Erinnerungsliste

Allgemein

Mithilfe des Erinnerungsmoduls ist es möglich, Termine aus den verschiedenen Modulen des d+ OM in Ihren Outlook-Kalender zu exportieren und Erinnerungen zu diesen Terminen zu erstellen. Diese Erinnerungen können per E-Mail oder SMS erfolgen. ACHTUNG! Eine Erinnerung per SMS kann nur erfolgen, wenn das kostenpflichtige SMS-Modul in Ihrem Unternehmen aktiviert und eingerichtet ist. Sonst ist nur eine Erinnerung per E-Mail möglich.

Das Erinnerungsmodul ist in den verschiedenen Dialogen des d+ OM über die Schaltfläche zu erreichen. Dieses taucht neben Datumsfeldern auf und ermöglicht das Er­stel­len von Erinnerungen und Terminen für das im Feld eingetragene Datum. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf eine Liste aller Erinnerungen, Terminserien und Outlook-Termine (siehe Erinnerungsliste) über folgende Optionen:

Info

Unter Umständen sind noch entsprechende Berechtigungen notwendig.

a) Sie erreichen die Erinnerungen über das Hauptmenü / Erinnerung:

b) Sie erreichen die Erinnerung über die Menüleiste unter Administration / Erinnerungen:

c) Sie erreichen die Erinnerung über die Menüleiste unter Einstellungen / Erinnerungen:

Erinnerungsliste

Beim Öffnen dieser Liste erhalten Sie folgendes Menü:

Information

Mit entsprechenden Berechtigungen (1060, 1061, 1066) wird das Suchkriterium Benutzer angezeigt. Dadurch können auch Erinnerungen anderer Benutzer angezeigt werden.

1. Beim Öffnen dieser Liste über das Hauptmenü wird das Suchkriterium Benutzer bereits mit dem aktuellen Benutzer vorbefüllt (kann aber noch geändert werden).
2. Beim Öffnen über das Administrationsmenü wird hingegen nichts in den Such­kriterien eingetragen.
   
3. Wird die Liste über das Einstellungsmenü geöffnet, können nur die Erinnerungen des aktuellen Benutzers angezeigt werden (kein Suchkriterium Benutzer vorhanden).
   

Im oberen Teil befindet sich der Bereich Suchkriterien. Meist ist dieser Bereich zunächst zugeklappt. Öffnen Sie ihn mit Klick auf die blaue Leiste. Auf die gleiche Weise wird der Bereich wieder geschlossen. Wenn Sie dort Einstellungen machen, wird die Liste nicht direkt neu geladen. Klicken Sie nach Einstellung aller Suchkriterien deshalb noch einmal auf Suchen.

Folgende Einstellungen können im Bereich Suchkriterien vorgenommen werden:

• Benutzer: Sie können nach Benutzer einschränken, indem Sie den Bereich zunächst aktivieren (Haken setzen). Fügen Sie neue Benutzer hinzu, indem Sie auf das grüne Plus klicken und diese aus der Benutzerliste auswäh­len. Über das rote Minus können Einträge wieder entfernt werden.
  

• Modul: Sie können nach Modulen einschränken, indem Sie den Bereich zunächst aktivieren (Haken setzen). Um ein neues Modul hinzuzufügen, wählen Sie dieses aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf das grüne Plus. Über das rote Minus können Einträge wieder entfernt werden. Sollte ein gesuchtes Modul in der Dropdown-Liste nicht angezeigt werden, so kann ein Klick auf den Aktualisierungsbutton helfen.
  

• Datum: Außerdem können Sie bestimmte Datumseinschränkungen vornehmen, in­dem Sie auch diesen Bereich zunächst aktivieren und dann die gewünschten Einstellungen vornehmen.
  

• Optionen: Zusätzlich können Sie über Optionen festlegen, welche Erinnerungen Ihnen im Darstellungsgitter angezeigt werden sollten. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • alle Erinnerungen anzeigen: Es werden alle Erinnerungen angezeigt.
    
  • nicht gesendete Erinnerungen: Es werden nur jene Erinnerungen angezeigt die noch nicht ausgesendet wurden.
    
  • gesendete Erinnerungen: Es werden nur die bereits gesendeten Erinnerungen angezeigt.
    
  • nur Terminserien Erinnerungen anzeigen: Es werden nur jene Erinnerungen angezeigt die eine Terminserie darstellen.
    

Außerdem haben Sie die Möglichkeit unter Maximale Rückgabe die maximale Anzahl der gefundenen Erinnerungen einzuschränken.

Unterhalb der Suchkriterien befindet sich unsere Standard-Suchleiste mit der Standard-Filterkomponente. Die Verwendung ist in unserer Dokumentation „Einführung in die Bedienung von domizil+“ beschrieben.
Durch betätigen des Suchen-Button wird die Suche durchgeführt.

Die gefundenen Erinnerungen werden unterhalb in Listenform dargestellt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation „Einführung in die Bedienung von domizil+“ unter Bedienung von Listen.

In der Fußzeile der Erinnerungsliste sehen Sie folgende Buttons:

• Neu:
  
  Hier haben Sie die Möglichkeit, einen vCalender Outlook-Termin, eine neue Erinnerung, eine Erinnerung aus einer Vorlage oder eine Terminserie zu erstellen.
• Detail: Durch Klick auf Detail können Sie die in der obigen Liste markierte Erinnerung öffnen. Dies ist auch durch Doppelklick auf die Erinnerung in der Liste möglich.
• Löschen: Mit einem Klick auf diesen Button können Sie eine Erinnerung löschen. Sie haben zudem die Möglichkeit, mehrere Erinnerungen gleichzeitig zu löschen, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und die gewünschten Erinnerungen auswählen. Nach dem Löschbefehl erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie diese mit Ja, um den Löschvorgang abzuschließen, oder wählen Sie Nein, um den Vorgang abzubrechen.
• Aktualisieren: Durch Klicken auf diesen Button wird die Erinnerungsliste aktualisiert.
• Erledigt: Mit einem Klick auf diesen Button können Sie eine Erinnerung als erledigt kennzeichnen. Um mehrere Erinnerungen gleichzeitig zu kennzeichnen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen die gewünschten Erinnerungen aus. Im Anschluss erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie diese mit Ja, um die ausgewählten Erinnerungen als erledigt zu kennzeichnen, oder wählen Sie Nein, um den Vorgang abzubrechen. Erledigte Termine können nicht mehr geändert werden und es werden keine E-Mails / SMS mehr versendet. Die Ausnahme dazu bilden die Outlook Erinnerungen. Diese werden nicht aus Outlook entfernt. Wenn Sie einen solchen Termin erneut bearbeiten möchten, entfernen Sie das Erledigt-Kennzeichen. Um Erinnerungen erledigt zu Kennzeichnen benötigen Sie die Berechtigung 1070.
• Übertragen: Hier haben Sie die Möglichkeit eine Erinnerung an Benutzer oder an Gruppe zu übertragen, wenn Sie die notwendige Berechtigung (1066) besitzen oder Administrator sind. Wählen Sie dazu die betreffende Erinnerung aus der Liste aus, oder mit drücken der STRG-Taste können Sie mehrere Erinnerungen gleichzeit markieren und dann im Anschluss durch Auswahl des gewünschten Benutzers oder der gewünschten Gruppe übertragen. Im Anschluss erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie diese mit Ja, um die ausgewählten Erinnerungen zu übertragen, oder wählen Sie Nein, um den Vorgang abzubrechen.
• zur Terminserie:
• zum Dialog:
• Schließen:

Mit Klick auf Neu können Sie eine neue Erinnerung erstellen (siehe Termine und Erinnerungen erstellen) und über Löschen können eine oder mehrere bestehende Erinnerungen entfernt werden (Mehrfachmarkierung durch gedrückt Halten der Strg-Taste).

Über Aktualisieren werden die Daten neu geladen.

Um einen Termin als Erledigt zu kennzeichnen, wählen Sie den gewünschten Termin mit einfachem Klick aus und betätigen Sie dann die entsprechende Schaltfläche. Dazu benötigen Sie die entsprechende Berechtigung (siehe Berechtigungen). Erledigte Termine können nicht mehr geändert werden und es werden keine E-Mails / SMS mehr versendet. Die Ausnahme dazu bilden die Outlook Erinnerungen. Diese werden nicht aus Outlook entfernt. Wenn Sie einen solchen Termin erneut bearbeiten möchten, entfernen Sie das Erledigt-Kennzeichen.

Mit der Schaltfläche Übertragen können Sie, wenn Sie die notwendige Berechtigung (1066) besitzen oder Administrator sind, eine Erinnerung an einen Benutzer oder an eine Grup­pe übertragen. Wählen Sie dazu die betreffende Erinnerung aus dem Dar­stel­lungs­gitter aus. Über die Schaltfläche Übertragen öffnet sich dann je nach Auswahl die Benutzer- bzw. Gruppenliste. Aus diesen Listen wählen Sie anschließend den entsprechenden Benutzer bzw. die entsprechende Gruppe aus, an die Sie die Erinnerung übertragen möchten.

Über Zur Terminserie gelangen Sie über eine einzelne Erinnerung einer Terminserie zur vollständigen Terminserie. Wenn Sie die Terminserie ändern, insbesondere die Einstellungen im Register Terminserie, werden nach dem Speichern die zukünftigen Einzeltermine entsprechend der Änderungen neu erstellt.

Mit der Schaltfläche zum Dialog gelangen Sie in den jeweiligen Detaildialog, zu dem die Erinnerung angelegt wurde. Haben Sie also zum Beispiel eine Erinnerung oder einen Outlook-Termin zu einer Hausversammlung erstellt, wird damit die entsprechende Hausversammlung geöffnet.

Termine und Erinnerungen erstellen

Das Erinnerungsmodul ist in vielen Dialogen des d+ OM über die Schaltfläche an­ge­bunden. Diese finden Sie immer neben Feldern, in denen ein Datum eingegeben werden muss. Ist das Feld nicht befüllt (also kein Datum eingetragen), ist es nicht möglich, eine Erinnerung zu er­stel­len. Außerdem kann über die Schaltfläche eine Erinnerungsvorlage erstellt werden (siehe Erinnerungsvorlage erstellen).

Es ist weiters möglich, eine Erinnerung oder eine Erinnerungsvorlage nicht nur aus den Dialogen des d+ OM sondern auch über die Erinnerungsliste (siehe Erinnerungsliste) bzw. die Vorlagenliste (siehe Vorlagenliste) zu erstellen. In beiden Fällen öffnet sich derselbe Dialog. Der Unterschied der beiden Erstellungsmöglichkeiten liegt nur in der Zuordnung zu einem Modul. Wird eine Erinnerung oder eine Erinnerungsvorlage aus einem Dialog des d+ OM erstellt, ist diese dem betreffenden Modul zugeordnet und mit bestimmten Daten aus dem Modul vorbefüllt, während bei der Erstellung einer Erinnerung oder einer Erinnerungsvorlage aus der jeweiligen Liste keine Modulzuordnung besteht.

Im Folgenden wird die Erstellung von Terminen und Erinnerungen mit Modulzuordnung Schritt für Schritt er­klärt. Als Beispiel dient der Termin einer Hausversammlung im Modul Event, wobei das Vorgehen in allen anderen Modulen des d+ OM analog ist.
Wie immer tragen Sie im Event den Termin für die Hausversammlung ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche für das Modul der Erinnerungen:

Es wird dann die Erinnerungsliste geöffnet. Bestehen zu diesem Datum bereits Termine und Erin­ne­rungen, werden diese ebenfalls in der Liste angezeigt. Außerdem erscheint in dem Fall neben den Schaltflächen im OM-Dialog ein Ausrufezeichen:.

In der Erinnerungsliste finden Sie alle Termine und Erinnerungen zu diesem Datum. Diese sind zu­nächst auf Ihren Benutzer eingeschränkt. Im Bereich über der Liste können Sie die Einschrän­kun­gen ändern. Mit Klick auf den Balken Suchkriterien werden die Einschränkungen zunächst einmal ein- bzw. ausgeblendet. Um Einschränkungen zu verwenden, haken Sie diese zunächst an und fü­gen Sie einen oder mehrere Benutzer mit Klick auf hinzu, stellen Sie ein Datum ein oder wählen Sie weitere Optio­nen. Ändern Sie die Suchkriterien, müssen Sie erneut auf Suchen oder Alle klicken, um die Ergeb­nismenge neu zu laden.

Bestehende Erinnerungen oder Termine können Sie mit Klick auf Detail oder Doppelklick bear­bei­ten oder mit Klick auf Löschen entfernen. Mit Klick auf Neu können Sie einen neuen Termin in Outlook, eine neue Erinnerung, eine Erinnerung aus einer Vorlage oder eine Terminserie erstellen.

Möchten Sie eine Erinnerung ohne Modulzuordnung erstellen, öffnen Sie die Erinnerungsliste aus dem Hauptmenü und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu im unteren Bereich des Dialogs. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen vCalender Outlook-Termin, eine neue Erinnerung, eine Erinnerung aus einer Vorlage oder eine Terminserie zu erstellen.

vCalendar Outlook Termin

Beim Erstellen eines Outlook-Termins können Sie das eingegebene Datum in Ihren Kalender expor­tieren. Hierfür wird ein Dialog geöffnet.

Hier können Sie auswählen, an wen die Erinnerung gehen soll. Zur Auswahl stehen entweder ein­zel­ne Benutzer oder eine ganze Benutzergruppe. Außerdem können Sie einen Betreff und eine Be­schreibung für den Termin eingeben. Die Beschreibung können Sie entweder im Eingabefeld oder mit Klick auf die Schaltfläche im Editorfenster eingeben. Erstellen Sie die Erinnerung aus einem Dialog des d+ OM, wird das Feld Modul befüllt und je nach Modul sind dann bereits bestimmte Informationen im Text enthalten, beim Event bei­spielsweise die Eventnummer, Objekt, Eventleiter und Termin. Außerdem wird beim Event auto­ma­tisch der Ort hinzugefügt, sofern Sie einen Veranstaltungsort eingegeben haben. Auch das Feld Eigenschaften wird automatisch befüllt. Der eigent­li­che Termin wird über die Felder Start- und Endzeit definiert. Diese Angaben werden aus dem Event übernommen und können nicht mehr geändert werden.

Außerdem können weitere Benutzer im Feld zusätzliche Empfänger ausgewählt werden, die eben­falls über einen Termin informiert werden sollten. Unabhängig von dieser Auswahl wird auch der Benutzer, der einen anderen vertritt, über einen Termin benachtrichtigt.

Mit der Schaltfläche zum Dialog in den Details der Erinnerung wird der zum Termin gehörende De­taildialog im d+ OM geöffnet, also in unserem Beispiel das Event. Erstellen Sie eine Erinnerung ohne Modulzuordnung, wird dieses Feld ausgegraut dargestellt.

Haben Sie alle Einstellungen getroffen, können Sie den Eintrag speichern. Dabei werden Sie ge­fragt, ob der Termin versendet werden soll. Das Versenden können Sie auch händisch über die Schalt­flä­che vCalender mit Outlook versenden erledigen. Alle gewählten Benutzer bekommen dann den Ter­min per E-Mail an die in den Benutzerdetails hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet. Er wird im *.ics-Format verschickt und kann dann in MS Office Outlook dem Kalender hinzugefügt werden.

Außerdem enthält die Beschreibung des Termins einen Link zum Detaildialog. Über diesen können Sie direkt aus Outlook zum jeweiligen Datensatz (in unserem Beispiel also zum Event) springen.

Wählen Sie den Termin oder die Erinnerung dazu in der Liste des Posteingangs aus, öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Punkt Domizil+ Dialog öffnen. Voraussetzung ist aber, dass d+ OM bereits läuft und Sie die neueste Version der MS Office AddIns (mindestens Version 3.36.32.0 bzw. 3.36.64.0) installiert haben.

Alle Sendeereignisse werden protokolliert und beim späteren Öffnen des Outlook-Termins aus der Erinnerungsliste im Register Historie angezeigt (siehe Termine und Erinnerungen ändern).

Erinnerung

Erstellen Sie eine neue Erinnerung, wird ein anderer Dialog geöffnet.

Grundsätzlich können Erinnerungen per SMS und/oder E-Mail versendet werden. Achtung: Eine Erinnerung per SMS kann nur erfolgen, wenn das kostenpflichtige SMS-Modul in Ihrem Unterneh­men aktiviert und eingerichtet ist. Sonst ist nur eine Erinnerung per E-Mail möglich. In dem Fall wird der Bereich Erinnerung per SMS im Dialog ausgeblendet.

Wählen Sie zunächst aus, an wen die Erinnerung gehen soll. Zur Auswahl stehen entweder einzel­ne Benutzer oder eine ganze Benutzergruppe. Außerdem können Sie eine Beschreibung für die Er­in­nerung eingeben. Dies können Sie entweder im Eingabefeld oder mit Klick auf die Schaltfläche im Editorfenster tun. Erstellen Sie die Erinnerung aus einem Dialog des d+ OM, wird das Feld Modul befüllt und je nach Modul sind dann bereits be­stimmte Informationen im Text enthalten, beim Event beispielsweise die Eventnummer, Ob­jekt und Termin. Außerdem wird beim Event automatisch der Ort hinzugefügt, sofern Sie einen Veranstaltungsort eingegeben haben. Sonst können Sie diesen per Hand eintragen. Auch das Feld Eigenschaften wird bei der Erstellung aus einem Dialog des d+ OM automatisch befüllt. Der ei­gentliche Termin wird ebenfalls aus dem d+ OM-Dialog (in unserem Beispiel also vom Event) übernommen und kann nicht mehr geändert werden.

Stellen Sie dann ein, wann die Erinnerung erfolgen soll. Sie können aus verschiedenen Optionen wählen, ob Sie Minuten, Stunden, Tage, Wochen oder Monate vorher erinnert werden möchten. Das ent­spre­chende Datum wird dann unter dem Auswahlfenster angezeigt. Wählen Sie den Eintrag "be­nutzerdefiniert" aus (ganz oben), können Sie den Zeitpunkt händisch eintragen. ACHTUNG! Eine Er­innerung kann nur VOR bzw. zum Termin erfolgen, nicht später. Bei einem ganztätigen Termin kann die Erinnerung bis zum Ende des Tages festgelegt werden.

Wählen Sie dann zunächst durch Setzen der Häkchen Aktiv, ob Sie per SMS und/oder E-Mail er­innert werden möchten. Geben Sie anschließend Handynummer und SMS-Text bzw. die E-Mail-Adresse(n) sowie Betreff und Text ein. Auch beim E-Mail-Text können Sie das Editorfenster zur Ein­gabe nutzen und auch hier werden bestimmte Informationen aus dem d+ OM (in unserem Beispiel vom Event) übernommen und eingetragen.

Außerdem können weitere Benutzer im Feld zusätzliche Empfänger ausgewählt werden, die eben­falls per E-Mail und/oder SMS eine Erinnerung erhalten sollen. Unabhängig von dieser Auswahl wird auch der Benutzer, der einen anderen vertritt, über eine Erinnerung benachtrichtigt.

Im Bereich Eigenschafte finden Sie alle verknüpften Datensätze zur Erinnerung.

Mit der Schaltfläche zum Dialog in den Details der Erinnerung wird der zur Erinnerung gehörende Detaildialog im d+ OM geöffnet, also in unserem Beispiel das Event. Erstellen Sie eine Erinnerung ohne Modulzuordnung, wird dieses Feld ausgegraut dargestellt.

Haben Sie alle Einstellungen getroffen, speichern Sie den Dialog mit den üblichen Schaltflächen. Die SMS bzw. E-Mail werden dann zum eingestellten Zeitpunkt versendet. Bitte beachten Sie: Ak­ti­vie­ren Sie sowohl E-Mail als auch SMS, erfolgen beide Erinnerungen zum gleichen Zeitpunkt. Möch­ten sie stattdessen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erinnert werden, müssen Sie zwei separate Erinnerungen erstellen.

Erhalten Sie die Erinnerung per E-Mail, enthält die Beschreibung der Erinnerung zusätzlich einen Link zum Detaildialog. Über diesen können Sie direkt aus Outlook zum jeweiligen Datensatz springen. Wählen Sie die Erinnerung dazu in der Liste des Post­ein­gangs aus, öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Punkt Domizil+ Dialog öffnen. Voraussetzung ist aber, dass d+ OM bereits läuft und Sie die neueste Version der MS Office AddIns (mindestens Version 3.36.32.0 bzw. 3.36.64.0) installiert haben.

Alle Sendeereignisse werden protokolliert und beim späteren Öffnen der Erinnerung im Register Historie angezeigt (siehe Termine und Erinnerungen ändern).

Erinnerung aus Vorlage

Erstellen Sie eine Erinnerung aus einer Vorlage, erscheint zunächst ein Dialog zur Auswahl der Erinnerungsvorlage:

Wenn Sie eine Erinnerungsvorlage aus einem Modul des d+ OM erstellen, werden hier nur Vorlagen des betreffenden Moduls oder Vorlagen ohne Modulzuordnung angezeigt. Beim Erstellen über die Erinnerungsliste hingegen werden alle Erinnerungsvorlagen angezeigt.

In diesem Dialog können Sie dann die gewünschte Vorlage mittels Doppelklick oder Markieren und Klick auf den grünen Haken rechts unten auswählen. Außerdem können Sie die Vorlagenliste über den oberen Bereich filtern bzw. eine Suche nutzen.

Anschließend öffnet sich je nach Auswahl der Vorlage der jeweilige Dialog für die Erstellung eines Outlook-Termins (siehe vCalendar Outlook Termin), einer Erinnerung (siehe Erinnerung) oder einer Terminserie (siehe Terminserie), wobei nun einige Felder schon mit Informationen aus der Vorlage befüllt sind. Ergänzen Sie die fehlenden Informationen in der Vorgehensweise der Erstellung oder nehmen Sie entsprechende Änderungen vor und speichern Sie die Erinnerung. Diese wird schließlich in der Erinnerungsliste angezeigt.

Terminserie

Mit Hilfe von Terminserien lassen sich wiederkehrende Termine festlegen und dafür regelmäßige Erinnerungen erstellen.

Um eine Terminserie zu erstellen, klicken Sie auf Neu - Terminserie. Danach öffnet sich derselbe Dialog wie bei der Erstellung einer Erinnerung, nur dass der Dialog Terminserie noch ein zusätzliches Register Terminserie beinhaltet. Im Register Einstellungen werden dieselben Einstellungen wie bei einer Erinnerung getroffen. Es ist hier nur zusätzlich die Checkbox Terminserie markiert.

Im Register Terminserie werden dann genauere Einstellungen vorgenommen. Es besteht die Möglichkeit, im oberen Bereich das Serienmuster auszuwählen (täglich, wöchentlich etc.) und im unteren Bereich die Seriendauer (Beginn und Ende). Das heißt, dass Sie je nach Einstellung öfter benachrichtigt werden (es wird z.B. jeden Montag eine Erinnerung durchgeführt).

In der Erinnerungsliste werden nur die durchgeführten Erinnerungen dieser Serie angezeigt, die Anzeige der Terminserie selbst können Sie über die Suchkriterien - Optionen wählen (nur Terminserien Erinnerungen anzeigen).

Vorlagenliste

Über das Menü Administration (Menüpunkt Erinnerungen) bzw. über das Menü Einstellungen (Me­nü­punkt Erinnerungen) können Sie eine Liste der Erinnerungsvorlagen öffnen. Beim Öffnen über das Administrationsmenü werden alle Erinnerungsvorlagen angezeigt, wohingegen beim Öffnen über das Einstellungsmenü nur Vorlagen des aktuellen Benutzers bzw. Vorlagen ohne definierten Benutzer angezeigt werden. Außerdem können Sie diese Liste über den oberen Bereich filtern bzw. eine Suche nutzen.

Mit Klick auf die jeweiligen Schaltflächen können Sie die markierte Vorlage bearbeiten (Detail) oder löschen. Über Neu haben Sie drei Möglichkeiten, eine neue Vorlage zu erstellen (siehe Erinnerungsvorlage erstellen).

Mit Aktualisieren wird die Datenmenge neu geladen.

Erinnerungsvorlage erstellen

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungsvorlagen mit oder ohne Modulzuordnungen zu erstellen. Über die Schaltflächekönnen Sie aus vielen Dialogen des d+ OM eine Vorlage erstellen, die dann aber auf dieses Modul des d+ OM einge­schränkt ist (Feld Modul im Vor­lagendialog befüllt), also nur als Vorlage für dieses Modul dient. Über die Vorlagenliste hingegen können Sie eine Erinnerungsvorlage ohne Modulzuordnung erstellen, die in allen Modulen genutzt werden kann.

vCalendar Outlook Vorlage

Bei der Erstellung einer vCalendar Outlook Vorlage erscheint ein ähnlicher Dialog wie bei der Erstellung eines vCalendar Outlook Termins. Hier müssen Sie der Vorlage zunächst einen Namen geben. Ohne Eingabe eines Namens kann die Vorlage nicht gespeichert werden. Alle anderen Eingaben sind nicht zwingend notwendig.

Die Auswahl im Feld Modul steht nur zur Verfügung, wenn man die Vorlage aus einem Dialog des d+ OM (z.B. Event) erstellt. Erstellt man eine Vorlage aus der Vorlagenliste (über das Einstellungs- oder Administrationsmenü), steht hier kein Modul zur Auswahl, da dieses Feld immer vom entsprechenden Dialog befüllt wird. Anschließend können Sie einen Mandanten und einen Organisator auswählen und bestimmen, an wen die Erinnerung gehen sollte. Wählen Sie dazu einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Außerdem können Sie noch einen Betreff, eine Beschreibung und einen Ort eingeben und einen zusätzlichen Erinnerungsempfänger durch Klick auf das grüne Plus aus der Benutzerliste auswählen. Der Bereich Bearbeitung enthält diverse Informationen und kann nicht bearbeitet werden.

Haben Sie alle notwendigen Daten eingegeben, speichern Sie die vCalendar Outlook Vorlage. Sie wird anschließend in der Vorlagenliste angezeigt.

Erinnerungsvorlage

Bei der Erstellung einer Erinnerungsvorlage erscheint ein ähnlicher Dialog wie bei der Erstellung einer Erinnerung. Hier müssen Sie der Vorlage zunächst einen Namen geben. Ohne Eingabe eines Namens kann die Vorlage nicht gespeichert werden. Außerdem sind zum Speichern die Eingabe einer Handynummer im Fall einer Erinnerung per SMS bzw. die Eingabe einer Empfängeradresse und eines Betreffs im Fall einer Erinnerung per Mail notwendig. Alle anderen Eingaben sind nicht zwingend notwendig.

Markieren Sie den Haken im Feld Terminserie, wird aus der Erinnerungsvorlage eine Terminserienvorlage und ein zweites Register Terminserie öffnet sich.

Die Auswahl im Feld Modul steht nur zur Verfügung, wenn man die Vorlage aus einem Dialog des d+ OM (z.B. Event) erstellt. Erstellt man eine Vorlage aus der Vorlagenliste (über das Einstellungs- oder Administrationsmenü), steht hier kein Modul zur Auswahl, da dieses Feld immer vom entsprechenden Dialog befüllt wird. Außerdem können Sie einen Mandanten und einen Organisator auswählen und bestimmen, an wen die Erinnerung gehen sollte. Wählen Sie dazu einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Außerdem können Sie noch eine einen Betreff, eine Beschreibung und einen Ort eingeben.

ACHTUNG! Wenn man in der Vorlage die Beschreibung bzw. den Betreff und den Mailtext leer lässt (oder rauslöscht), werden diese in einer neuen Erinnerung jeweils mit den Daten des aktuellen Datensatzes (z. B. einer Haftung) befüllt. Beim Beispiel der Haftung beinhaltet das Haftungsnummer, Objekt, sowie den Link zur Haftung.

In den weiteren Bereichen können Sie festlegen, ob die Erinnerung per SMS und/oder per Mail erfolgen sollte. Setzen Sie dazu den Haken im entsprechenden Feld. Neben den unbedingt notwendigen Eingaben zu Handynummer bzw. Empfängeradresse und Betreff können hier weitere Eingaben vorgenommen werden.

Wählen Sie einen zusätzlichen Empfänger durch Klick auf das grüne Plus aus der Benutzerliste aus und entfernen Sie ihn wieder über das rote Minus.

Der Bereich Bearbeitung enthält diverse Informationen und kann nicht bearbeitet werden.

Haben Sie alle notwendigen Daten eingegeben, speichern Sie die Erinnerungsvorlage. Sie wird anschließend in der Vorlagenliste angezeigt.

Terminserie Vorlage

Bei der Erstellung einer Terminserien-Vorlage erscheint ein ähnlicher Dialog wie bei der Erstellung einer Terminserie. Hier müssen Sie der Vorlage zunächst einen Namen geben. Ohne Eingabe eines Namens kann die Vorlage nicht gespeichert werden. Ebenfalls sind zu Speichern die Eingabe einer Handynummer im Fall einer Erinnerung per SMS bzw. die Eingabe einer Empfängeradresse und eines Betreffs im Fall einer Erinnerung per Mail notwendig. Alle anderen Eingaben sind nicht zwingend notwendig.

Entfernen Sie den Haken im Feld Terminserie, wird aus der Terminserienvorlage eine Erinnerungsvorlage und das zweite Register Terminserie schließt sich.

Nehmen Sie im ersten Register dieselben Einstellungen wie bei der Erstellung einer Terminserie und im Register Terminserie genauere Einstellungen bezüglich des Serienmusters und der Seriendauer vor.

Haben Sie alle notwendigen Daten eingegeben, speichern Sie die Terminserien-Vorlage. Sie wird anschließend in der Vorlagenliste angezeigt.

Termine und Erinnerungen ändern

Wird ein Datum, zu dem eine Erinnerung erstellt wurde, im d+ OM geändert (z.B. das Datum der Hausversammlung), erkennt das System beim Speichern des Datensatzes automatisch, dass es hierzu eine Erinnerung gibt und passt ggf. den Zeitpunkt der Erinnerung an. Dafür wird ein Dialog geöffnet. Je nach Einstellung, wann die Erinnerung erfolgen soll, wird der Zeitpunkt der Er­innerung angepasst. Lediglich bei benutzerdefinierten Zeitpunkten ist eine händische Korrektur not­wendig. Außerdem ist es möglich, durch Entfernen des Häkchens ganz vorn in jeder Zeile, eine Erinnerung nicht anzupassen. Mit Bestätigung der Eingaben durch Klick auf das grüne Häkchen rechts unten werden alle Zeitpunkte angepasst.

Außerdem werden Sendeereignisse protokolliert und beim späteren Öffnen des Outlook-Termins, der Erinnerung oder der Terminserie im Register Historie angezeigt. Hier werden auch Fehlermeldungen proto­kolliert, so dass Sie jederzeit nachvollziehen können, ob eine Erinnerung versendet wurde.

Berechtigungen

50359 Erinnerung
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die allgemeine Erinnerungsliste aus dem Hauptmenü aufrufen.

1060 Erinnerungen ändern
Benutzer dürfen mit diesem Recht Erinnerungen von anderen Benutzern ändern.

1061 Erinnerungen löschen
Benutzer dürfen mit diesem Recht Erinnerungen von anderen Benutzern löschen.

1066 Erinnerung übertragen
Benutzer dürfen mit diesem Recht Erinnerungen an einen Benutzer oder Gruppe übertragen.

1067 Erinnerungsvorlagen bearbeiten
Benutzer dürfen mit diesem Recht Erinnerungsvorlagen erstellen und bearbeiten.

1068 Erinnerungsvorlagen löschen
Benutzer dürfen mit diesem Recht Erinnerungsvorlagen löschen.

1070 Erinnerung Erledigt
Benutzer dürfen mit diesem Recht Erinnerungen manuell auf erledigt setzen.

1073 Erinnerung Start/Endzeit bearbeitbar
Mit dieser Berechtigung dürfen bei Erinnerungen die Start und Endzeit im Erinnerungsdialog geändert werden.

1680 3350.Menü Administration/Erinnerungen
1681 3351.Menü Administration/Erinnerungen/Erinnerungsliste
1682 3352.Menü Administration/Erinnerungen/Vorlagen
Mit diesen Rechten werden im Administrationsmenü die Menüpunkte Erinnerungen, Erinnerungsliste und Vorlagen angezeigt.

1720 4450.Menü Einstellungen/Erinnerungen
1721 4451.Menü Einstellungen/Erinnerungen/Erinnerungsliste
1722 4452.Menü Einstellungen/Erinnerungen/Vorlagen
Mit diesen Rechten werden im Einstellungsmenü die Menüpunkte Erinnerungen, Erinnerungsliste und Vorlagen angezeigt.

Globale Variablen & Konfigurationstabellen

Die Erinnerungen werden nicht über globale Variablen und Konfigurationstabellen gesteuert.