KI im Leitungsweg

Allgemein

Im Leitungsweg wird die KI über eine eigene Station eingebunden: Erreicht ein Posteingang eine Station vom Typ KI, führt der ActionService-Job Service OM KI den an der Station hinterlegten KI-Agenten aus und leitet den Posteingang danach weiter. Beim Verlassen der KI-Station übernimmt die Regel-Aktion Datensatz mittels KI bearbeiten die Werte aus der Antwort der KI in die konfigurierten Felder.

Die allgemeine Konfiguration von Leitungswegen, Stationen, Regeln und Regel-Aktionen ist unter Leitungswege beschrieben. Auf dieser Seite finden Sie nur die Ergänzungen für die KI.

Information

Alle hier beschriebenen Funktionen setzen die Lizenz 700 „domizil+ KI Integration“ voraus. Ohne die Lizenz werden der Stations-Typ KI, die Aktion Datensatz mittels KI bearbeiten und die Auswahl von KI-Feldern in den Regeln nicht angeboten (siehe Voraussetzungen).

KI-Station

Im Detaildialog einer Station (siehe Stationen definieren) wählen Sie beim Stations-Typ den Eintrag KI. Es erscheint die Lasche Einstellungen - KI:

• Auszuführender KI-Agent: Der KI-Agent, der für Posteingänge auf dieser Station ausgeführt wird. Mit den Buttons neben dem Feld wählen Sie den Agenten aus der KI-Agentenliste aus, entfernen ihn oder öffnen den Detaildialog des Agenten (siehe KI-Agenten).

Tipp

Tragen Sie als Bearbeiter der KI-Station den KI-Benutzer aus der globalen Variable 35830 GLOBAL_AI_BENUTZER ein. Zwingend ist das nicht, im Leitungsweg ist so aber auf einen Blick erkennbar, dass der Posteingang gerade bei der KI liegt.

Für jeden Posteingang auf einer KI-Station legt der Job Service OM KI eine KI-Aufgabe an, führt den Agenten mit den Dokumenten des Containers aus und leitet den Posteingang danach an die nächste Station weiter – auch dann, wenn bei der KI-Verarbeitung ein Fehler aufgetreten ist. Der Text der Weiterleitung lautet „KI-Verarbeitung durchgeführt“ bzw. „Fehler bei der KI-Verarbeitung: …“.

KI-Info im Posteingang

In der Leitungsweg-Ansicht eines Posteingangs steht bei KI-Stationen im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Eintrag KI-Info zur Verfügung. Er öffnet die KI-Aufgabe dieser Station mit der formatierten, kopierbaren Antwort der KI, dem Ergebnis der Texterkennung und dem Tool-Protokoll. Am Symbol des Eintrags erkennen Sie, ob bereits eine Antwort der KI vorliegt.

Regel-Bedingungen auf KI-Felder

Die Antwort der KI steht in den Regeln als Leitungsweg-Feld zur Verfügung. So lassen sich Regeln formulieren, die auf das Ergebnis der KI reagieren – etwa „wenn die KI eine Einzugs-/Abbucher-Rechnung erkannt hat“.

Leitungsweg-Feld der KI-Antwort

In den Leitungsweg-Feldern (siehe Leitungswegfelder) gibt es neben Datenbankfeld und Skalarwertfunktion die Art KI-Feld (JSON). Bei Feldern dieser Art enthält der Feldinhalt ein JSON-Dokument, und in der Regel wird nicht der ganze Inhalt, sondern der Wert zu einem Schlüssel geprüft.

Für die Antwort der KI gibt es je Leitungsweg-Art das Feld APAT_OUTPUT mit der Beschreibung „KI-Antwort“. Es wird beim automatischen Abgleich der Leitungsweg-Felder angelegt und nur mit der Lizenz angezeigt.

KI-Feld in einer Regel-Position

Im Detaildialog der Leitungswegregel (siehe Leitungswegregeln) erfassen Sie eine Position auf ein KI-Feld so:

1. Klicken Sie neben dem Feld auf den Button KI-Ausgabefeld auswählen. Das Feld APAT_OUTPUT wird direkt übernommen (gibt es mehrere passende Felder, erscheint die Auswahlliste).
2. Wählen Sie im Feld Schlüssel den JSON-Schlüssel aus, der geprüft werden soll. Angeboten werden die Eigenschaften aus dem Antwortformat der KI-Agenten jener Stationen, denen die Regel zugeordnet ist; ist die Regel noch keiner KI-Station zugeordnet, werden die Eigenschaften aller KI-Agenten angeboten. Sie können einen Schlüssel auch frei eingeben.
3. Wählen Sie Operator und Wert wie bei jeder anderen Position und klicken Sie auf Hinzufügen.

Ohne Schlüssel kann die Position nicht übernommen werden („Für ein JSON-Feld muss ein Schlüssel angegeben werden.“). Der Datentyp des Werts ergibt sich aus der Antwort der KI.

Regel-Aktion „Datensatz mittels KI bearbeiten“

Mit der Aktion Datensatz mittels KI bearbeiten legen Sie fest, welche Werte beim Verlassen der KI-Station in welche Felder geschrieben werden. Die Aktion legen Sie in der Liste der Leitungswegregelaktionen an (siehe Leitungswegregelaktionen) und ordnen sie zusammen mit einer Regel einer KI-Station zu.

ACHTUNG

Die Aktion ist nur an Stationen vom Typ KI verwendbar. In der Regel-Zuordnung einer anderen Station oder eines Leitungswegs wird sie nicht angeboten.

Wählen Sie bei Aktion den Eintrag Datensatz mittels KI bearbeiten. Es erscheint der Bereich KI-Feld-Mapping. Mit Hinzufügen und Löschen legen Sie Zeilen an bzw. entfernen sie; jede Zeile beschreibt ein Zielfeld:

• Wertquelle:

  • KI-Feld: Der Wert kommt aus der Antwort der KI.
  • fixer Wert: Es wird immer der eingetragene Wert geschrieben. So lassen sich abhängig von einer Regel-Bedingung feste Werte setzen (siehe Beispiel).

• JSON-Schlüssel / fixer Wert: Bei KI-Feld der JSON-Schlüssel aus der Antwort der KI – vorgeschlagen werden die Eigenschaften aus dem Antwortformat der KI-Agenten, die über die Zuordnungen dieser Aktion erreichbar sind; eine freie Eingabe ist möglich. Bei fixer Wert tragen Sie direkt den zu schreibenden Wert ein. Ein Datum geben Sie im Format 31.12.2999 an, Dezimalzahlen mit Komma.

• Zieltabelle: In welchen Datensatz geschrieben wird:

  • NET_POSTEINGANG – der Posteingang selbst,
  • NET_POSTEINGANG_ZUORDNUNGEN – die Verknüpfungen des Posteingangs (Objekt, Firma, Einheit, Vertrag usw.); fehlt die Zeile, wird sie angelegt,
  • NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2 – das Rechnungsdeckblatt,
  • NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU – die Kreditorbuchung des Rechnungsdeckblatts,
  • NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG – die Vorkontierung.

  Angeboten werden nur Tabellen, für die in der KI-Autofill-Konfiguration mindestens ein Feld freigegeben ist.

• Zielspalte: Das Feld, in das geschrieben wird. Angeboten werden nur Felder, die in der KI-Autofill-Konfiguration für die KI freigegeben sind.

• Art:

  • Ersetzen: Der Wert wird immer geschrieben.
  • Anhängen: Der Wert wird mit einem Leerzeichen an einen vorhandenen Inhalt angehängt (nur bei Textfeldern).
  • nur wenn noch nicht befüllt: Der Wert wird nur in ein leeres Feld geschrieben.

• Sortierung: Reihenfolge der Zeilen.

Eine Aktion Datensatz mittels KI bearbeiten ohne Zeile im Feld-Mapping kann nicht gespeichert werden („Bitte legen Sie mindestens ein Feld-Mapping an!“).

Ausführung beim Weiterleiten

Das Feld-Mapping wird ausgeführt, wenn der Posteingang die KI-Station verlässt:

1. Es werden alle Regel-Zuordnungen der Station mit der Aktion Datensatz mittels KI bearbeiten geprüft. Angewendet werden nur jene, deren Regel-Bedingungen erfüllt sind. So lässt sich ein Feld-Mapping z. B. auf „KI-Feld istAbbucher = true“ einschränken.
2. Die Werte werden aus der Antwort der KI-Aufgabe dieser Station gelesen. Liegt keine Antwort vor, werden nur die Zeilen mit fixer Wert angewendet.
3. Jedes Zielfeld muss in der KI-Autofill-Konfiguration freigegeben sein, sonst wird es übersprungen. Ist dort beim Feld Überschreiben nicht aktiviert, wird ein vorhandener Wert in keinem Fall überschrieben – unabhängig von der Art im Feld-Mapping.
4. Fehler beim Schreiben verhindern die Weiterleitung nie; das betroffene Feld wird übersprungen.

Das Ergebnis wird als Notiz an der Station im Leitungsweg protokolliert, z. B.

KI-Feld-Mapping: 4 Feld(er) geschrieben
- PDZV_ARTKZ_NR -> NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG.PDZV_ARTKZ_NR: kein Wert in der KI-Antwort

Weitere mögliche Hinweise sind z. B. „Feld ist in der Autofill-Konfiguration nicht freigegeben“ oder „KI-Feld-Mapping übersprungen: keine Regel-Bedingung erfüllt“.

Werte, die die KI schreibt, werden mit dem KI-Benutzer (globale Variable GLOBAL_AI_BENUTZER) als Änderungsbenutzer gespeichert.

Verknüpfungen des Posteingangs

Für die Verknüpfungen des Posteingangs (Zieltabelle NET_POSTEINGANG_ZUORDNUNGEN, z. B. OB_ID für das Objekt oder KR_ID für die Firma) liefert die KI die ID des gefundenen Datensatzes. Jede ID wird vor dem Schreiben im Mandanten des Posteingangs geprüft; zur ID wird die Bezeichnung des Datensatzes mitgeschrieben, genauso wie bei der Auswahl von Hand. Eine ID, die es nicht gibt, wird nicht übernommen. Liefert die KI für eine Verknüpfung keinen Wert, bleibt sie unverändert.

Vorkontierung des Rechnungsdeckblatts

Für die Vorkontierung (Zieltabelle NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG) werden Objekt (OB_ID), Art-Kennzeichen (PDZV_ARTKZ_NR) und Kostenart (PDZV_KOSTENART_NR) nicht direkt geschrieben, sondern so übernommen, als hätte der Sachbearbeiter sie im Rechnungsdeckblatt ausgewählt:

• Mit dem Objekt werden die abhängigen Objektdaten der Vorkontierung (u. a. Aufwand-Objekt und -VEH) mitgesetzt.
• Aus Objekt, Art-Kennzeichen, Kostenart und Belegdatum wird der Kontierungsvorschlag ermittelt – Aufwandskonto sowie die Konto-Angaben des Kreditors laut der Konfiguration der Auftragsgewerke. Fehlt eine dieser Angaben, entfällt der Vorschlag.

ab Version 2026.15

Das Objekt wird nur übernommen, wenn es gefunden wird. Art-Kennzeichen und Kostenart werden nur als Paar übernommen, das es für den Typus des Objekts und das Belegjahr in den Auftragsgewerken gibt – samt den zugehörigen Texten.

Beispiel: Einzug / Abbucher

Anforderung: Erkennt die KI, dass eine Rechnung per Einzug bzw. Abbuchung bezahlt wird, soll in der Vorkontierung Einzug/Abbucher angehakt und Fällig am auf ein Datum gesetzt werden, das nie erreicht wird – damit die Rechnung nicht zur Zahlung vorgeschlagen wird.

Konfiguration:

1. Im Antwortformat des KI-Agenten gibt es eine Eigenschaft istAbbucher vom Datentyp Ja/Nein mit einer Beschreibung, woran die KI eine Einzugs- bzw. Abbucher-Rechnung erkennt.

2. Eine Leitungswegregel prüft das Feld APAT_OUTPUT mit dem Schlüssel istAbbucher auf Gleichheit mit dem Wert true (Ja/Nein-Werte aus der KI-Antwort werden als true bzw. false verglichen).

3. Eine Regel-Aktion Datensatz mittels KI bearbeiten enthält zwei Zeilen im Feld-Mapping:

   Wertquelle	JSON-Schlüssel / fixer Wert	Zieltabelle	Zielspalte	Art
   fixer Wert	1	NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG	PDZV_EINZUG_ABBUCHER	Ersetzen
   fixer Wert	31.12.2999	NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG	PDZV_ZAHLUNGSFRIST	Ersetzen

4. Regel und Aktion werden der KI-Station zugeordnet. Beide Felder müssen in der KI-Autofill-Konfiguration freigegeben sein.

Trifft die Regel nicht zu, bleibt die Vorkontierung unverändert, und im Leitungsweg steht die Notiz „KI-Feld-Mapping übersprungen: keine Regel-Bedingung erfüllt“.

DMS-Kategorie durch die KI bestimmen

ab Version 2026.16

Die Regel-Aktion DMS-Kategorie setzen (siehe Leitungswege / DMS-Kategorie setzen) kann die Kategorie aus der Antwort der KI übernehmen.

Wählen Sie dazu in der Aktion bei Wertquelle den Eintrag aus KI-Antwortfeld und tragen Sie bei KI-Antwortfeld den JSON-Schlüssel ein, unter dem die KI die Kategorie liefert. Mit der Schaltfläche … werden die Schlüssel aus dem Antwortformat der KI-Agenten vorgeschlagen.

So richten Sie den KI-Agenten ein:

1. Nehmen Sie den Schlüssel (z. B. dmsKategorie) in das Antwortformat des Agenten auf.
2. Weisen Sie die KI in der Anweisung an, die passende Kategorie mit dem Tool getDmsKategorien zu ermitteln und deren ID unverändert in dieses Feld zu schreiben – nie den Namen oder Pfad. Soll die KI nur innerhalb eines Bereichs wählen, nennen Sie die Oberkategorie in der Anweisung; das Tool liefert dann nur diese Kategorie und ihre Unterkategorien.
3. Legen Sie in der Aktion zusätzlich nur unter Oberkategorie fest, wenn die KI ein Dokument nicht in einen Bereich mit anderen Berechtigungen verschieben darf. Diese Einschränkung prüft das Programm unabhängig von der Anweisung.

Die Aktion ist an Stationen jedes Typs verwendbar, also auch an einer Station hinter der KI-Station. Verwendet wird die Antwort der KI-Aufgabe der verlassenen Station; gibt es dort keine, die letzte KI-Antwort des Posteingangs. Liefert die KI keinen oder einen ungültigen Wert, bleibt die Kategorie unverändert und die Notiz im Leitungsweg nennt den Grund, z. B. „kein Wert im KI-Antwortfeld 'dmsKategorie'“ oder „Kategorie … existiert nicht“. Schreibt die KI einen Namen statt der ID, wird er nicht übernommen, weil gleichnamige Kategorien nicht eindeutig sind („… ist keine Kategorie-ID“).

Mandantenwechsel

ab Version 2026.14

Die Such-Tools der KI suchen über alle Mandanten. Liegen die von der KI gefundenen Datensätze in einem anderen Mandanten als der Posteingang – etwa weil ein Dokument über eine Dokumentenquelle im falschen Mandanten angekommen ist –, stellt die Übernahme den Posteingang samt DMS-Container auf diesen Mandanten um.

Umgestellt wird nur, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die KI liefert Verknüpfungen (z. B. Objekt, Einheit, Vertrag), die nicht alle im Mandanten des Posteingangs liegen, aber alle in genau einem anderen Mandanten. Gibt es keinen oder mehrere solche Mandanten, bleibt der Mandant unverändert.
• Firmen zählen nicht: Sie werden über alle Mandanten synchronisiert und sagen deshalb nichts über den Mandanten aus.
• Der Posteingang hat noch keine Verknüpfung (z. B. über Barcode, Scan oder von Hand). Eine vorhandene Verknüpfung legt den Mandanten fest.
• In der Vorkontierung steht noch kein Objekt (ab Version 2026.15).

Zuerst wird der DMS-Container umgestellt, danach der Posteingang. Lässt sich der Container nicht umstellen (z. B. weil er ausgecheckt ist), bleibt auch der Posteingang im bisherigen Mandanten. Der Wechsel wird als Notiz im Leitungsweg protokolliert („KI-Feld-Mapping: Mandant von '…' auf '…' umgestellt – …“).

ab Version 2026.15

• Der Container bekommt beim Wechsel eine neue Nummer aus dem Nummernkreis des neuen Mandanten.
• Das Objekt aus der Vorkontierung (OB_ID in NET_POSTEINGANG_DECKBLATT2_ZU_VORKONTIERUNG) zählt für die Ermittlung des Mandanten mit.
• Die Ergebnisse der Such-Tools nennen den Mandanten jedes Treffers.
• Der Dialog KI-Werte übernehmen nennt bei einem Datensatz aus einem anderen Mandanten diesen Mandanten, statt nur „nicht gefunden“ zu melden.