Sammelbestellung

Allgemein

Zur Bestellung von Heizmedien, also beispielsweise Holzpellets, Heizöl etc., gibt es im d+ OM die beiden Module Heizmedium- und Sammelbestellung. Da diese stark ineinan­dergrei­fen und ähnliche Abläufe abbilden, werden Sie in einer gemeinsamen Dokumentation beschrie­ben. Im Modul Heizmediumbestellung können Bestellungen von der Anfrage bei verschiedenen An­bie­tern über die Erfassung der eingegangenen Angebote bis zur Bestellung über einen Auftrag ab­ge­wickelt werden. Zur besseren Übersicht wird auch der bisherige Verbrauch in diesem Modul an­ge­zeigt. Dabei beziehen sich die Daten in diesem Modul allerdings immer nur auf ein Objekt. Für die Abwicklung von Bestellungen für mehrere Objekte ist das Modul der Sammelbestellung vor­ge­se­hen. Hier können Sie die benötigten Mengen eines Heizmediums zentral für mehrere Ob­jek­te sam­meln und anschließend Angebote einholen, den günstigsten Anbieter herausfinden und die ent­sprechenden Aufträge pro Objekt erteilen. Dies ist auch dann möglich, wenn der Kreditor un­ter­schiedliche Preise für die Objekte angibt. Durch die Anbindung an das Serienbriefmodul das d+ DMS wird auch der gesamte Schriftverkehr in diesen Modulen abgewickelt und archiviert. Die An­bin­dung an das Auftragsmodul ermöglicht eine vollständige Integration in die Abläufe der Auf­trags­abwicklung und Rechnungsbuchung.

Sie finden beide Module über das Hauptmenü des d+ OM im Bereich Auftrags­wesen.

Außerdem haben Sie über das Auftragsmodul Zugriff auf die Heizmediumbestellungen (siehe fol­gendes Kapitel).

Heizmediumbestellung

Um auf die Heizmediumbestellung zuzugreifen, muss einem Objekt zunächst eine Heizungsanlage in den Ausstattungen zugeordnet werden, bei der der Prozess „Ölbestellung“ aktiviert wurde. Nä­he­re Informationen zur Erstellung von Ausstattungen und zur Aktivierung solcher Prozesse finden Sie in der Benutzerdokumentation zum Modul Ausstattungen.

Ist der genannte Prozess aktiviert, erscheint in der Ausstattung u.a. der Register Heizmediumbestellung, in dem Sie über die entsprechenden Schaltflächen eine neue Bestellung anlegen oder be­stehende Bestellungen bearbeiten bzw. löschen können.

Es wird dann der Detaildialog der Heizmediumbestellung geöffnet (siehe Heizmediumbestellung Details).

Heizmediumbestellung – Liste

Die Liste der Heizmediumbestellungen, die über das Hauptmenü geöffnet wird, enthält alle Bestel­lungen, die aus dem Ausstattungsmodul angelegt wurden. In den Suchkriterien können Sie auch er­ledigte Bestellungen anzeigen, indem Sie die entsprechende Checkbox aktivieren. Des Weiteren können Sie die Liste automatisch laden. Sind die Checkboxen nicht zu sehen, klappen Sie die Suchkriterien mit einem einfachen Klick auf den blauen Balken auf. Per Dop­pelklick oder Klick auf Detail können Sie die Bestellung bearbeiten. Dazu wird der Detaildialog geöffnet (siehe Heizmediumbestellung Details). Mit Klick auf Aktualisieren werden die Daten in der Liste neu geladen.

Heizmediumbestellung – Details

Die Details der Heizmediumbestellung werden in drei Registern erfasst. Im unteren Bereich finden Sie die Schaltfläche, um eine Bestellung zu löschen.

Register Aufnahme

Hier finden Sie die Grunddaten zur Bestellung. Die Nummer wird automatisch vom System verge­ben. Als Aufnahmedatum wird automatisch das aktuelle Datum beim Anlegen der Bestellung ein­ge­tragen. Geben Sie dann die gewünschte Bestellmenge und das Lieferdatum ein. Als Besteller wird ein Funktionsträger des Objektes eingetragen. Dabei überprüft das System die globalen Va­ri­a­blen 140 GLOBAL_FUNKTION_ABOEL, 300 GLOBAL_FUNKTION_AB_HEIZ_GES, 330 GLOBAL_
FUNKTION_AB_HEIZ, 310 GLOBAL_FUNKTION_AB_GES und 320 GLOBAL_FUNKTION_AB_HB (in der Reihenfolge) und sucht nach Trägern der dort hinterlegten Funktionsnummern beim ver­knüpf­ten Objekt. Der erste gefundene Funktionsträger wird als Besteller eingetragen. Das Objekt und die Ausstattung, zu denen die Heizmediumbestellung gehören, werden in diesem Dialog nicht an­ge­zeigt, sind aber im Hintergrund verknüpft. Nach der Vergabe eines Auftrags an einen Kreditor kön­nen Sie im Feld Auftragsnummer diesen Auftrag sehen und mit Klick auf den grünen Pfeil die De­tails des Auftrags anzeigen.

Register Anfrage

Im Register Anfrage werden die Anfragen an mögliche Lieferanten gestellt. Dazu können Sie fest­legen, bis wann die Anbotsfrist läuft und zu welchem Termin welche Menge geliefert werden soll. Das Heizmedium wird aus der Ausstattung übernommen.

Fügen Sie dann im unteren Bereich Kreditoren hinzu. Dazu wird die Kreditorenliste geöffnet und Sie können per Doppelklick oder Markierung und Bestätigung mit Klick auf das grüne Häkchen rechts unten die gewünschten Firmen hinzufügen. Eine Mehrfachmarkierung mit gedrückter Strg-Taste ist möglich.

Die Schaltfläche Kreditor über Konfiguration fügt automatisch einen zuvor konfigurierten Stan­dard­lieferanten hinzu. Dazu muss unter anderem die globale Variable GLOBAL_FUNKTION_
HEIZMEDIUMBESTELLUNG entsprechend eingestellt werden.

Haben Sie alle Kreditoren hinzugefügt, klicken Sie auf die Schaltfläche Anfrage senden. Damit wird für jeden Kreditor eine E-Mail in Ihrem Mailclient geöffnet, in der der Kreditor in einem vorkon­fi­gu­rierter Text zum Unterbreiten eines Angebots über die eingetragene Bestellmenge aufgefordert wird.

Register Anbote

Im letzten Register sind die Kreditoren des zweiten Registers nochmals aufgelistet und Sie können hier deren Angebote erfassen. Klicken Sie dazu entweder doppelt auf einen der Kreditoren oder mar­kieren Sie diesen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anbot bearbeiten rechts von der Liste. Es wird ein neuer Dialog geöffnet.

In diesem Dialog können Sie die Details zu einem Angebot hinterlegen. Sollten weitere Informa­tio­nen (z.B. besondere Lieferbedingungen o.ä.) hinterlegt werden müssen, erfassen Sie diese im Feld Anmerkung.

Hat die globale Variable GLOBAL_HEIZMEDIUM_BESTELLUNG_EINHEIT den Wert 100, erscheint zu­sätzlich ein Feld für die Eingabe des Preises pro 100 Liter:

Die Preise pro Liter bzw. pro 100 Liter werden dann jeweils umgerechnet.

Wenn Sie alle Angebote gesammelt und verglichen haben, können Sie den günstigsten Anbieter über die Checkbox Zusage markieren. Das Datum wird automatisch ergänzt.

Zurück im Detaildialog der Heizmediumbestellung können Sie schließlich durch Klick auf Auftrag er­stellen einen neuen Auftrag auslösen. Achtung: Es darf nur bei einem Kreditor das Häkchen für Zusage gesetzt sein.

Dann werden Objekt und Kreditor und die Daten des Angebots in Form des Auftragstextes an das Auf­tragsmodul übergeben. Außerdem wird in der Statushistorie hinterlegt, dass der Auftrag aus einer Ölbestellung entstanden ist. Die Auftragsnummer wird dann auch im ersten Register der Heiz­mediumbestellung angezeigt. Bitte beachten Sie: Sollten Sie den Auftrag 3, kann hier kein Auftrag ausgelöst werden.

Sammelbestellung

Im Gegensatz zu den oben beschriebenen Heizmediumbestellungen sind die Sammelbestellungen für mehrere Objekte konzeptioniert. Somit können Sie den Bedarf verschiedener Objekte erfassen und dann eine gesammelte Bestellung durchführen und die Lieferung verwalten.

Sammelbestellungsliste

In dieser Liste finden Sie alle Sammelbestellungen. Über der Liste finden Sie die Suche und den Fil­ter. Unterhalb der Liste können Sie über die entsprechenden Schaltflächen eine neue Sammel­be­stel­lung anlegen oder die Details einer bestehenden Bestellung einsehen. Mit Klick auf Löschen wird die aktuell markierte Bestellung gelöscht. Über die Schaltfläche Dokumente haben Sie Zugriff auf das DMS und die Serienbriefvorlagen.

Sammelbestellungsdetails

Die Details der Sammelbestellung werden in drei Registern erfasst. Im unteren Bereich finden Sie Schaltflächen, um eine neue Bestellung zu erstellen oder die geöffnete zu löschen. Über die Schalt­fläche Dokumente haben Sie Zugriff auf das DMS und die Serienbriefvorlagen. Berichte enthält die Objektliste, die bei Anfragen an Firmen geschickt wird.

Register Allgemein

Im ersten Register werden die Stammdaten der Bestellung erfasst. Die Nummer wird automatisch vom System vergeben. Geben Sie eine Bezeichnung ein, die es Ihnen erlaubt, die Sammelbestel­lung in der Liste zu identifizieren und wählen Sie dann die Art des Heizmediums. Die Auswahl­mög­lich­keiten werden in den Status aller Art zusammengestellt. Diese finden Sie im Hauptmenü im Be­reich Grundeinstellungen (OM Allgemein). Um die Liste der Arten zu editieren, wählen Sie dort die Tabelle „Sammelbestellung“ und die Gruppe „Art“. Dazu sind möglicherweise Administratoren­rechte nötig.

Geben Sie dann die Daten für das Angebotsende und die voraussichtliche Vergabe ein und wählen Sie das Gewerk aus. All dies sind Pflichtfelder, die im weiteren Verlauf für den Schriftverkehr und die Auftragserstellung benötigt werden.

Außerdem ist es wichtig, dass Sie eine oder mehrere zuständige Funktionen auswählen. Die Aus­wahl der Objekte im zweiten Register hängt direkt von dieser Auswahl ab. Es werden dabei nur Ob­jekte angezeigt, die einen Funktionsträger der gewählten Funktion(en) haben. Haben Sie hier also keine Funktionen ausgewählt, können auch keine Objekte ausgewählt werden. Mit den Schalt­flächen Hinzufügen und Löschen können Sie die Liste zusammenstellen. Außerdem ist es mög­lich, häufig verwendete Funktionen in den Favoriten zu hinterlegen, so dass Sie diese aus der Dropdownbox auswählen können.

Darunter sehen Sie den Bereich der notwendigen Ausstattung, ohne welche die Sammelbestellung nicht möglich ist. Über Hinzufügen wird eine Ausstattung editiert, über Löschen wiederum entfernt. Diese Auswahl hat direkten Einfluss auf die Auswahl der Objekte im zweiten Register. Es werden dabei nur Objekte angezeigt, die die hier hinterlegten Ausstattungen haben.

Register Objektzuordnung

In diesem Register werden der Bestellung die Objekte zugeordnet. Klicken Sie dazu auf aus Objekt­liste. Diese wird dann geöffnet und Sie können ein Objekt per Doppelklick auswählen. Auch eine Mehr­fachmarkierung mit gedrückter Strg-Taste ist möglich. Bitte beachten Sie, dass hier nur Ob­jek­te angezeigt werden, die einen Funktionsträger der im ersten Register gewählten Funktion(en) haben. Wollen Sie ein Objekt wieder entfernen, markieren Sie dieses per Einfachklick und klicken Sie dann auf löschen.

Im rechten Bereich des Dialogs sehen Sie Detaildaten eines in der Liste markierten Objekts. Dazu ist der Bereich in zwei Register aufgeteilt. Im ersten Register können Sie nach Hinterlegung einer entsprechenden SQL-Anweisung die Felder Fassungsvermögen und Füllstand derzeit durch Klick auf befüllen. Außerdem können Sie die gewünschte Bestellmenge pro Objekt erfassen und die gewünschte Ölqualität. Die Auswahlmöglichkeiten werden in den Status aller Art zusammenge­stellt. Diese finden Sie im Hauptmenü im Bereich Grundeinstellungen (OM Allgemein). Um die Lis­te der Arten zu editieren, wählen Sie dort die Tabelle „Sammelbestellung“ und die Gruppe „Ölqua­li­tät“. Dazu sind möglicherweise Administratorenrechte nötig. Außerdem können Sie für das Befül­len dieses Feldes eine SQL-Anweisung hinterlegen und es dann per Klick auf befüllen.

Im unteren Bereich können Sie eine Lieferhistorie einsehen. Diese Daten kommen direkt aus dem d+ RW. So können Sie die gewünschte Bestellmenge mit Bestellmengen der Vorjahre ver­gleichen und sicherstellen, dass diese ungefähr im gleichen Bereich liegen. In der globalen Va­ria­ble 12050 GLOBAL_SAMMELBESTELLUNG_MAXIMALE_ABWEICHUNG können Sie festlegen, um wie viel Prozent die Liefermenge maximal von der durchschnittlichen Bestellmenge pro Jahr (unter der Liste) abweichen darf. Ist die Liefermenge nicht im zulässigen Bereich, wird ein entspre­chen­der Vermerk in roter Schrift neben der Liefermenge eingeblendet.

Im zweiten Register sehen Sie die Da­ten des Zuständigen, also eines Trä­gers der im ers­ten Register ausge­wähl­ten Funk­tion(en).

Über die Schalt­fläche Doku­men­te können Sie die Zuständigen mit einem Serienbrief kon­tak­tieren und die benö­tig­te Liefer­menge erfragen, die Sie dann im Re­gis­ter „Objekt­da­ten“ im Feld ge­wünsch­te Bestellmenge erfassen können.

Register Firmenzuordnung

Im letzten Register werden die Firmen und ihre Angebote verwaltet und Aufträge erstellt. Stellen Sie dazu zunächst eine Liste möglicher Lieferanten zusammen. Klicken Sie auf aus Firmenliste und wählen Sie die ge­wünsch­ten Firmen aus. Wollen Sie eine Firma wieder entfernen, markieren Sie diese und klicken Sie auf löschen. Um Angebote per E-Mail einzuholen, finden Sie unter Berichte eine Liste der Ob­jek­te und der benötigten Liefermengen. Objekte, bei denen im zweiten Register keine gewünschte Bestellmenge eingegeben wurde, werden in diesem Bericht nicht aufgeführt. Über die Schaltfläche Aktion können Sie eine Anfrage an gewählte Firmen versenden, die diese Liste als PDF-Anhang ent­hält. Den Text der E-Mail können Sie in den Mailtexten editieren (siehe Mailtexte). Die E-Mail be­kom­men nur die Firmen, die vorher markiert wurden. Dabei wird die Box Anfrage versendet im rech­ten Bereich automatisch angehakt und ein Datum eingetragen.

Reicht eine Firma dann ein Angebot ein, können Sie dieses im rechten Bereich dieses Registers er­fas­sen. Markieren Sie dazu die entsprechende Firma und geben Sie dann die entsprechenden Da­ten ein. Die Abfüllpauschale (kann mit 3 Nachkommastellen angegeben werden) wird beim Be­rech­nen der Gesamtsumme einmalig berücksichtigt. Da­run­ter können Sie pro Objekt die Liefer­menge und den Preis je 100 l eingeben. Markieren Sie dazu nach und nach die einzelnen Objekte im unteren linken Bereich. Gibt es einen Preis für alle Objek­te, dann können Sie diese Angabe per Klick auf für alle Objekte an alle Einträge kopieren. Sie müs­sen dann nur noch die Liefermenge pro Objekt eintragen. Alles weitere (Gesamtpreis netto und Ge­samtsumme Anbot netto) wird vom System automatisch berechnet. Der Gesamtpreis ist dabei das Produkt aus Liefermenge und Preis je 100 l durch 100. Dieser wird mit der Abfüllpauschale zur Gesamtsumme addiert.

In der Firmenliste auf der linken Seite können Sie dann einsehen, für wie viele Objekte eine Firma be­reits Angebote gemacht hat und über welche Gesamtsumme sich diese Angebote erstrecken. So können Sie ganz einfach den günstigsten Anbieter erkennen. Haben Sie die entsprechende Firma aus­gewählt, markieren Sie diese, wählen dann rechts unten das gewünschte Objekt, für das die Firma den Auftrag erhalten soll und haken Sie darüber die Box Auftrag erhalten an. Wenn Sie auf diese Weise für alle Objekte eine Firma gewählt haben, geben Sie für das Auftragsschreiben die Lieferfrist an (zu liefern bis). Mit Klick auf Aktion - Aufträge erstellen wird für jedes Objekt ein Auftrag erzeugt, der die Da­ten des Angebots enthält. Es wird automatisch in die Auftragsliste ge­wechselt. Achtung: Auf­träge werden nur erstellt, wenn eine Lieferfrist eingegeben wurde.

In der Objektliste im unteren Bereich dieses Registers werden die jeweiligen Auftragsnummern ein­getragen. Per Klick auf den Button Aktion – Auftrag anzeigen wird der entsprechende Auftrag geöffnet. Im Feld Buchungstext im Register Allgemein wird hier automatisch Heizmediumbestel­lung eingetragen.

Über das Serienbriefmodul können Sie dann die Funktionsträger der Objekte über die Auftrags­vergabe und den gewählten Kreditor unterrichten.

Mailtexte

Die Konfiguration der Mailtexte für die verschiedenen Module erfolgt über die Grundeinstellungen im Hauptmenü (Bereich Mailtexte). Für das Modul Heizmedium- und Sammelbestellung ist der Eintrag zum Bereich Sammelbestellung und zum Vorgang Anfrage Sammelbestellung relevant. Nähere Informationen zur Konfiguration von E-Mail-Texten finden Sie im Administratorenhand­buch.

Berechtigungen

Heizmediumbestellung

270108 Heizmediumbestellung (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Heizmediumbestellung verwalten/durchführen.

Sammelbestellungen

511300 Sammelbestellung (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Liste der Sammelbestellungen einsehen.

511310 Sammelbestellung Neu
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Sammelbestellungen anlegen. Ohne diese Berech­ti­gung ist die Schaltfläche 'Neu' sowohl im Listen- als auch im Detaildialog nicht aktiv.

511320 Sammelbestellung Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Sammelbestellungen bearbeiten. Ohne diese Berechti­gung kann er die Sammelbestellung zwar öffnen, aber die Schaltflächen 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' im Detaildialog sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

511330 Sammelbestellung Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Sammelbestellungen löschen. Ohne diese Berechtigung ist die Schaltfläche 'Löschen' im Detaildialog nicht aktiv.

Konfigurationstabellen und Einstellungen

150033 Mailtexte (Hauptmenü)
Diese Berechtigung wird benötigt um die Mailtexte einzusehen / zu bearbeiten.

101037 Heizmediumbestellung Übersicht (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Heizmediumbe­stel­lung Übersicht mit der Nummer 1800 ermöglicht.

101070 Heizmediumbestellung Preise (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Heizmediumbe­stellung Preise mit der Nummer 1900 ermöglicht.

Globale Variablen

140 GLOBAL_FUNKTION_ABOEL
300 GLOBAL_FUNKTION_AB_HEIZ_GES
330 GLOBAL_FUNKTION_AB_HEIZ
310 GLOBAL_FUNKTION_AB_GES
320 GLOBAL_FUNKTION_AB_HB
Hier werden jeweils die Funktionsnummern des Anlagenbetreuers, Gesamt-Heizungsbetreuers, Hei­zungsbetreuers, Gesamt-Anlagenbetreuers und Hausbetreuers hinterlegt. Wird eine Heiz­me­dium­bestellung erstellt, wird geprüft, ob beim Objekt Funktionsträger mit diesen Funktions­num­mern hinterlegt sind und trägt den ersten (in der Reihenfolge der Funktionen) als Besteller ein.

842 GLOBAL_HEIZMEDIUM_BESTELLUNG_STATUS_ERLEDIGT
Hier wird festgelegt, welcher Status eine HM Bestellung als erledigt kennzeichnet.
Standardwert = Erledigt

1360 GLOBAL_FUNKTION_HEIZMEDIUMBESTELLUNG
Hier wird die Funktionsnummer hinterlegt, die verwendet wird, um bei der Ausstattung einen zugeordneten Kreditor zu finden, der als Lieferant automatisch eingetragen wird. Dies kommt im Moment nur bei der VOGEWOSI zum Einsatz.

1420 GLOBAL_HEIZHAEUSER_VORHANDEN
Mit dieser Variablen wird angegeben, ob Heizhäuser verwendet werden.
= 0 (werden nicht verwendet)
= 1 (werden verwendet)

2370 GLOBAL_BESTELLUNG_MAIL_FROM_USER
Falls diese globale Variable aktiv ist, dann wird als Absender-Adresse die E-Mail-Adresse des Erfas­sers der Bestellung verwendet.

10680 GLOBAL_HEIZMEDIUM_BESTELLUNG_EINHEIT
Mit dieser globalen Variable wird bestimmt, in welcher Einheit die Heizmediumbestellung abgewi­ckelt wird.
Wert: Bestelleinheit in Litern
1: Anbot Preis / Liter
100: Anbot Preis / 100 Liter

12050 GLOBAL_SAMMELBESTELLUNG_MAXIMALE_ABWEICHUNG
Mit dieser globalen Variable wird bestimmt, um wie viel Prozent eine Heizmediumbestellung vom Durchschnitt der Vorjahre abweichen darf, ohne dass eine Warnmeldung ausgegeben wird.

Konfigurationstabellen

1800 Heizmediumbestellung Übersicht
Hier werden pro Typus und Verrechnungseinheit (VEH) die Einstellungen für die Heizmediumbe­stellung Übersicht gemacht. Diese Konfiguration wird benötigt um die entsprechenden Daten aus d+ RW auszulesen.

1900 Heizmediumbestellung Preise
Hier können vereinbarte Fixpreise für Heizmedien hinterlegt werden. Dies kommt im Moment nur in einem eigenen Dialog der VOGEWOSI zum Einsatz.