Schlussabnahme

Allgemein

Nach Beendigung von Sanierungs- und Bauarbeiten muss sichergestellt werden, dass die Leistung, die beauftragt wurde, auch hergestellt worden ist. Immer wieder wird festgestellt, dass einzelne Tei­le der gewünschten Leistung nicht in entsprechender Qualität hergestellt wurden. Dafür gibt es eine Schlussabnahme. Mit dem Gewährleistungs- und Mängelmodul bietet netFrame die Möglich­keit, Bau- und Gewähr­leistungsmängel zu erheben und deren Beseitigung zu verwalten. Dabei wird zwischen Einzel­män­geln, die inner­halb der Gewährleistungsfrist (normalerweise drei Jahre) auf­tre­ten, und Schluss­abnahmen mit so genannten Massenmängeln unterschieden. So ist es möglich, Män­gel zentral für alle an einer Baumaßnahme be­teiligten Gewerke und Unternehmen zu erfassen und zu verwalten. Ent­spre­chende Berichte sor­gen dafür, dass die festgestellten Mängel schnell und unkompliziert von den Bestandnehmern an die Kreditoren kommuniziert werden können.

Sie finden die jeweiligen Listen für Schlussabnahmen und Gewährleistungsmängel im Hauptmenü.

Die Schlussabnahmen sind nochmals in zwei Listen unterteilt, die sich von Ihrem Aufbau her nicht unterscheiden, aber verschiedene Daten enthalten. Es handelt sich um die Liste der Hausverwal­tung (Schlussabnahme Verwaltung), die vor allem Schlussabnahmen von Sanierungsarbeiten ent­hält, und um die Schlussabnahmen der Bauabteilung (Schlussabnahme Technik), die vor allem Neu­bauten betreffen. Welcher Liste welche Datensätze im Einzelnen zuzuordnen sind, ist unter­neh­mensintern zu regeln. Die Dialoge und deren Funktionsweise unterscheiden sich nicht. Außer­dem gibt es eine Übersicht über alle Baumängel, in der alle einzelnen Mängel von Schlussabnah­men aufgeführt sind.

Außerdem können Sie die Mängel und Schlussabnahmen eines Objekts auch über das Objektmenü erreichen. Die entsprechenden Listen sind dann auf das gewählte Objekt eingeschränkt.

Schlussabnahme

Schlussabnahme - Liste

Im Bereich Auftragswesen des Hauptmenüs steht das Modul Schlussabnahme zur Verfügung. Au­ßer­dem erreichen Sie eine Liste von Schlussabnahmen eines bestimmten Objekts über den Bereich Firmen im Objektmenü. Wie bereits erwähnt, wird inhaltlich zwischen den Schlussabnahmen der Tech­nik-/ Bauabteilung und der Abteilung Hausverwaltung unterschieden, die Funktionsweise der Dia­loge ist aber gleich. Welche Schlussabnahmen im Einzelnen in welcher Liste anzulegen ist, muss unternehmensintern geregelt werden.

Hier können Sie nun eine neue Schlussabnahme erfassen oder bestehende bearbeiten (Schalt­flä­che Detail) bzw. lö­schen. Sie gelangen so (außer beim Löschen) in die Schlussabnahmedetails.

Wenn Sie die Option auch erledigte anzeigen aktivieren, werden auch diese angezeigt. Außerdem ist es möglich, auch Schlussabnahmen von inaktiven Objekten anzuzeigen. Dafür ist es unter Um­stän­den nötig, die Suchkriterien durch Klick auf den blauen Balken über der Liste aufzu­klap­pen. Außerdem stehen Ihnen ein Filter und eine Suche zur Verfügung. Informationen zu deren Be­nut­zung finden Sie in der dazugehörigen Dokumentation.

Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben, wie die Erfassung und Abarbeitung einer Schlussab­nah­me in netFrame gemacht werden kann. Bitte beachten Sie aber, dass die Vorgehensweise, ins­besondere bei der Information von Bestandnehmern und Kreditoren, von Unternehmen zu Unter­neh­men anders sein kann.

Übersicht Baumängel

In der Übersicht über alle Baumängel sind alle Einzelmängel aufgelistet, die bei Schlussabnahmen erfasst wurden.

Hier können Sie nun bestehende Mängel bearbeiten bzw. lö­schen. Mit Doppelklick oder Klick auf bearbeiten gelangen Sie in die Mangeldetails (siehe Einzelmangel Details).

Über den Punkt Übersicht Bau­män­gel im Hauptmenü (Bereich Auftragswesen – Ausdrucke) kön­nen Sie dafür außerdem einen Bericht erstellen. Hierfür wird ein Parameterdialog geöffnet.

Im Parameterdialog gibt es verschiedene Einschränkungsmöglichkeiten. Um diese zu verwenden, haken Sie sie zu­nächst an und machen Sie dann die Einschränkung wie folgt:

• Einschränkung nach Funktionsträger (Bauleitung): Hier können Sie auf eine selbst gewählte Funktion und deren Funktionsträger einschränken. Die Funktion wird in der globalen Va­ria­ble 10820 GLOBAL_MASSENMANGEL_FUNKTION_SB_SCHLUSSABNAHME festgelegt und de­ren Bezeichnung und Nummer wird dann in diesem Bereich eingeblendet. Haken Sie dann den oder die gewünschten Funktionsträger an. Voraussetzung ist natürlich, dass die Funk­tionsträger auch mit der entsprechenden Funktion in der Schlussabnahme hinterlegt sind (Register Funktionen).

• Einschränkung nach Arbeiten: Hier können Sie auf bestimmte Arbeiten einschränken, die den Schlussabnahmen zugeordnet sind, indem Sie diese anhaken.

• Einschränkung nach Objekten: Hier können Sie auf bestimmte Objekte einschränken, die den Schlussabnahmen zugeordnet sind, indem Sie diese anhaken.

• Einschränkung nach Schlussabnahmen: Hier können Sie auf bestimmte Schlussabnahmen ein­schränken, indem Sie diese anhaken.

• Einschränkung nach Einheiten: Hier können Sie auf bestimmte Einheiten einschränken, die den Mängeln zugeordnet sind, indem Sie diese anhaken.

• Einschränkung nach Firmen: Hier können Sie auf bestimmte Firmen einschränken, die den Mängeln zugeordnet sind, indem Sie diese anhaken.

• Einschränkung nach Status: Wählen Sie hier, ob Sie nur offene, erledigte oder alle Mängel im Bericht sehen wollen.

• Einschränkung nach Meldedatum: Geben Sie hier einen bestimmten Datumsbereich für das Meldedatum des Mangels an, der berücksichtigt werden soll.

• Einschränkung nach Behebungsfrist: Geben Sie hier einen bestimmten Datumsbereich für die Behebungsfrist des Mangels an, der berücksichtigt werden soll.

• Einschränkung nach Nachfrist 1: Geben Sie hier einen bestimmten Datumsbereich für die erste Nachfrist des Mangels an, der berücksichtigt werden soll.

• Einschränkung nach Nachfrist 2: Geben Sie hier einen bestimmten Datumsbereich für die zweite Nachfrist des Mangels an, der berücksichtigt werden soll.

• Sortierung: Legen Sie hier die Sortierung des Berichts fest.

Haben Sie alle Einstellungen getroffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung. Über die Schaltflächen in der Fußzeile können Sie den Bericht direkt drucken, in der Vorschau an­sehen oder als PDF-Datei ausgeben. In der Vorschau haben Sie neben dem Drucken und Spei­chern in verschiedenen Formaten auch noch die Möglichkeit, den Bericht per E-Mail zu versenden oder im DMS abzulegen.

Schlussabnahme - Details

Grunddaten erfassen

Um eine neue Schlussabnahme anzulegen, klicken Sie die Schaltfläche Neu in der Liste an. Da­rauf­hin wird der Detaildialog zur Schlussabnahme geöffnet. Er besteht aus fünf Registern. Der erste ent­hält zunächst allgemeine Daten zur Schlussabnahme:

In diesem ersten Register werden das Objekt und ggf. eine Arbeit ausgewählt und die Beschrei­bung der Schluss­ab­nahme eingegeben. Diese Beschreibung wird auch auf den zur Verfügung ste­henden Berichten angedruckt. Durch Auswahl des Objektes werden gleichzeitig die Bestand­neh­mer des Objektes im Register Personen / Tops geladen. Die Kategorie kann über die Status al­ler Art (Grundeinstellungen - OM Allgemein), Tabelle Massenmangel, Grup­pe Kategorie gewartet wer­den und in die einzelnen Mängel übernommen. Hiermit können Sie beispielsweise die ver­schie­de­nen Stufen einer Schlussabnahme abbilden, also zum Beispiel zunächst Mängel für die Vor­abnah­me erfassen und später weitere Mängel für Schluss- oder Garantieabnahmen. Durch die jeweilige Zuordnung der Kategorie zu den neu erfassten Mängeln können Sie die zeitliche Abfolge abbilden und müssen nicht für jede Stufe eine eigene Schlussabnahme erfassen. Es ist aber auch möglich, die Kategorien anders zu nutzen.

Es folgen Angaben zur Bau-Übergabe und dem daraus resultierenden Ende der Gewährleistung. Mit Klick auf die Taschenrechnerschaltfläche können Sie dieses Datum automatisch ein­tragen las­sen, es ist aber auch möglich ein anderes Datum manuell einzugeben.

Über die Schaltfläche können zum jeweiligen Datum Erinnerungen angelegt werden. Über die globale Variable GLOBAL_MANGEL_ERLEDIGT_ERINNERUNG_INAKTIV (Nr. 35120) kann zudem festgelegt werden, ob Erinnerungen zu erledigten Mängeln per E-Mail bzw. SMS verschickt werden sollen oder nicht.

Die Daten in den Bereichen Meldung durch Bestandnehmer, Begehung und Behebung können in den Berichten sowie in den Serienbriefvorlagen für die Aussendung an die betroffenen Firmen bzw. Bestandnehmer verwendet werden. Die Behebungsfrist für die Schlussabnahme kann mit Hilfe der globalen Variable GLOBAL_SCHLUSSABNAHME_BEHEBUNGSFRIST_TAGE vordefiniert werden. Außerdem können die Daten der Behebungsfristen mit Klick auf auf alle Mängel der gleichen Kategorie wie in der Schlussabnahme oder nur auf of­fene Einzelmängel übertragen wer­den. Schließlich können Sie das Datum der Technischen Abnah­me erfassen. Ist in der Schluss­ab­nah­me im Register Allgemein eine Behebungsfrist eingegeben, so wird diese bei der Erstellung eines Mangels in der Schlussabnahme in das Feld Behebungsfrist über­nommen. Ist jedoch im Re­gister Allgemein keine Behebungsfrist hinterlegt, wird auf das Mel­dedatum des Mangels und die eingestellte Behebungsfrist in Tagen aus der Globalen Variable GLOBAL_MANGEL_BEHEBUNGS­FRIST _TAGE zurückgegriffen, um die Behebungsfrist zu berechnen.

Im letzten Register der Schlussabnahme können Funktionsträger erfasst werden. Dies können z.B. Sachbearbeiter oder andere zuständige Mitarbeiter sein. Außerdem kann über eine Konfi­gu­ra­tion (siehe Konfigurationstabellen) definiert werden, dass bestimmte Funktionen automatisch angelegt werden.

Kreditoren erfassen

Der nächste Schritt beim Anlegen einer Schlussabnahme ist die Auswahl der betreffenden Firmen bzw. Gewerke im zweiten Register.

Der Benutzer hat nun die Möglichkeit, beliebige Firmen für die Schlussabnahme hinzuzufügen, in­dem er auf die Schaltfläche Hinzufügen klickt. Dann wird die Firmenliste geöffnet und beliebig vie­le Firmen können ausgewählt werden. Achten Sie bei der Auswahl der Firmen auch auf das je­wei­lige Gewerk.

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, Firmen einer bestimmten Ausschreibung für die Schluss­ab­nahme heranzuziehen. Zu diesem Zweck müssen Sie die Schaltfläche Firmen holen anklicken. Da­rauf­hin wird die Ausschreibungsliste für das gewählte Objekt geöffnet und durch Doppelklick auf die gewünschte Ausschreibung werden alle Firmen in die Schlussabnahme übernommen, die bei der jeweiligen Ausschreibung den Auftrag erteilt bekamen. Selbstverständlich können Sie an­schlie­ßend per Klick auf Hinzufügen noch weitere Firmen hinzufügen.

Mit Klick auf Entfernen wird die gerade markierte Firma wieder aus dem Darstellungsgitter ent­fernt. Über zur Firma gelangen Sie zu den Kreditordetails.

Bestandnehmer informieren

Im nächsten Schritt werden die Bestandnehmer über die Schlussabnahme informiert. Dies kann ent­weder über eine gemeinsame Begehung geschehen oder ein Serienbrief fordert die Bestand­nehmer auf, aufgetretene Mängel an das Unternehmen zu melden. Dazu ist es erforderlich, in das Register Personen / Tops zu wechseln.

Sämtliche Bestandnehmer des Objekts wurden hier bereits vom System eingefügt. Je nach Einstel­lung der globalen Variable GLOBAL_MASSENMANGEL_BESTKZ (siehe Globale Variablen) können dies nur die Bestandnehmer bestimmter Bestandsarten sein. Außerdem können Sie über die Checkboxen auf der rechten Seite ausgezogene, zukünftige und inaktive Bestandnehmer oder die Bestandnehmer aller Verrechnungseinheiten anzeigen. Beachten Sie aber, dass Einheiten dadurch mehrfach ange­zeigt werden (einmal pro Bestandsverhältnis).

Weiterhin können Sie Einheiten ausschließen. Markieren Sie diese dazu und klicken Sie auf die ent­spre­chende Schaltfläche. Die Einheiten werden dann in das Register Ausgeschlossene Einheiten ver­schoben, von wo aus sie auf die gleiche Weise mithilfe der Schaltfläche Einheit einbeziehen wie­der zurück verschoben werden können.

Wenn Sie noch weitere Personen hinzufügen möch­ten, müssen Sie die Checkbox Manuelle Erfas­sung von Personen akti­vie­ren. Es erscheinen dann drei weitere Schaltflächen zum Erfassen, Be­ar­beiten und Entfernen der ex­ternen Personen. Bitte beachten Sie, dass die­se Personen nicht aus der Personenliste aus­wähl­bar sind, sondern in einem Dialog nur für die geöffnete Schlussabnahme er­fasst werden.

Wenn alle Personen erfasst sind, können Sie nun über die Schaltfläche Dokumente eine vorberei­te­te Serienbriefvorlage wählen und einen Serienbrief an alle Bestandnehmer verfassen. Dessen In­halt (Information über Begehung, Aufforderung zur Meldung von Mängeln, o.ä.) muss im Einzel­nen vom Wohnbauunternehmen festgelegt werden. Wie die Vorlagen genutzt bzw. angelegt wer­den, entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Serienbrief- und Vorlagensystem.

Bitte beachten Sie: Zu den manuell hinzugefügten Personen sind nur die eingegebenen Daten vor­handen (Top, Name, Adresse). Das heißt, bestimmte Datenfelder ihrer Vorlagen (zum Beispiel die Anrede, etc.) können in dem Fall nicht befüllt werden. Bitte prüfen Sie solche Serienbriefe also vor der Aussendung und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor.

Nachdem die Bestandnehmer informiert wurden, dass Sie Mängel für die Schlussabnahme melden sollen, erfolgt die Erfassung der Mängel.

Mängel erfassen

Sobald die ersten Mängelmeldungen eintreffen, müssen diese im Register Personen / Tops erfasst werden. Wählen Sie den gewünschten Bestandnehmer im Darstellungsgitter und klicken Sie auf die Schaltfläche Mangel erfassen. Der Eintrag „ALLGEMEINE MÄNGEL“ wird immer automatisch hinzugefügt. Hier werden solche Mängel erfasst, die nicht einer Person bzw. Einheit zugeordnet werden können. Al­ternativ können Sie auch doppelt auf den entsprechenden Eintrag (Person oder allgemeiner Man­gel) klicken, um Mängel zu erfassen.

Im erscheinenden Dialog werden Mängel für einen Bestandnehmer (oder allgemeine Mängel, z.B. im Treppenhaus) erfasst. Dieser steht mit seinen Kontaktdaten im Titel des Dialogs. Um einen Man­gel zu erfassen, wählen Sie das Gewerk und die gewünschte Firma aus und erstellen Sie einen Mangel mit Klick auf das Plus daneben. Beim Anlegen eines Einzelmangels aus einer Schlussabnahme kann das Gewerk, falls erforderlich, direkt in diesem Dialog angepasst werden, ohne den neu angelegten Mangel noch einmal öffnen zu müssen. Der Mangel bekommt dann automatisch eine Nummer und in der Spalte Be­zeich­nung können Sie den Mangel näher beschreiben. Für längere Texte steht auch noch die Spal­te Anmerkung zur Verfügung. Die Angaben über die Meldung werden aus dem Bereich über der Fir­­menliste übernommen. Hier sind als Voreinstellung bereits der Bestandneh­mer und das aktuelle Datum hinterlegt. Sie können diese entweder vor der Anlage eines neuen Mangels anpassen oder nachträglich in der entsprechenden Spalte anpassen. Wollen Sie mehrere Mängel erfassen, die alle am gleichen Datum von der gleichen Person gemeldet wurden, ist es günstiger, diese Daten einmal oben einzugeben und diese dann bei der Neuanlage einfach für die Mängel zu übernehmen.

Die Behebungsfrist und Kategorie werden aus der Schlussabnahme übernommen, sofern dort eine eingetragen wurde. Auch einen Bereich können Sie angeben. Die Be­reiche (z.B. Zimmer) werden im Ausstattungskatalog in einer ei­genen Gruppe angelegt. Diese Gruppe muss in der globalen Va­ria­ble GLOBAL_MANGEL_BEREICH_AUSSTKATALOG hinterlegt werden. Ist diese globale Variable nicht befüllt, wird die Spalte Bereich ausgeblendet.

Haben Sie alle Mängel eines Bestandnehmers erfasst, können Sie den Dialog über speichern und schließen und Mängel für andere Bestandnehmer erfassen.

In der Bestandnehmerliste der Schluss­abnah­me se­hen Sie dann für jeden Bestandnehmer die An­zahl der er­fassten Mängel und wie vie­le davon bereits erledigt wurden. Außerdem tauchen alle Mängel im Register Mangelübersicht der Schlussabnahmendetails auf. Auch hier können Sie in der Liste sehen, ob ein Mangel bereits erledigt wurde und wenn ja, wann.

Nun können Sie per Doppelklick bzw. Klick auf Bearbeiten weitere Informationen zum Mangel er­fas­sen. Es wird dafür der Dialog Einzelmangel geöffnet (siehe Seite 21ff.) und die vorhandenen Da­ten entsprechend in die Felder eingetragen, also zum Beispiel die Verknüpfungen zum Objekt und zur Einheit (außer bei allgemeinen Mängeln), die Bezeichnung und die Behebungsfrist. Im Dialog Ein­zelmangel können Sie gegebenenfalls noch weitere Informationen erfassen. Schließ­lich wird hier erfasst, wann der Mangel behoben wurde und als erledigt gilt. Dies kann aber auch direkt in der Liste Mangelübersicht durch einmaligen Klick in die Spalte erledigt gemacht werden (Erledi­gungs­datum ist dann das aktuelle Datum). Voraussetzung ist, dass der Benutzer die Berechtigung zum Bearbeiten von Schlussabnahmen hat und die Schlussabnahme nicht erledigt ist. Sind Er­mah­nungen nötig, weil der Mangel nach ge­setz­ter Frist noch nicht be­hoben wurde, finden Sie ent­spre­chen­de Ermahnungsschreiben im Dialog Ein­zelmangel oder über das Serienbriefmodul.

Mit den weiteren Schaltflächen in der Mangelübersicht können Sie einen Mangel zu einem ande­ren Bestandnehmer kopieren oder entfernen. Außerdem ist es möglich, ein Ticket zu erstellen, so­fern das Ticketing in Ihrem Unternehmen in Verwendung ist. Ist ein Mangel mit einem Ticket ver­knüpft, werden die Status beider synchronisiert. Setzen Sie den Mangel also hier auf erledigt, wird auch das Ticket als erledigt gekennzeichnet. Auf die gleiche Weise wird ein Ticket wieder eröffnet, wenn Sie einen erledigten Mangel durch entfernen des Häkchens erledigt wieder eröffnen. Wei­ter­hin können Sie die Firma für den Mangel än­dern. Dazu wird die Liste der zugeordneten Firmen geöffnet und Sie müssen die gewünschte Firma per Doppelklick auswählen.

Meldung an Kreditoren und Behebung

Zur Meldung der Mängel an Kreditoren gibt es zwei Varianten. Zum einen können Sie in den De­tails der Schlussabnahme eine Män­gel­liste ausdrucken (Schaltfläche Berichte - Mängelliste). Diese enthält Platz für Unterschriften, die die Firmen von den Bestandnehmern für die Behebung sammeln. Dazu muss die globale Variable GLOBAL_MASSENMANGEL_BARCODENUMBERRANGE befüllt sein. Dann erscheint in der Schaltfläche Be­rich­te der wei­tere Bericht "Mängelliste (Unterschriften)". Im dazu gehörenden Parameterdialog können Sie die Mängel auf erledigte oder offene einschränken oder nur die Mängel bestimmter Firmen oder Ein­heiten drucken. Wenn die Unterschriftenlisten dann unterzeichnet von den Kreditoren re­tourniert werden, ist über die Barcodeerkennung des Scanclients eine Zuordnung zu den beste­hen­den Containern möglich und die Listen werden automatisch richtig abgelegt.

Im Parameterdialog dieses Berichts können Sie auswählen, ob entweder alle Mängel oder nur die noch offenen bzw. erledigten Mängel aufgeführt und ob diese nach Kreditor, Gewerk oder Einheit sortiert werden sollen. Außerdem können Sie die Liste auf Mängel eines bestimmten Melde­da­tums einschränken. TOP, Bestandnehmer und die Tele­fonnummer des Bestandnehmers sind na­türlich ebenfalls in den Standardberichten enthalten. Mit Auswahl der Checkbox Details andrucken werden weitere Informationen zur Schlussabnahme auf dem Bericht angedruckt. Außerdem kön­nen Sie nur die Mängel eines bestimmten Bereichs andrucken. Mit Klick auf Vorschau wird der Bericht angezeigt, wobei für jede Firma und Ein­heit eine neue Seite mit einem eigenen Barcode verwendet wird.

Die zweite Variante zur Meldung der Mängel an die Kreditoren können Sie ebenfalls über die Schalt­fläche Berichte aufrufen, mit der Auswahl offene Mängel. Hierbei wird für jeden Mangel ein eigenes Schreiben erstellt und dies wird dann auch im Einzelmangeldialog entsprechend vermerkt.

Es werden in einer Liste alle offenen Mängel angezeigt und Sie können für die gewünschten per Klick auf Berichte eine Aufforderung zur Mängelbehebung erstellen. Achtung! Markieren Sie dafür die gewünschten Mängel in der Liste (Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste). Die Aufforderung zur Mängel­be­hebung wird mit einem Barcode verse­hen, der der Mangelnummer entspricht. In der Vorschau sehen Sie exemplarisch ein solches Schrei­ben für den ersten Mangel. Klicken Sie auf die Druck-Option, werden die Schreiben für je­den markierten Mangel erstellt und an Ihren Standarddrucker gesendet. Anschließend wird ein DMS-Fenster geöffnet, in dem Sie die Schreiben einchecken kön­nen. Beim E-Mail-Versand gibt es zusätzlich die Option, „inkl. Dokumente“. Dabei werden je nach Einstellung der globalen Variable GLOBAL_AUFFORDERUNG_
MANGELBEHEBUNG_EMAIL_ANHANG zusätzlich alle Dokumente, die am Mangel und/oder an einem dazugehörigen Ticket hängen, mitgeschickt. Des Weiteren kann in der globalen Variable GLOBAL_MANGEL_EMAIL_FUNKTIONSTRAEGER (Nr. 34060) eine Funktionsnummer definiert werden. Sollte eine Firma eine Person mit dieser Funktion zugeordnet haben, wird die E‑Mail‑Adresse dieses Funktionsträgers herangezogen anstatt die E-Mail‑Adresse des Kreditors. Später können die unterschriebenen For­mu­lare dann über die Barcode-Automatik im Scan­client wieder eingescannt werden. Damit wird der Mangel und, sollte es ein Ticket zum Mangel geben, auch dieses Ticket als erledigt markiert. Wurde das Schreiben erfolgreich gedruckt/versendet, wird das Druckdatum in der entsprechenden Spalte hinterlegt. Über Druckdatum löschen ist es jedoch möglich, dieses Druckdatum wieder zu entfernen, falls dieses irrtümlich gesetzt wurde.

Wenn Mängel behoben wurden, können Sie außerdem im Register Mangelübersicht des Dialogs Schluss­abnahme das Kennzeichen der Spalte erledigt auf setzen (einfacher Linksklick). Es wird dann das aktuelle Datum automatisch als Erledigungsdatum eingetragen. Alternativ dazu können Sie die Erledi­gung auch im Dialog Einzelmangel kennzeichnen und das entsprechende Datum ein­tragen (siehe Seite 21ff.). Gibt es zu einem Mangel ein Ticket und der Mangel wird von einem Be­nutzer als erledigt markiert, wird dies auch im Hintergrund vom System mit dem Ticket gemacht. Andersherum wird auch der Mangel vom System als erledigt gekennzeichnet, wenn das dazuge­hö­rige Ticket vom Benutzer auf erledigt gesetzt wird.

Gewährleistung und Einzelmangel

Einzelmängel werden über die Gewährleistungsliste des Haupt- bzw. Objektmenüs erfasst. Einzel­mängel sind solche Mängel, die innerhalb der Gewährleistungsfrist nach einer Sanierungs- oder Bau­maßnahme auftauchen. Bei unbeweglichen Sachen beträgt die Gewährleistungsfrist drei Jahre, was nicht nur beim Kauf, sondern auch bei Arbeiten an solchen Sachen der Fall ist, z. B. bei Mau­rer-, Spengler- oder Bodenlegearbeiten. Die Gewährleistungsfrist beginnt mit der vollständigen Ab­lieferung der Sache, was bei Bauobjekten in der Regel der Zeitpunkt der förmlichen Übergabe des Objekts ist.

Gewährleistungsliste

In der Gewährleistungsliste finden Sie Einzelmängel. Zur besseren Übersicht wird die Anmerkung zu einem Mangel im unteren Bereich des Fensters angezeigt, sobald Sie einen solchen markiert haben.

Zusätzlich können Sie über die Suchkriterien (blauer Balken über der Liste) einige Einschränkungen und Erweiterungen für die Suche festlegen. Dafür ist es unter Umständen nötig, die Suchkriterien durch einfachen Klick auf den blauen Balken über der Liste aufzuklappen. So können Sie auch Män­gel der Schluss­abnahmen (so genannte Massenmängel) und erledigte Mängel anzeigen. Au­ßer­dem ist es möglich, auch Mängel von inaktiven Objekten anzuzeigen. Weiterhin können Sie auf ein bestimmtes Objekt oder auf Funktionsträger einschränken, also z.B. nur die Mängel eines be­stimmten Hausverwalters anzeigen lassen. Dazu müs­sen Sie zunächst die entsprechende Funk­tion aktivieren und können dann ein Objekt und bis zu drei Funktionsträger ein­blenden. Wählen Sie dafür mit Klick auf ein Objekt bzw. eine Funktion aus (z.B. den Hausver­walter). Laden Sie nun die Liste neu (Klick auf Alle oder Suchen). Die jeweiligen Träger der gewähl­ten Funktion (in un­serem Beispiel also die Haus­verwalter) werden dann in der Spalte Funktions­trä­ger in der Mangel­liste mit angezeigt. Sind meh­rere Träger der glei­chen Funktion bei einem Mangel vorhanden, wird dieser Mangel entsprechend mehrfach in der Liste angezeigt, jeweils mit einem der Funktions­trä­ger. Nun können Sie Funktions­träger schnell über­blicken, aber auch einen Filter auf diese Spalte le­gen und nur noch die Mängel bestimmter Haus­verwalter anzeigen. Bitte beach­ten Sie aber, dass es sich um Funktionsträger beim Mangel han­deln muss. Über die Konfiguration für das automa­ti­sche Ziehen von Funktionsträgern (siehe Konfigurationstabellen) können Sie einstellen, dass be­stimm­te Funk­tions­träger bei Anlage eines Mangels vom Ob­jekt übernommen werden.

Sie können die Liste weiterhin nach verschiedenen Kriterien durchsuchen und filtern (siehe Doku­men­tation zur Suche und Filter).

Außerdem werden in der Spalte „Status“ Symbole angezeigt, die den Erledigungsstatus verdeut­li­chen sollen. Ein grünes Häkchen an dieser Stelle steht für einen erledigten Mangel und ein blaues Fra­gezeichen bekommen alle Mängel ohne Erledigungsfristen. Ist die Behebungsfrist oder eine der Nachfristen eines offenen Mangels noch nicht überschritten, wird ein gelber Blitz angezeigt. Ein rotes Ausrufezeichen steht für offene Mängel, bei denen sowohl Behebungs- als auch Nachfristen über­schrit­ten sind. Zur besseren Übersicht bei der Abarbeitung der Mängel können Sie nach der Spalte „Status“ sortieren.

Unter der Liste finden Sie verschiedene Schaltflächen. Damit können Sie neue Mängel anlegen oder bestehende bearbeiten bzw. löschen. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Datenmenge neu geladen. Über Berichte können Sie eine Mängelliste erstellen, ähnlich der in der Schlussabnahme (siehe Seite 19). Wenn Sie zuvor bestimmte Mängel markieren, werden nur diese für den Bericht berücksichtigt, ansonsten wird die komplette Datenmenge im Bericht dargestellt. Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche Berichte - gewählte Datenmenge alle in der Liste markierten Einzelmängel sofort als Bericht darstellen.

Die Details zu einem Mangel werden in den Mangeldetails erfasst. Legen Sie dafür entweder einen neuen Datensatz an oder klicken Sie doppelt auf einen bestehenden Eintrag bzw. markieren Sie die­sen und klicken Sie auf Bearbeiten.

Einzelmangel - Details

Hier können Sie alle Daten zur Meldung und Behebung eines Mangels hinterlegen.

Bereich Allgemein

Zunächst finden Sie hier die vom System automatisch vergebene Nummer. Dann können Sie eine Be­zeichnung eingeben. Häufig auftretende Mängel können in den Status aller Art (Tabelle Massen­man­gel, Gruppe Standardmangel) erfasst und dann in diesem Feld ausgewählt werden. Wählen Sie dann den Bereich aus. Die Be­reiche (z.B. Zimmer) werden aus einem Dropdown‑Menü ausgewählt. Darunter gibt es das Feld Zusatz, wo man Ergänzungen zum Bereich schreiben kann. Dieses Feld wird auch in der Liste angezeigt. Die Bereiche werden im Ausstattungskatalog in einer ei­genen Gruppe angelegt. Diese Gruppe muss in der globalen Varia­ble GLOBAL_MANGEL_BEREICH_
AUSSTKATALOG hinterlegt werden. Steht dort nichts, wird der Be­reich ausgeblendet. Im Feld Zim­mer können Sie für Objekte wie Krankenhäuser, Altenheime etc. eine Zimmernummer hinterlegen, in der ein Mangel vorkommt. Die hier gemachten Eingaben werden automatisch gespeichert und ste­hen als Auswahl zur Verfügung. Die Auswahlliste muss also nicht durch Status aller Art befüllt wer­den. Das Feld ist aber nur sichtbar, wenn die globale Variable GLOBAL_MANGEL_ZIMMER den Wert 1 hat. Das Feld Kategorie wird von der Schlussabnahme befüllt und wird bei Einzelmängeln ohne Verbindung zu einer Schlussabnahme ausgeblendet. Ist ein Man­gel erledigt, wird die ent­spre­chen­de Box angehakt und das Erle­di­gungsdatum eingetragen.

Bereich Zuordnungen

Es folgen die Zuordnungen. Wenn Sie einen Mangel über das Objekt­me­nü oder aus einer Schluss­ab­nahme anlegen, ist die Ver­knüp­fung zum Objekt (und ggf. zur Einheit) bereits hinterlegt. Ma­chen Sie weitere Verknüpfun­gen, wenn nötig, und wählen Sie das Gewerk und den Kreditor aus. Ist bereits ein Objekt zugeordnet, wird die Firmenliste auf die Firmen eingeschränkt, die beim zuge­ord­neten Objekt die Zusage bei Ausschreibungen bekommen haben. Beachten Sie bitte, dass im­mer ein Objekt zugeordnet sein muss, damit der Mangel gespeichert werden kann.

Bereiche Kündigungsinformationen und Informationen

Der Bereich Kündigungsinformationen erscheint nur, wenn der Mangel aus einer Kündigung he­raus erstellt wurde. Dann finden Sie hier die Kündigungsnummer und den Kündigenden. Mit Klick auf den grünen Pfeil gelangen Sie zur Kündigung. Unter Informationen sehen Sie, welcher Bericht wann gedruckt wurde und ob es zu diesem Mangel Vermerke oder Aufträge gibt.

Bereiche Meldung und Fristen

Die weiteren Bereiche enthalten Informationen zur Meldung des Mangels und zu den Behebungs­fristen. Sie können sowohl erfassen, wer den Mangel wann beim Wohnbauunternehmen angezeigt hat, als auch wann dieser dem Kreditor zur Behebung gemeldet wurde. Welche Fristen verwendet werden und wie lang diese sind, ist unternehmensintern zu regeln. Die Behebungsfrist kann dazu in der globalen Variable GLOBAL_MANGEL_BEHEBUNGSFRIST_TAGE festgelegt werden und wird dann vom Erfassungsdatum des Mangels ausgehend berechnet.

Schließlich können Sie im Feld An­merkun­gen noch weitere Informationen eingeben. Bitte beach­ten Sie aber, dass auch der Text im Anmer­kungsfeld auf den Berichten angedruckt wird.

Zur Meldung eines Mangels an den Kreditor stehen Ihnen in diesem Dialog mehrere Berichte zur Ver­fügung. Diese können zur Meldung, aber auch zur späteren Ermahnung genutzt werden, wenn ein Mangel nicht innerhalb der gesetzten Frist behoben wurde. Die Berichte können pro Unter­neh­men individuell angepasst werden. Bitte setzen Sie sich dafür mit uns in Verbindung. Die Berichte grei­fen auf bestimmte Daten dieses Dialogs zu. Um sicherzustellen, dass die Berichte korrekt aus­ge­füllt werden, sollten Sie daher möglichst alle Angaben machen und am besten spei­chern, bevor Sie einen Bericht öffnen. Nach Ausdruck der einzelnen Berichte stellt das System die Frage, ob der je­weilige Bericht erfolgreich gedruckt wurde. Wird diese Frage mit ja beantwortet, wird das ak­tu­el­le Datum und der Benutzer im Bereich Informationen neben dem je­weiligen Bericht auto­matisch eingetragen. So können Sie nachvollziehen, ob und wann die Kredi­toren über einen Man­gel in­for­miert wurden. Außerdem werden diese Daten auch verwendet, wenn Sie Erinnerungen und Mah­nungen an die Kreditoren schicken, falls ein Mangel nicht beho­ben wurde. Wenn Sie bei der Ab­fra­ge auf Nein klicken, werden keine Daten gespeichert.

Über die Schaltfläche können zum jeweiligen Datum Erinnerungen angelegt werden.

Weiterhin stehen dem Benutzer über Dokumente selbst erstellte Vorlagen zur Verfügung (siehe Be­nutzerhandbuch Dokumentvorlagen und Serienbriefe). Auch diese können für die Kommunika­tion mit dem Kreditor verwendet werden. Welche Schriftstücke genau verwendet werden, ist un­ter­nehmensintern festzulegen. Des Weiteren bietet die Schaltfläche Dokumente Zugriff auf das DMS bzw. Ihre Dateiablage. Bei installiertem Ticketing können Sie schließlich auch ein Ticket er­stellen oder einen Auftrag zur Beseitigung des Mangels anlegen.

Im zweiten Register können Sie Funktionsträger hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch zu Funktionen. Unter Umständen werden automatisch Funktionsträger hin­terlegt, wenn dies in der entsprechenden Konfiguration (siehe Konfigurationstabellen) so eingestellt wurde.

Im dritten Register dieses Dialogs können Sie alle DMS-Container sehen, die mit diesem Mangel be­schlagwortet wurden.

Einzelmangel Lasche DMS / Dokumente mitsenden

Hier können Sie auch die Ticketdokumente auflisten. Haken Sie dazu die Checkbox Auch Dokumente des Tickets anzeigen an.

Beim E-Mail-Versand aus dem Dialog „offene Mängel“ der Schlussabnahme gibt es zusätzlich die Option, „inkl. Dokumente“. Dabei werden je nach Einstellung der globalen Variable GLOBAL_AUFFORDERUNG_MANGELBEHEBUNG_EMAIL_ANHANG zusätzlich alle Dokumente, die am Mangel und/oder an einem dazugehörigen Ticket hängen, mitgeschickt. In dieser Lasche können Sie genau diese Dokumente sehen und prüfen. Wenn hier der Wert 4 eingetragen wird, wird bei einem Gewährleistungs- oder Einzelmangel die Lasche "Dokumente mitsenden" eingeblendet. In dieser kann der Sachbearbeiter, wie beim Schaden und beim Auftrag, einzelne Dokumente angeben, die bei der Aufforderung der Mängelbehebung mitgeschickt werden sollen.

Außerdem wird die Eigenschaft des Moduls nachbeschlagwortet, wenn Dokumente in dieser Lasche hinzugefügt werden. Nach dem CheckIn von neuen Dokumenten, nach dem Hinzufügen von bestehenden Dokumenten aus dem DMS und nach der Übernahme der Dokumente vom Ticket oder vom Mangel wird nun ein Datensatz für eine Nachbeschlagwortung der Eigenschaft des Moduls (Mangelnummer) erstellt. Wenn es die Eigenschaft im Container noch nicht gibt, wird diese Nachbeschlagwortung mit dem Job „Service DMS Job“ durchgeführt. ACHTUNG! Der Job „Service DMS Job“ muss aktiviert sein, damit diese Nachbeschlagwortung funktioniert.

Bei den Dokumenten wird auch die Größe angezeigt. Außerdem gibt es die globale Variable GLOBAL_ANHANG_MAX_GROESSE (Nr. 34260), bei der eine maximale Größe eingegeben werden kann. Wenn beim Hinzufügen eines Dokuments die Summe der Dateigrößen der Dokumente größer als diese maximale Größe, wird ein Warnhinweis angezeigt.

Berechtigungen

310003 Schlussabnahme Bau Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Liste der Schlussabnahme Bau einsehen.

310004 Schlussabnahme HV Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Liste der Schlussabnahme HV einsehen.

310000 Schlussabnahme Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer eine neue Schlussabnahme anlegen.

310001 Schussabnahme Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer eine bestehende Schlussabnahme bearbeiten.

310002 Schussabnahme Löschen
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer eine bestehende Schlussabnahme löschen.

260103 Mangel Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Übersicht der Mängel und die der Baumängel ein­se­hen. Außerdem darf er den Bericht für Baumängel drucken.

260100 Mangel Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer neue Mängel anlegen. Ohne diese Berechtigung ist die Schaltfläche 'Neu' in der Mängelliste ('Gewährleistung') und den Mangeldetails nicht aktiv.

260101 Mangel Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Mängel bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Man­geldetails zwar öffnen, aber die Schaltflächen 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Man­geldetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

260102 Mangel Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Mängel löschen. Ohne diese Berechtigung ist die Schalt­fläche 'Lö­schen' in der Mängelliste ('Gewährleistung') und den Mangeldetails nicht aktiv.

101122 automatischen Ziehen von Funktionsträgern (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle automatischen Ziehen von Funktionsträgern mit der Nummer 91500 ermöglicht.

Globale Variablen

841 GLOBAL_MASSENMANGEL_ERLEDIGT
Hier wird der Text für den Status erledigt im Modul Massenmangel bzw. Schlussabnahme hinter­legt.

920 GLOBAL_DAUER_GEWAEHRLEISTUNG
Hier wird hinterlegt, wie viele Jahre die Standard-Gewährleistung dauert. Folgende Daten sind davon betroffen: Schlussabnahme, Einzelmangel, Ausschreibung

2085 GLOBAL_SCAN_AUFTRAG_ERKENNEN
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob Aufträge beim ScanModul einzeln erkannt werden und in se­paraten Containern abgelegt werden sollen.
= 0 (Der Auftragsbarcode wird nicht als Barcode erkannt und kann ggf. zur Rechnung mitgescannt werden.)
= 1 (Der Auftragsbarcode wird erkannt und der Auftrag wird in einem eigenen Container abgelegt.)
= 2 (Der Auftragsbarcode wird nicht als Barcode erkannt und kann ggf. zur Rechnung mitgescannt wer­den. Handelt es sich beim Auftrag aber um eine Gewährleistung, welche eine Verbindung zum Man­gel/Ticket hat, dann wird sowohl das Ticket als auch der Mangel geschlossen.)
= 3 (Der Auftragsbarcode wird erkannt und die Auftragsnummer wird bei der vorher eingescann­ten Rechnung beim Container als Eigenschaft hinzugefügt.)

10270 GLOBAL_MANGEL_BEREICH_AUSSTKATALOG
Hier muss die Ausstattungsgruppe des Ausstattungskatalogs hinterlegt werden, in der die Wohn­bereiche erfasst sind. Ist nichts hinterlegt, wird das Feld Bereich in den Einzelmangeldetails nicht angezeigt.

10580 GLOBAL_AUFTRAG_ART_BEI_TICKET_MANGEL
Mit dieser globalen Variable kann bestimmt werden, mit welcher Auftragsart neue Aufträge aus Tickets und Mängeln angelegt werden. Ist der Wert leer, werden Aufträge mit der Standard­auftrags­art angelegt.

10650 GLOBAL_MANGEL_ZIMMER
Diese globale Variable steuert, ob das Feld "Zimmer" im Mangel angezeigt werden soll.
= 0 (nein)
= 1 (ja)

10780 GLOBAL_GARANTIEDAUER
Mit dieser globalen Variable kann die gesetzlich vorgegebene Garantiedauer in Jahren angegeben werden. Diese wird zur Berechnung des Endes der Gewährleistung in den Grunddaten der Schluss­abnahme verwendet.

10820 GLOBAL_MASSENMANGEL_FUNKTION_SB_SCHLUSSABNAHME
Mit dieser Variable wird festgelegt, welche Funktionsnummer der Sachbearbeiter für die Schluss­abnahmen hat. Diese Funktion wird für die Parametrisierung des Berichts Übersicht Baumängel verwendet.

10841 GLOBAL_MANGEL_BAULEITER
Mit dieser Variable wird die Funktionsnummer für den Schlussabnahme Einzelmangelbericht ge­steu­ert. Wenn der Wert auf -1 gesetzt wird, wird die betreffende Zeile im Bericht ausgeblendet.

10842 GLOBAL_MANGEL_GEBIETSBETREUER
Mit dieser Variable wird die Funktionsnummer für den Schlussabnahme Einzelmangelbericht ge­steu­ert. Wenn der Wert auf -1 gesetzt wird, wird die betreffende Zeile im Bericht ausgeblendet.

10840 GLOBAL_MANGEL_DATUM_NUTZER_INFO_1
Mit dieser Variable wird festgelegt, wie das 1. Feld im Informationenbereich des Mangels, sowie der 1. Bericht im Mangel beschrieben ist.

10850 GLOBAL_MANGEL_DATUM_NUTZER_INFO_2
Mit dieser Variable wird festgelegt, wie das 2. Feld im Informationenbereich des Mangels, sowie der 2. Bericht im Mangel beschrieben ist.

10860 GLOBAL_MANGEL_DATUM_NUTZER_INFO_3
Mit dieser Variable wird festgelegt, wie das 3. Feld im Informationenbereich des Mangels, sowie der 3. Bericht im Mangel beschrieben ist.

10870 GLOBAL_MANGEL_DATUM_NUTZER_INFO_4
Mit dieser Variable wird festgelegt, wie das 4. Feld im Informationenbereich des Mangels, sowie der 4. Bericht im Mangel beschrieben ist.

10880 GLOBAL_MANGEL_DATUM_NUTZER_INFO_5
Mit dieser Variable wird festgelegt, wie das 5. Feld im Informationenbereich des Mangels, sowie der 5. Bericht im Mangel beschrieben ist.

10885 GLOBAL_MANGEL_DATUM_NUTZER_INFO_6
Mit dieser Variable wird festgelegt, wie das 6. Feld im Informationenbereich des Mangels, sowie der 6. Bericht im Mangel beschrieben ist.

10890 GLOBAL_MANGEL_AUTO_MELDUNGVON_EINHEIT_BN
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob das Feld "Meldung von" automatisch mit dem ak­tu­ellen Bestandnehmer der Einheit und dessen Kontaktdaten befüllt werden soll.
= 0 (Daten werden nicht automatisch eingetragen)
= 1 (Daten werden automatisch eingetragen)

10900 GLOBAL_MASSENMANGEL_BESTKZ
Mit dieser Variable wird festgelegt, welche Bestandsverhältnisse beim Öffnen der Schlussabnahme gezogen werden sollen. Die Werte werden mit Komma getrennt (ohne Leerzeichen). Ist kein Ein­trag hinterlegt, so werden alle Bestandsarten gezogen. Bsp.: Wohnung,Garage

10910 GLOBAL_MASSENMANGEL_BARCODENUMBERRANGE
Mit dieser Variable wird festgelegt, welcher Barcodenummernkreis für den Bericht "Massen­man­gel_Unterschriftsliste" verwendet werden soll. Ist nichts angegeben, so wird der Bericht nicht an­ge­zeigt (Schaltfläche Berichte in den Schlussabnahmendetails).
Der Barcodenummernkreis muss zuvor in den Nummernkreisen als Reportnummernkreis angelegt und die Option Barcode Erkennung im DMS muss aktiviert sein. In der globalen Variable müssen Sie das eingegebene Kürzel des Nummernkreises angeben.

12020 GLOBAL_MANGEL_TEL_FIELD
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, welches Datenfeld des Bestandnehmers im Dialog "CPA_Mangel_Detail" automatisch für die "Gemeldet von"-Telefonnummer verwendet wer­den soll. Ist nichts eingetragen, wird das Feld "PE_TEL_PRIVAT2" verwendet.

12030 GLOBAL_MANGEL_EMAIL_FIELD
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, welches Datenfeld des Bestandnehmers im Dialog "CPA_Mangel_Detail" automatisch für die "Gemeldet von"-E-Mail verwendet werden soll. Ist nichts eingetragen, wird das Feld "PE_EMAIL2" verwendet.

12080 GLOBAL_MASSENMANGEL_FILTER_FIRMA
Mit dieser globalen Variable wird festgelegt, welche Suchparameter an die Firmen­liste beim Öff­nen aus dem Detaildialog der Schlussabnahme übergeben werden.
= 0 (Keinen Filter setzen - Standard)
= 1 (Filter nur GBB setzen)
= 2 (Filter für das Gewerk setzen)
= 4 (Objektfilter setzen)
= 8 (alle Filter setzen)

12240 GLOBAL_MANGEL_BEHEBUNGSFRIST_TAGE
Mit dieser globalen Variable wird festgelegt, mit welchem Datum die Behebungsfrist bei neuen Mängeln vorbefüllt wird.
= -1 (keine Vorbefüllung)
= 0 (das globale Verarbeitungsdatum)

Sonst (das globale Verarbeitungsdatum + x Tage)

32160 GLOBAL_SCHLUSSABNAHME_BEHEBUNGSFRIST_TAGE
Mit dieser globalen Variable wird festgelegt, mit welchem Datum die Behebungsfrist bei einer neuen Schlussabnahme vorbefüllt wird.
= -1 (keine Vorbefüllung)
= 0 (das globale Verarbeitungsdatum)
sonst (das globale Verarbeitungsdatum + x Tage)

32530 GLOBAL_TRENNZEICHEN_KONTAKTDATEN
Mit dieser globalen Variable können Sie die standardmäßig zu verwendende Trennzeichen für die Darstellung von z.B. mehreren Telefonnummern oder E-Mail Adressen konfigurieren.

32780 GLOBAL_AUFFORDERUNG_MANGELBEHEBUNG_EMAIL_ANHANG
Mit dieser globalen Variable kann festgelegt werden, ob bei den Berichten zu Gewährleistungs-/Einzelmängeln (für die Aufforderung zur Mängelbehebung) beim Menüpunkt „Bericht“ ein weiterer Menüpunkt (inkl. Dokumente) angezeigt werden soll, bei dessen Auswahl zusätzliche Dokumente beim E-Mail angehängt werden.
=0 (kein weiterer Menüpunkt (Standard))
=1 (Menüpunkt E-Mail inkl. Dokumente (nur Dokumente des Mangels))
=2 (Menüpunkt E-Mail inkl. Dokumente (nur Dokumente des Tickets))
=3 (Menüpunkt E-Mail inkl. Dokumente (sowohl Dokumente des Mangels als auch des Tickets))
=4 (Menüpunkt E-Mail inkl. Dokumente)

34060 GLOBAL_MANGEL_EMAIL_FUNKTIONSTRAEGER
Mit dieser globalen Variable kann festgelegt werden, ob für den Mangel E-Mail Versand anstatt des Kreditors ein dem Kreditor zugeordneter Funktionsträger verwendet werden soll.

34260 GLOBAL_ANHANG_MAX_GROESSE
Mit dieser Variable kann eine maximale Größe für Dokumente eingestellt werden. Überall, wo es die Lasche "Dokumente mitsenden" gibt, wird dann beim Hinzufügen eines Dokuments überprüft, ob die Summe der Dateigrößen der Dokumente diese maximale Größe überschreitet. Wenn diese überschritten wird, wird ein Warnhinweis angezeigt.
Die maximale Größe in dieser Variable wird in MB angegeben.

35120 GLOBAL_MANGEL_ERLEDIGT_ERINNERUNG_INAKTIV
Mit dieser globalen Variable wird festgelegt, ob evtl. hinterlegte Erinnerungen zu einem Mangel immer noch verschickt werden sollen, auch wenn ein Mangel auf erledigt gesetzt wurde.
Nein (Das Setzen des Erledigt-Kennzeichens hat keinen Einfluss auf hinterlegte Erinnerungen.)
Ja (Beim Setzen des Erledigt-Kennzeichens wird der E-Mail und SMS-Versand für hinterlegte Erinnerungen deaktiviert.)

Konfigurationstabellen

91500 automatischen Ziehen von Funktionsträgern
Hier wird festgelegt, ob in einem Modul automatisch Funktionsträger angelegt werden sollen. Da­bei kann entweder der Ersteller eines Datensatzes als Funktionsträger (z.B. als Sachbearbeiter) hin­terlegt werden (Variante 1) oder der Funktionsträger kann von einem zugeordneten Objekt (z.B. der Hausverwalter als Freigeber eines Auftrags) gezogen werden (Variante 2).
In der Spalte Modul muss immer das Modul angegeben werden (z.B. Auftrag, Schaden, Mangel, Schlussabnahme, …).
Die Einstellungen für Variante 1 sehen folgendermaßen aus: In der Spalte Benutzer ist Ersteller muss eine 1 eingetragen werden, während in der Spalte Funktion_neu die Funktionsnummer ange­geben wird, die der Ersteller erhalten soll. Diese muss eventuell im Funktionskatalog angelegt wer­den. Außerdem ist es für diese Variante wichtig, dass alle Benutzer mit einer Person verknüpft sind, da nur Personen und Firmen, nicht Benutzer, Funktionsträger sein können. Alle anderen Spal­ten bleiben leer.
Für Variante 2 müssen dagegen andere Einstellungen gemacht werden. Hierbei muss in der Spalte Herkunft zunächst festgelegt werden, woher der Funktionsträger gezogen werden soll (z.B. Ob­jekt). In der Spalte Funktion_Herkunft wird dann angegeben, welche Funktionsnummer er im Be­reich der Herkunft (also z.B. beim Objekt) hat. Schließlich wird in der Spalte Funktion_neu die Funk­tionsnummer angegeben wird, die der Funktionsträger erhalten soll. Dies kann die gleiche Num­mer sein, aber auch eine andere. Die Spalte Benutzer ist Ersteller bleibt in dem Fall leer.