Schadensnummer eintragen
Allgemein
Über den Smart Access besteht die Möglichkeit, eine externe Schadensnummer einzutragen. Diese wird anschließend automatisch in das OM synchronisiert. Damit diese Funktion genutzt werden kann, sind einige Vorbereitungen erforderlich.
- Zunächst ist ein Zugang für den Smart Access einzurichten.
Die Einrichtung des Zugangs wird in der Dokumentation Zugang im Abschnitt „Zugang für externe Firmen/Personen im Smart Access" beschrieben. - Ist der Zugang eingerichtet und die Verifizierung abgeschlossen, kann die Anwendung „Schadensübersicht" im Smart Access genutzt werden. Wir (CP Solutions) liefern den Namen „Schadensübersicht" aus; dieser kann je nach Wunsch von uns geändert werden.
Für die Nutzung dieser Funktion ist die Lizenz domizil+ OSC-Cloud/SmartAccess DMS Suche erforderlich.
Anwendung Schadensübersicht
Die Anwendung „Schadensübersicht" ist folgendermaßen aufgebaut:
- Suchtext: Über dieses Feld können Sie gezielt nach einem Versicherungsschaden suchen.
Jahr: Hier wird das Jahr angegeben, für das die Suche durchgeführt werden soll.
Nur ohne externe Schadensnummer: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden ausschließlich Einträge angezeigt, denen noch keine externe Schadensnummer zugewiesen wurde.
Suche: Startet die Suche mit den eingegebenen Filterkriterien. - Seitennavigation: Über die Pfeile können Sie zwischen den Ergebnisseiten navigieren. Die aktuell angezeigte Seite ist hervorgehoben.
- Die angezeigten Informationen (Schadensdatum, interne Schadensnummer, Objekt, Einheit, Schadensort und Schadenshergang) stammen direkt aus dem OM. Über das Symbol neben dem Feld „Externe Schadensnummer" kann die Versicherung ihre eigene Schadensnummer eintragen, die anschließend in das OM synchronisiert wird.
Die eingetragene Schadensnummer wird dann in der Zeile „Externe Schadensnummer:" links neben dem Symbol angezeigt.
Automatische Buchungszuweisung
Damit die gebuchten Rechnungen automatisch dem jeweiligen Schaden (im OM) zugeordnet werden, sind folgende Voraussetzungen erforderlich:
- Die unten angeführten Konfigurationstabellen müssen korrekt aktiviert sein.
- Es muss ein eigener Job für die Prozedur von uns (CP Solutions) eingerichtet werden.
Die automatische Zuweisung kann auf zwei Arten erfolgen:
1. Zuweisung über Auftrag
Die gebuchte Rechnung wird erkannt, weil die Rechnung dem Auftrag zugeordnet ist und der Auftrag dem Schaden. Hierfür ist die Globale Variable 11990 zuständig.
2. Zuweisung über den Buchungstext
Die gebuchte Rechnung wird erkannt, weil die interne Schadensnummer im Buchungstext eingetragen ist. Hierfür ist die Globale Variable 32970 zuständig.
Informationen zur Versicherungsabstimmung sind in der Versicherungsabstimmung-Dokumentation zu finden.
Berechtigungen
66999 OSC-Cloud/SmartAccess Datensicherheit
Mit dieser Berechtigung wird sichergestellt, dass der Benutzer Zugriff auf Stammdaten hat.
67160 OSC Cloud Schadensübersicht
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Komponente OSC Cloud Schadensübersicht bedienen.
Konfigurationstabellen
92000 Versicherungsabstimmung Zwischenkonten
Diese Konfiguration wird in der Versicherungsabstimmung verwendet.
In dieser Konfiguration werden die Konten definiert, auf welche die Versicherungszahlungen zwischengebucht werden. Dieses Verfahren wird dann benötigt, wenn die Versicherung mehrere Schäden mit einem Betrag überweist. Dann muss der Sachbearbeiter die Aufteilung dieses Betrages pro Schaden durchführen.
| Beschreibung | |
|---|---|
| Konto-Nr. | Enthält die Nummer des Zwischenkontos. |
92001 Versicherungsabstimmung Abstimmungssymbole
Diese Konfiguration wird in der Versicherungsabstimmung verwendet. Hier wird festgelegt, wie das System vorgehen soll, wenn ein Sachbearbeiter eine Buchung manuell abstimmen soll. Dies ist der Fall, wenn eine Zahlung nicht bzw. nur zum Teil gedeckt wird. Nicht jeder Kunde stimmt den Schaden auf 0 ab; in diesem Fall ist diese Konfiguration nicht erforderlich.
| Beschreibung | |
|---|---|
| Buchungstyp | Einzahlung Vers. (Versicherung) und Zahlung Kred. (Kreditoren) sollten fest definiert werden. BK-Umbu. (Betriebskosten-Umbuchung), IK-Umbu. (Instandhaltungskosten-Umbuchung) usw. können frei definiert werden. |
| Bankbuchung | Diese Option muss auf 1 gesetzt werden, wenn es sich bei der Buchung um eine Einzahlung Vers. (Versicherung) handelt. Andernfalls ist der Wert 0 einzutragen. |
| Buchungsart_SOLL | Enthält die Buchungsart bei der generierten Soll-Buchung (20 oder 80). |
| Buchungsart_HABEN | Enthält die Buchungsart bei der generierten Haben-Buchung (20 oder 80). |
| ArtKZ_SOLL | Enthält das ArtKZ der FIBU bei der generierten Soll-Buchung. |
| ArtKZ_HABEN | Enthält das ArtKZ der FIBU bei der generierten Haben-Buchung. |
| Symbol_SOLL | Enthält das Symbol der FIBU bei der generierten Soll-Buchung. |
| Symbol_HABEN | Enthält das Symbol der FIBU bei der generierten Haben-Buchung. |
| Kostenart_SOLL | Enthält die Kostenart der FIBU bei der generierten Soll-Buchung. |
| Kostenart_HABEN | Enthält die Kostenart der FIBU bei der generierten Haben-Buchung. |
| Belegart | Enthält die Belegart der Buchung, z. B. NB (2 Stellen). |
| TerminalNr | Enthält die Nummer des Buchungsblattes bzw. des Buzwork. |
| StandardBuchungsText | Enthält einen Standard-Buchungstext, der als Postfix dient (Schadensnummer + der hier definierte Postfix). |
| Status | Enthält den Status für das Buchungsblatt (üblicherweise = 9). |
92002 Versicherungsabstimmung Zuordnung Buchungen FIBU
Diese Konfiguration wird im Modul Versicherungsabstimmung verwendet. Dies gilt jedoch nur, wenn die globale Variable GLOBAL_VERSICHERUNG_ABSTIMMUNG_RG_ZUORDNUNG_FIBU auf 1 gesetzt ist. Das System geht davon aus, dass die Zuordnung der Buchungen zu einem Schaden direkt über die FIBU erfolgt. Dafür müssen die Buchungen den unten angegebenen Kriterien entsprechen; zusätzlich muss der numerische Teil der Schadensnummer im Buchungstext vorhanden sein. Die Zuordnung der Buchungen über den Auftrag wird damit deaktiviert.
Diese Konfiguration geht immer von einem Datensatz aus. Es ist nicht möglich, mehrere Datensätze zu hinterlegen; sollten dennoch mehrere vorhanden sein, verwendet das System nur den ersten.
| Beschreibung | |
|---|---|
| Art | Wird zurzeit nicht verwendet. |
| Konten | Enthält die FIBU-Konten für die Schadensbuchungen, mit Beistrich getrennt und ohne Leerzeichen. |
| GueltigAb | Enthält das FIBU-Jahr, ab dem die Suche für die Buchungen gestartet werden soll. |
| GewerkVon | Enthält die Nummer des Gewerkes, bei dem die Suche startet. |
| GewerkBis | Enthält die Nummer des Gewerkes, bei dem die Suche endet. |
| SymbolVon | Enthält die Nummer des Symbols, bei dem die Suche startet. |
| SymbolBis | Enthält die Nummer des Symbols, bei dem die Suche endet. |
Diese Konfiguration wird von der gespeicherten Prozedur cp_BezahlteRechnungInAbstimmung_FIBU verwendet. Die Prozedur läuft als SQL-Action oder wird vom Sachbearbeiter manuell für einen Schaden aufgerufen.
3300 Versicherungsabstimmung Texte der Quelle
Diese Konfiguration wird in der Versicherungsabstimmung verwendet.
Beim Zuordnen von manuellen und automatischen Buchungen wird über diese Konfiguration der Text der Quelle bestimmt.
Nachdem der Sachbearbeiter eine oder mehrere Buchungen ausgewählt hat, die er dem Schaden zuordnen möchte, passiert Folgendes:
Das System prüft, ob es einen gültigen Datensatz in der aktuellen Konfiguration gibt.
Dabei muss das Symbol beziehungsweise das Gewerk innerhalb des angegebenen Bereichs vorkommen.
Ist ein gültiger Datensatz gefunden worden, wird über den Typ folgender Text festgelegt:
Typ = 1: Einzahlung Vers.
Typ = 2: Zahlung Kred.
Typ = 3: IK-Ausgleich
„Symbol Von", „Symbol Bis": Buchungssymbole, die berücksichtigt werden sollen (Pflichtfelder).
„GewKost Von", „GewKost Bis": Kostenarten, die berücksichtigt werden sollen (Pflichtfelder).
Zusätzlich kann über das Feld „Betrag Multiplikator" der Nettobetrag der Buchung invertiert werden.
Diese Funktion dient dazu, um etwaige Verrechnungskonten bei „Einzahlung Vers." in die richtige Soll/Haben-Spalte zu bringen.
„Betrag Multiplikator" = 1: Der Betrag der Buchung wird NICHT invertiert.
„Betrag Multiplikator" = -1: Der Betrag der Buchung wird invertiert (also mit -1 multipliziert).
Wird in der aktuellen Konfiguration KEIN Eintrag definiert, dann wird das Standardverfahren zum Bestimmen der Quelle verwendet.
Symbol 1..49 (SOLL) und Betrag >= 0: Zahlung Kred., SOLL-Spalte wird verwendet.
Symbol 50..97 (HABEN) und Betrag < 0: Zahlung Kred., SOLL-Spalte wird verwendet.
Symbol 1..49 (SOLL) und Betrag < 0: Einzahlung Vers., HABEN-Spalte wird verwendet.
Symbol 50..97 (HABEN) und Betrag >= 0: Einzahlung Vers., HABEN-Spalte wird verwendet.
Globale Variablen
11990 GLOBAL_VERSICHERUNG_ABSTIMMUNG_RG_ZUORDNUNG_FIBU
Mit dieser Variablen wird gesteuert, ob die Buchungen über Schaden/Auftrag/Rechnung zugeordnet werden oder über die FIBU.
Beim Zuordnen über die FIBU muss die Schadensnummer im Buchungstext verankert werden. Dafür werden sowohl Zahlungen an den Kreditor als auch die Vergütungen der Versicherung zugeordnet.
= 0 Zuordnung über Schaden/Auftrag/Rechnung (Standard)
= 1 Zuordnung über FIBU
= 2 Zuordnung über FIBU, jedoch wird der Nummernkreis-Präfix vor dem Zuordnen entfernt.
= 3 Kombination aus 0 und 1
= 4 Kombination aus 0 und 2
32970 GLOBAL_RDB_BUCHTXT_SCHADENNR
Es besteht die Möglichkeit, über die globale Variable GLOBAL_VERSICHERUNG_ABSTIMMUNG_RG_ZUORDNUNG_FIBU (Wert > 0) eine automatische Buchungszuordnung zum Schaden über domizil+ RW vorzunehmen. Dazu muss aber die Schadensnummer im Buchungstext verankert werden.
Mit dieser globalen Variablen kann nun eingestellt werden, ob beim Speichern des Rechnungsdeckblatts, welches einen Schaden zugeordnet hat, automatisch überprüft wird, ob die Schadensnummer auch in den Buchungstexten vorhanden ist.
Wird die Schadensnummer im Buchungstext nicht gefunden, wird diese automatisch am Anfang der Buchungstexte hinzugefügt. Dabei wird der zu lange Text von rechts gelöscht.
Beim Hinzufügen der Schadensnummer kann weiters gewählt werden, ob die vollständige Schadensnummer, also inklusive Präfix, oder nur der numerische Teil eingetragen werden soll.
Kam es zu einer Anpassung, erhält der Sachbearbeiter den Hinweis, dass eine Änderung an den Buchungstexten vorgenommen wurde.
= 0 Keine Prüfung und automatische Anpassung der Buchungstexte findet statt (Standard).
= 1 Es findet eine Prüfung statt und beim Buchungstext wird die vollständige Schadensnummer eingetragen.
= 2 Es findet eine Prüfung statt und beim Buchungstext wird nur der numerische Teil der Schadensnummer eingetragen.