, Tabellen und Benutzern.

Mit der Option Alle löschen Sie bei allen Benutzern den Filter, der den gleichen Namen hat, wie der­jenige, den Sie gerade in Ihrer Filterliste markiert haben. Achtung: Dies können auch Filter mit völlig anderen Filterbedingungen sein, die Auswahl erfolgt allein nach dem Filternamen.

Bitte beachten Sie: Zum Löschen von Filtern anderer Benutzer benötigen Sie die Berechtigung 1063. Wenn Sie einen Filter bei anderen löschen möchten, aber diese Berechtigung nicht haben, wenden Sie sich bitte an einen Systemadministrator. Eigene Filter darf natürlich jeder Benutzer löschen.

Löschen Sie die Filter anderer Benutzer bitte nur nach Rücksprache mit diesen.

Beispiele für den Filter der Filterleiste

Beispiel 1: Personen mit den Mahnkennzeichen 1 oder 99

Das folgende Beispiel soll zunächst einmal allgemein das Erstellen eines Filters über die Filterleiste demonstrieren. Anschließend in Beispiel 2 wird ein komplexerer Filter das Zusammenwirken der Filtertypen zeigen.

Es soll ein Filter für die Personenliste erstellt werden, der alle Personen mit den Mahnkennzeichen 1 und 99 anzeigt. Das heißt, die Datensätze werden daraufhin überprüft, ob das MahnKZ dort den Wert 1 ODER den Wert 99 hat.

1. Zuerst wird die Personenliste geöffnet und der Filterdialog mit der Schaltfläche aufgeru­fen. Anschließend wird auf Neuer Filter links unten geklickt und ein Name für den Filter einge­geben, z. B. „Personen mit MahnKZ 1 oder 99“.

2. Dann besteht im Feld Type die Möglichkeit auszuwählen, ob nach einem Feld (Listeneintrag) ge­filtert, eine Sortierung oder eine Klammer hinzugefügt werden soll.
   In diesem Beispiel sollen zunächst die Filterbedingungen eingestellt werden, also wird der Typ Feld ausgewählt. Mit Klick auf wird die Liste der verfügbaren Felder geöffnet.

Da der Filter die Werte der Spalte MahnKZ auswerten soll, muss das Feld BN_MAHNKZ ausge­wählt und mit bestätigt werden. Anschließend kann der Wert dieses Feldes festgelegt wer­den: Der Operator kann aus einer Liste ausgewählt werden. Mit Klick auf kann das Feld Wert ausgefüllt werden (Bitte beachten Sie: Es können nur solche Werte gewählt werden, die auch in der zu filternden Liste vorhanden sind).
Für unser Beispiel sollen die Werte entweder 1 oder 99 sein. Also wird zunächst der Wert 1 ausgewählt.

Damit findet der Filter bereits alle Personen mit dem Mahnkennzeichen 1. Aber auch Personen mit dem Mahnkennzeichen 99 sollen gefunden werden.

3. Es wird also mit ein weiteres Feld hinzugefügt, dass die gleichen Einstellungen aufweist, nur mit dem Wert 99. Verknüpft werden beide Bedingungen mit ODER, da ja entweder die erste oder die zweite Bedingung erfüllt sein muss.

Damit sind alle Einstellungen für den Filter getätigt. Mit wird er gespeichert und kann dann mithilfe des Buttons Filter anwenden benutzt werden. Die Liste enthält dann nur noch Perso­nen mit den Mahnkennzeichen 1 oder 99.

Beispiel 2: Filter nach Hausverwalter und Verwaltungsstatus (Objektliste)

Das folgende Beispiel soll die Erstellung eines komplexeren Filters mit allen Filtertypen in der Ob­jektliste demonstrieren. Dabei sollen alle Objekte herausgefiltert werden, die von einem bestimm­ten Hausverwalter betreut werden und dabei den Verwaltungsstatus „In Verwaltung“ oder „In Verwaltung mit WEG“ haben. Die Ergebnisse sollen dann so ausgegeben werden, dass die Objekte nach Orten und innerhalb der Orte nach Straßen alphabetisch sortiert werden.

Bitte beachten Sie: Damit dieser Filter einwandfrei funktioniert, muss in der Objektliste der Funk­tionsträger Hausverwalter zur Anzeige mit ausgewählt werden.

1. Zuerst wird die Objektliste geöffnet und der Filterdialog mit der Schaltfläche aufgerufen. Anschließend wird auf Neuer Filter links unten geklickt und ein Name für den Filter eingege­ben, z. B. „HV in Verwaltung“.

2. Dann besteht im Feld Type die Möglichkeit auszuwählen, ob nach einem Feld (Listeneintrag) gefiltert, eine Sortierung oder eine Klammer hinzugefügt werden soll.
   In diesem Beispiel sollen zunächst die Filterbedingungen eingestellt werden. Dabei soll zu­nächst nach dem Hausverwalter gefiltert werden, denn alle Datensätze sollen von einem be­stimmten Hausverwalter betreut werden. Also wird der Type Feld ausgewählt. Mit Klick auf wird die Liste der verfügbaren Felder geöffnet.

Da der Filter die Werte der Spalte Funktionsträger auswerten soll, muss das Feld FU_TRAEGER ausgewählt und mit bestätigt werden. Anschließend kann der Wert dieses Feldes festge­legt werden. Der Operator kann aus einer Liste ausgewählt werden. Mit Klick auf kann das Feld Wert ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie: Es können nur solche Werte gewählt werden, die auch in der zu filternden Liste vorhanden sind. Wenn Sie also zuvor bereits einen Suchbe­griff eingegeben haben, kann es sein, dass nicht alle Funktionsträger vorhanden sind. Für unser Beispiel soll der Wert dieses Feldes Fischbacher sein. Also wird dieser Wert ausgewählt.

3. Um sicherzustellen, dass der Filter auch dann noch richtig funktioniert, wenn in der Objektliste eine andere Funktion eingestellt wird, ist es hier empfehlenswert, zusätzlich zum Funktionsträ­ger auch nach der Funktion zu filtern. Andernfalls werden auch Objekte mit gefiltert, in denen der angegebene Funktionsträger eine andere Funktion ausübt.
   Um dies zu tun, wird mit Klick auf ein neues Feld hinzugefügt. Für die Festlegung der Funk­tion stehen zwei Felder zur Verfügung: FK_FUNKTION enthält die Funktionsnummer, während FU_FUNKTION die Kurzbezeichnung der Funktion beinhaltet. Die gewünschte Funktion, also der Wert des Filters, soll die Funktionsnummer bzw. Bezeichnung des Hausverwalters sein, in unserem Falle also „HV VW“.
   Schließlich müssen beide Bedingungen mit UND verknüpft werden, da nur die Objekte gefiltert werden sollen, in denen der Funktionsträger Fischbacher mit der Funktion HV VW hinterlegt ist. Beide Bedingungen müssen also zutreffen.

4. Es folgt die Filterung nach dem Verwaltungsstatus. Da hier die beiden gesuchten Status mit ODER verknüpft werden müssen, muss nun zunächst eine Klammer gesetzt werden. Die Ver­knüpfung mit ODER ergibt sich aus der Tatsache, dass nur einer der beiden Status pro Daten­satz zutreffen muss. Wenn Sie die Art der Verknüpfung innerhalb eines Filters verändern, muss dies immer mithilfe von Klammern geschehen.
   Es ist also zunächst im Feld Type die Auswahl Klammer zu treffen. Der Liste der Bedingungen wird nun eine Klammer hinzugefügt.

5. Anschließend wird wieder der Type Feld ausgewählt und auf geklickt, sofern die Feldliste nicht direkt geöffnet wird. Sollten nach Hinzufügen der Klammer noch andere Eingaben ge­macht worden sein, müssen Sie sicherstellen, dass die Klammer in der Liste der Bedingungen noch markiert ist, bevor die neuen Bedingungen hinzugefügt werden. Die richtige Eingabe ist auch daran zu erkennen, dass die Bedingungen, die in der Klammer zusammengefasst sind, un­ter der Bedingung Klammer eingerückt angezeigt werden.
   Die Bedingungen in der Klammer müssen nun folgenden Inhalt haben: Es sollen alle Objekte gefiltert werden, die entweder den Verwaltungsstatus „In Verwaltung“ oder den Verwaltungs­status „In Verwaltung mit WEG“ haben. Es müssen also zwei Felder hinzugefügt werden, die sich auf Feld OB_STATUS_VERWALTUNG beziehen. Das erste soll den Wert „In Verwaltung“ haben, das zweite den Wert „In Verwaltung mit WEG“. Da für das Ergebnis nur eine Überein­stimmung wichtig ist, müssen die beiden Bedingungen mit ODER verknüpft werden.

6. Die Filterbedingungen sind nun eingestellt, es fehlt die Sortierung der Ergebnisse. Hierfür wird der Type Sortierung ausgewählt. Nun wird erneut die Auswahlliste der verfügbaren Datenfel­der geöffnet und das Feld, nach dessen Einträgen sortiert werden soll, kann ausgewählt wer­den. Die Sortierung soll in diesem Beispiel primär nach dem Ort des Objekts erfolgen, sodass also das Feld OB_ORT ausgewählt werden muss. Anschließend kann noch gewählt werden, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll (alphabetisch, beginnend mit A, entspricht der Aus­wahl aufsteigend).

7. Innerhalb des gleichen Ortes soll weiterhin nach Straßennamen sortiert werden. Es muss also eine weitere Sortierung nach dem Feld OB_STRASSE hinzugefügt werden, die ebenfalls aufstei­gend sein soll. Klicken Sie dafür auf (Sortierung muss als Type ausgewählt sein), wählen Sie das Feld OB_STRASSE per Doppelklick aus und wählen Sie den Operator aufsteigend.
   Da die Sortierbedingungen der Reihe nach abgearbeitet werden, ist es wichtig, beim Hinzufü­gen der Sortierungen die Reihenfolge zu beachten. Wäre sie umgekehrt (also primär nach Stra­ßennamen), würden alle Objekte alphabetisch nach Straßennamen sortiert und nur bei glei­chen Straßennamen würde nach Ort sortiert werden.

Damit sind alle Einstellungen für den Filter getätigt. Mit wird er gespeichert und kann dann mithilfe des Buttons Filter anwenden benutzt werden. Die Liste enthält dann nur noch Ob­jekte des Hausverwalters Fischbacher mit dem Verwaltungsstatus „In Verwaltung“ oder „In Ver­waltung mit WEG“. Voraussetzung ist aber natürlich, dass in der Objektliste die Funktion Hausver­walter zur Anzeige ausgewählt wurde.

Der F7-Filterdialog

Sie erreichen den Filterdialog entweder per Druck auf F7 oder indem Sie das Kontextmenü per Rechtsklick öffnen und Filter in aktueller Spalte setzen auswählen.

ACHTUNG! Gefiltert wird immer in der aktuell markierten Spalte der aktuellen Liste. Es ist im Gegen­satz zur F3-Suche also nicht egal, in welcher Spalte Ihr Fokus steht, wenn Sie den Filter durch Drü­cken von F7 oder Klick auf den Befehl des Kontextmenüs aktivieren.

Standardmäßig ist der Wert eingetragen, der in der gerade markierten Zeile steht. Alle weiteren Wer­te der Liste finden Sie in der Dropdown-Liste. Sie können aber auch manuell einen Wert ein­geben, oder die Auswahl ist leer bzw. ist nicht leer treffen. Die Filtereinstellung ist leer zeigt dabei auch Datensätze, die nur Leerzeichen enthalten. Halten Sie den Mauszeiger über das In­fo­symbol auf der rechten Seite, werden Hinweise zur Syntax angezeigt (siehe Syntax für den F7-Filter).

Bitte beachten Sie, dass immer nur in EINER Spalte gefiltert wird. Es ist also nicht möglich, zum Bei­spiel mit einem Filter nach Vor- und Nachnamen zu filtern. Dazu müssen Sie in den beiden Spal­ten jeweils separate Filter anlegen. Diese werden immer mit UND verknüpft, das heißt, damit ein Datensatz angezeigt wird, müssen die Filterbedingungen aller Spalten erfüllt sein. Bei Zahlenfeldern werden Vorschläge für den dynamischen Filter generiert. Dies kann über die Eigenschaft ShoeDynamicFilterSuggestionsForNumeric im Grid gesteuert werden.

Zudem gibt es die Eigenschaft AllowDynamicFilterSuggestions im TnetGrid. Mit dieser Eigenschaft kann gesteuert werden, ob der Dialog für den dynamischen Filter die Tabelle durchgehen und Filtervorschläge generieren soll.

Ein gesetzter Filter wird im Fuß einer Listenübersicht in roter Schrift vermerkt (Gefilterte Daten­menge). Außerdem wird der Spaltenkopf jeder gefilterten Spalte optisch gekennzeichnet. Beim Verweilen mit der Maus über dem Spaltenkopf wird die eingestellte Filterregel als Hint angezeigt. Schließlich wird der Filter in die Filterleiste als „Dynamischer Filter“ übernommen. Wollen Sie den Filter später wieder verwenden, klicken Sie auf um diesen zu speichern und geben Sie dem Filter einen Namen. Sie können diesen dann wie die Filter der Filterleiste mit Klick auf bzw. deaktivieren bzw. aktivieren. Haben Sie den dynamischen Filter nicht gespeichert und deakti­vie­ren ihn dann oder Sie wählen in der Filterleiste einen anderen gespeicherten Filter, wird der dy­na­mische Filter gelöscht und Sie müssen die Bedingungen neu eingeben.

Achtung: Ein dynamischer Filter wird immer vom System gemerkt, wenn Sie ihn nicht entfernen. Er wird somit beim nächsten Öffnen der entsprechenden Liste wieder verwendet.
Um den Filter einer Spalte zu entfernen, drücken Sie die Umschalttaste (Shift) und F7 oder öffnen Sie das Kontextmenü per Rechtsklick und wählen Sie Filter aus aktueller Spalte entfernen.
Um alle Filter zu entfernen, drücken Sie Strg + F7 oder öffnen Sie das Kontextmenü per Rechtsklick und wählen Sie Filter in allen Spalten auf Standard setzen.

Syntax für den F7-Filter

Weiterhin können Sie mithilfe der folgenden Syntax nach mehreren Werten filtern:

Es ist möglich, die Syntaxelemente in Kombination zu benutzen (z. B. „<10+15“).

Das Objektmenü

Im Objektmenü können Sie alle Daten zu einem Objekt übersichtsweise einsehen bzw. zu den ent­sprechenden objektgebundenen Daten navigieren. Es wird geöffnet, wenn Sie in der Objektliste ein Objekt öffnen, also dieses doppelt anklicken.

Die Bedienung des Objektmenüs ist an die des Hauptmenüs angelehnt. Damit die Navigation nicht zu schwer fällt, wurde (wie im Hauptmenü) eine Suche integriert, mit der Sie die verschiedenen Listen und Dialoge schnell finden können.

Gliederung und Bedienung

In der Kopfzeile finden Sie den Bezeichner zusammen mit der Mandantenanzeige (hier das blaue Quadrat auf der rechten Seite). Daran können Sie ablesen, welches Objekt gerade geöffnet ist und in welcher Mandantendatenbank dieses gespeichert ist. Im Feld Objekt können Sie eine Objekt­nummer eingeben mit Enter direkt zu diesem Objekt springen. Außerdem können Sie die Verrech­nungseinheit (VEH) auswählen. Mit den grünen Pfeilen können Sie zum vorherigen bzw. nächsten Objekt springen. Dabei können auch inaktive Objekte mit einbezogen werden. Schließlich gibt es noch die Option deaktivierte Menüeinträge anzeigen. Menü­einträge, die zu Dialogen führen, für die Sie keine Berechtigung haben, werden (wie im Hauptmenü) nicht eingeblendet. Mit Aktivie­rung dieser Option werden die Menüeinträge stattdessen ausgegraut eingeblendet.

Auf der linken Seite finden Sie die Übersicht mit der Navigation für das Objektmenü. Mit einfa­chem Linksklick auf einen der Ordner werden im rechten Bereich die jeweiligen Dialoge in der Liste angezeigt. Zum Bei­spiel werden bei Auswahl des Ordners Objektdaten - Stammdaten im Darstel­lungsgitter auf der rechten Seite die Reiter der Objektstammdaten angezeigt. Sie haben somit di­rekten Zugriff auf den gewünschten Reiter. Dabei merkt sich das System beim Schließen des Ob­jektmenüs, welchen Ordner Sie in der Navigation geöffnet haben und öffnet das Objektmenü beim nächsten Mal wieder im gleichen Ordner. Zur Auswahl eines Dialogs klicken Sie doppelt auf den Eintrag. Die Infor­mationen (Menüeinträge, bei denen eine Anzahl angegeben wird) bedienen Sie über die Schaltflächen und. Mit Klick auf das blaue Plus wird ein neuer Datensatz angelegt und durch Auswahl des grünen Pfeils gelangen Sie zur jeweili­gen Liste. Mit Klick auf alle Dialoge bzw. alle Ausdrucke werden die Dialoge bzw. Ausdrucke aller Objektmenü-Ordner inklusive der Informationen in der Liste angezeigt.

Die Darstellung in Listenform hat folgende Vorteile:

1. Die F3-Suche (siehe Der F3-Suchdialog) und der F7-Filter (siehe Der F7-Filterdialog) sind nutzbar.

2. Sie können die Einträge nach jeder Spalte sortieren, also zum Beispiel al­phabetisch nach dem Namen des Dialogs. Klicken Sie dazu wie gewohnt in die Kopfzeile der ge­wünschten Spalte.

3. Durch die Vorauswahl des Gliederungsordners und die Ausblendung der Dialoge, für die der Benutzer keine Berechtigung hat, wird die Auswahl übersichtlicher.

Die Suche können Sie jederzeit benutzen, egal, in welchem Ordner Sie sich gerade befinden. Ge­ben Sie wie im Hauptmenü einfach den Suchbegriff in das Suchfeld ein:

Die Suchergebnisse werden dann direkt im Darstellungsgrid angezeigt. Zusätzlich wird in einer wei­teren Spalte der Ordner angezeigt, in dem sich dieser Menüpunkt befindet, sodass Sie beim näch­sten Aufruf nicht mehr suchen müssen. Außerdem können Sie die letzte Suche wieder aufru­fen. Wenn Sie also einen Suchbegriff eingeben, dann aber in der Navigation einen der Ordner öff­nen, können Sie mit Klick auf Suche wieder zu den Suchergebnissen zurückkehren. Dies wird aller­dings nur so lange gespeichert, wie das Objektmenü geöffnet ist.

In der Fußzeile haben Sie Zugriff auf drei Schaltflächen. Mit Klick auf Aktualisieren werden die Da­ten neu geladen. Über Dokumente haben Sie Zugriff auf die Serienbriefvorlagen und das DMS. Über Aktion können Sie den Dia­log drucken, das Objekt kopieren oder die Daten mit d+ RW synchronisieren.

Berechtigungen

Wie im Hauptmenü werden auch im Objektmenü diejenigen Dia­loge ausgeblendet, für die der ak­tuelle Benutzer keine Berechtigung hat. Es kann also unter Umständen sein, dass die Auswahl der Dialoge für manche Benutzer sehr eingeschränkt erscheint. Ebenfalls wie im Hauptmenü gibt es aber die Option, die Menüeinträge einzublenden, für die ein Nutzer keine Berechtigung hat (deak­tivierte Menüeinträge anzeigen).

Berichtsvorschau (Reportvorschau)

Aus vielen Programmteilen im domizil+ können Sie sich Berichte anzeigen lassen. Dazu bedarf es der Berichtsvorschau. Unabhängig vom Inhalt des Berichtes sehen Sie im oberen Bildschirmbereich folgende Symbolleiste:

Symbol	Beschreibung
	Drucken: Dieses Symbol stellt die Druckfunktion da. Drucken Sie auf einen Ihrer Drucker oder verwenden Sie einen PDF-Drucker um aus den Bericht ein PDF zu erzeugen.
	Speichern: Mit einfachem Mausklick werden Ihnen die verschiedenen zur Verfügung stehenden Ausgabearten angezeigt. Wählen Sie Ihr gewünschtes Format, unter Umständen sind noch ein paar detailliertere Angaben im Folgedialog notwendig.
	E-Mail: Mit Klick auf diesem Button öffnet sich folgender Detaildialog Sollten Sie an dieser Stelle E-Mails des öfteren in gleicher Art und Weise verschicken, so haben Sie hier die Möglichkeit diverse Einstellungen als Vorlagen abzuspeichern. Mit dem blauen Plus erstellen Sie eine neue Vorlage. Geben Sie dazu den Namen der neuen Vorlage ein, bestätigen Sie mit OK den Namen und fügen Sie im Anschluss für die Bereiche 3 und 4 die gewünschten Voreinstellungen ein. Speichern Sie diese dann mit dem Diskettensymbol ab. Der Name der gespeicherten Vorlage wird im ersten Feld angezeigt. Haben Sie mehrere Vorlagen angelegt, so stehen Ihnen diese über die drei Punkte zur Auswahl zur Verfügung. Sollten Sie die angezeigte Vorlage nicht mehr brauchen, so können Sie diese mit dem roten Minus löschen. Wenn eine Vorlage standardmäßig immer gezogen werden soll, so aktivieren Sie bei dieser Vorlage das Kontrollkästchen „Standard“. Sie haben hier die Wahl ob Sie über dem vom Server zur Verfügng gestelltem SMTP-Service oder Ihrem lokalen Outlook Client versenden möchten. Sollten mehrere SMTP-Services eingerichtet sein, steht Ihnen neben dem Optionsfeld auch die Auswahl des jeweiligen SMTP-Service zur Verfügung. Unter „Dateiformat“ haben Sie die Möglichkeit den Bericht in verschiedenen Dateiformaten zu verschicken. Standardmäßig ist das übliche PDF-Format eingestellt. In den Feldern „E-Mail an“, „E-Mail CC“ und „E-Mail BCC“ können Sie die Empfängeradressen (auch mehrere durch Strichpunkt ; getrennt) eingeben. Sollte Ihnen von einer vorherigen Anwendung mehrere E-Mail Adressen übergeben werden so können Sie durch Klick auf die drei Punkte sich die E-Mailadresse in einer sauberen Form anzeigen lassen. Im Feld „E-Mail Betreff“ geben Sie jene Überschrift ein, die Sie in weiterer Folge beim E-Mail in der Betreffzeile sehen wollen. Den Nachrichtentext pflegen Sie bitte im Feld „E-Mail Text“ ein. In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit das E-Mail zu versenden (klick auf Button "senden") oder die Aktion (klick auf das rote „X“) abzubrechen. Sollte beim Bericht unter DMS Beschlagwortung im Register Einstellungen das Kontrollkästchen "automatisch Einchecken wenn das System den Bericht automatisch erstellt" angecklickt sein, so öffnet sich unter Umständen noch der Check-in Dialog zum einchecken des Berichts. Dies entfällt jedoch, wenn unter der DMS Beschlagwortung im Register Beschlagwortung für diesen Bericht die notwendigen Beschlagwortungen getroffen wurden.
	Aktualisieren: Durch klicken dieses Buttons aktualisieren Sie den angezeigten Bericht, wenn zum Beispiel im Hintergrund (am zweiten Bildschirm) die zugrundeliegenden Daten geändert wurden.
	Neuer Container: Der Klick auf diesen Button ermöglicht es, den angezeigten Bericht in das DMS einzuchecken. Es erfolgt daraufhin der Dialog zum Container Check-in. Je nach Einstellungen in der „DMS Beschlagwortung“ (siehe nächster Button) wird der Dialog in vielen Bereichen schon vorbeschlagwortet.
	DMS Beschlagwortung: Sie haben die Möglichkeit den angezeigten Bericht entweder manuell (siehe vorheriger Button „Neuer Container“) oder automatisch in das DMS einzuchecken. Eine zentrale Rolle dabei spielt der Dialog DMS Beschlagwortung. Hier haben Sie die Möglichkeit für den Check-in Vorbeschlagwortungen zu definieren, auszusuchen ob in einem neuen oder einem bestehenden Container eingecheckt wird bzw. Eigenschaften mitzugeben. Mit Klick auf diesem Button stehen Ihnen drei Laschen zur Verfügung: „Beschlagwortung“, „Container suchen“ und „Einstellungen“. Beschlagwortung: Mittels Beschlagwortung haben Sie die Möglichkeit für den Bericht eine passende Beschlagwortung zu wählen und in weiterer Folge dem DMS zu übergeben. Dadurch wird der Bericht bei einem automatischen Check-in (siehe Lasche drei „Einstellungen“) bereits richtig beschlagwortet. Es ist dann kein manueller Check-in inklusive aufwendiger Beschlagwortung für jeden einzelnen Bericht notwendig. Eine Beschlagwortung kann aus den Bereichen (Typ) „Allgemein“, „Eigenschaft“, „Verknüpfung“, „Abteilung“ und „Kategorie“ bestehen. Mit dem grünen Plus, fügen Sie einen „Typ“ hinzu, mit dem roten Minus wird die von Ihnen zuvor ausgewählte Zeile gelöscht. Die eingestellten Beschlagwortungen werden Ihnen hier aufgelistet. Mehr dazu finden Sie unter dem DMS Check-in. Container suchen: Hier legen Sie Kriterien für die DMS-Suche fest, damit das System erkennen kann, ob dieser Bericht (zum Beispiel bei einem früheren Aufruf) bereits in das DMS eingecheckt wurde. Ein Kriterium könnte zum Beispiel bei den Aufträgen die Auftragsnummer sein. Wird ein passender Container gefunden, wird der Bericht automatisch in diesem Container als neue Version eingecheckt. Kann kein entsprechender Container gefunden werden, dann wird basierend auf der zuvor definierten „Beschlagwortung“ ein neuer Container erstellt. Es handelt sich also in diesem Fall nicht um eine klassische DMS Suche, sondern um einen Container Vergleich. Trotzdem wird zur Eingabe der Vergleichskriterien die Maske des DMS Standardsuchdialogs verwendet, es gibt jedoch in diesem Fall keinen „Suchen“-Button. Eine Suche über das Textfeld „Suchbegriff:“ macht in diesem Zusammenhang wenig Sinn, da bei einem automatischen Check-in in den meisten Fällen alle erzeugten Dokumente denselben Dateinamen erhalten (siehe Lasche „Einstellungen“). Eine Beschlagwortung kann aus den Bereichen (Typ) „Allgemein“, „Eigenschaft“, „Verknüpfung“, „Abteilung“ und „Kategorie“ bestehen. Mit dem grünen Plus, fügen Sie einen „Typ“ hinzu, mit dem roten Minus wird die von Ihnen zuvor ausgewählte Zeile gelöscht. Mehr dazu finden Sie unter der DMS Suche. Bedinungen: In diesem Bereich finden Sie die eingestellten Suchkriterien. Über die grüne Plus-Schaltfläche fügen Sie neue Bedingungen hinzu, mit der roten Minus-Schaltfläche entfernen Sie bestehende Einträge. Am Beispiel in der Abbildung sehen Sie wie aus der Verbindung einer Auftragskategorie und der Auftragsnummer ein konkreter Auftrag gefunden werden kann. Rückgabe: Die Rückgabe hat in der aktuellen Verwendung des Dialoges keine Auswirkung und kann daher ignoriert werden. Einstellungen: Hier haben Sie die Möglichkeit weitere Einstellungen zu treffen die den Export, die Datei-Einstellungen oder das automatische Einchecken in das DMS betreffen. Der Dateiname sowie das Exportformat können bei Bedarf angepasst werden. Da durch die automatische Speicherung jedoch immer wieder derselbe Begriff verwendet wird, haben Sie die Möglichkeit den Text durch Variablen (zum Beispiel: Datum) zu erweitern. Weitere Informationen bezüglich der Auswahl der Dateinamen erhalten Sie in der Dokumentation Serienbriefe / Ausdruck erstellen. In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, den Ersteller (Firmenname), den Betreff des Berichts sowie den Autor (Verfasser) anzugeben. Bitte beachten Sie, dass der Betreff und der Autor ausschließlich bei der PDF-Ausgabe des Berichts angezeigt werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, dass es sich bei dem Berichten (Aufträge) auch um Standardberichte handeln kann die von verschiedenen Personen erstellt und gedruckt werden. Daher könnte es sich nicht immer um denselber Autor handeln. Wenn Sie die Option „automatisch einchecken beim Druck“ aktivieren, erfolgt beim Drucken des Berichts automatisch ein DMS Check-in, in Abhängigkeit vom Register „Container suchen“. Wird also durch die eingestellten Bedingungen im Register „Container suchen“ ein passender Container gefunden, wird der Bericht automatisch in diesem Container als neue Version eingecheckt, kann kein entsprechender Container gefunden werden, dann wird basierend auf dem zuvor im Register „Beschlagwortung“ definierten Taggings ein neuer Container erstellt. Sollte die Beschlagwortung im Container vollständig sein, wird dieser automatisch eincheckt. Falls erforderliche Angaben fehlen, so öffnet sich trotzdem der Container-Dialog, in dem Sie die fehlenden Pflichtfelder ergänzen müssen. Anschließend wird das Einchecken des Containers ermöglicht. Wenn Sie möchten, dass der Dialog zur Containerbearbeitung immer geöffnet wird, unabhängig davon ob der Container bereits vollständig ausgefüllt ist oder nicht, können Sie das Kontrollkästchen „Container-Dialog anzeigen“ aktivieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Container Ansicht auszuwählen. Wenn Sie die Option „automatisch Einchecken wenn das System den Bericht automatisch erstellt“ aktivieren, erfolgt beispielsweise beim Versenden des Berichts (Auftrag) per E-Mail ein automatischer DMS-Check-In. Ein automatischer Check-In erfolgt also immer dann, wenn der Bericht vom System automatisch erstellt wird. Ansonsten ist die gleiche Vorgehensweise wie bei „automatisch Einchecken beim Druck“ zu beachten. Wenn Sie das Kontrollkästchen „manuelles Einchecken sperren“ aktivieren, wird der Button „Neuer Container“ in der Vorschau deaktiviert. Damit kann ein manuelles einchecken aus der Berichtsvorschau verhindert werden. Um den Button wieder zu aktivieren, entfernen Sie das Häkchen bei dieser Option.
	Zoom: In dem Dropdown Menü können Sie aus mehreren voreingestellten Zoomfaktoren (Vergrößerungen oder Verkleinerungen) auswählen. Besonders empfehlenswert sind hier die Einstellungen „Seitenbreite“ für die beste Lesbarkeit und „ganze Seite“ für die Gesamtübersicht des Berichts. Ähnliches erreichen Sie durch das heranzoomen oder herauszoomen mit dem beiden Lupensymbolen.
	Seitenwechsel: Für den Fall, dass der Bericht aus mehreren Seiten besteht haben Sie mittels diesem Bereich die Möglichkeit auf die einzelnen Berichtsseiten zu wechseln. Die fünf Bereiche haben folgende Funktionen: 1. gehe zur ersten Seite 2. gehe eine Seite weiter nach vorne 3. gehe zu einer bestimmeten Seite (bitte gewünschte Seitennummer eingeben) 4. gehe zur nachfolgenden Seite 5. gehe zur letzten Seite
	Vorschau: Es wird Ihnen an der linken Seite der Vorschauanzeige nochmals eine Miniaturanzeige aller Seiten angezeigt. Durch Klick auf einer der Miniturseiten navigieren sie zu dieser Seite und es wird Ihnen diese groß in der Vorschau dargestellt.
	Einstellungen: In diesem Dialogfenster können Sie nochmals verschiedene Einstellungen treffen, die sich in weitere Folge auf den Ausdruck auswirken. Wir empfehlen Ihnen jedoch diese Einstellungen nicht zu verändern da die Berichte auf das DIN A4 Format optimiert sind.
	Suche: Mit Hilfe der Suchfunktion haben Sie die Möglichkeit nach beliebigen Wörtern innerhalb des Berichts zu suchen. Dabei können Sie einstellen ob die Suche bereits vom Anfang des Textes beginnen soll bzw. ob die Groß-Kleinschreibung für die Suche beachtet werden soll. Es wird immer die ganze Zeile markiert, in der der Suchbegriff gefunden worden ist; mit betätigen der F3 Taste wechseln Sie zum nächsten gefundenen Suchbegriff.
	Bearbeiten: Dieses Symbol ist nur bei entsprechender Berechtigung sichtbar.
	Information: Dieses Symbol ist nur bei entsprechender Berechtigung sichtbar.
	Schließen: Durch Schließen beenden Sie die Vorschau.