Arbeiten

Allgemein

Arbeiten sind Instandsetzungen und Sanierungen, die sowohl auf Objektebene als auch auf Einhei­ten­ebene angelegt werden können. Eine Zuordnung ist aber nicht Voraussetzung für die Anlage ei­ner Arbeit. Ausgehend von der Arbeit, können Aufträge erfasst werden, in denen die in der Arbeit definierten Zuordnungen bereits übergeben werden. Außerdem können Abstimmungen über Sa­nierungsmaßnahmen mit diesen verknüpft werden.

Die allgemeine Arbeitenliste erreichen Sie im d+ OM über den Bereich Auf­tragswesen im Hauptmenü.

Es ist außerdem möglich, die Arbeitenlisten spezifischer Objekte zu öffnen. Dafür müssen Sie zu­nächst das Objektmenü des gewünschten Objekts öffnen. Dort finden Sie im Navigationsmenü ei­nen eigenen Bereich namens Arbeiten. Mit Klick auf den grünen Pfeil gelangen Sie von dort aus in die Arbeitenliste des Objekts. Mit Klick auf das blaue Plus können Sie eine neue Arbeit mit Ver­knüpfung zum gewählten Objekt anlegen. Da Arbeiten auch für bestimmte Einheiten erstellt wer­den können (z.B. bei Wohnungs­sa­nierungen), können Sie auch eine Liste von Arbeiten anzeigen lassen, die sich auf eine bestimmte Einheit beziehen. Öffnen Sie dazu die Einheitende­tails. Dort finden Sie im linken unteren Bereich des Dialogs die Infobox. Nutzen Sie dort, wie beim Objekt, den grünen Pfeil und das blaue Plus in der Zeile Arbeiten, um auf die Daten zuzugreifen.

Arbeitenliste

In der allgemeinen Arbeitenliste sind sämtliche erfasste Arbeiten aufgeführt. Arbeitenlisten, die von Objekten oder Einheiten aus geöffnet werden, enthalten nur die Arbeiten dieses Objekts bzw. dieser Einheit. Dies ist auch daran zu erkennen, dass das Objekt bzw. die Ein­heit in der Titelzeile angezeigt werden. Zudem sind in einer entsprechenden Spalte zugeordnete Bestandnehmerwechsel ersichtlich.

Sie können sowohl Filter als auch eine Suche benutzen (nähere Informationen dazu in der entspre­chen­den Dokumentation). Außerdem besteht im Bereich Suchkriterien die Möglichkeit, eine Funk­tion auszuwählen und mit erneutem Laden der Liste den Funktionsträger pro Arbeit in der Spalte Funktionsträger der Liste anzuzeigen. Des Weiteren ist es möglich, optional auch Funktionsträger des der Arbeit zugeordneten Objektes anzuzeigen. Sollte das Feld bei Ihnen nicht zu sehen sein, klicken Sie ein­mal auf den blauen Balken Suchkriterien, um diesen aufzuklappen. Durch die Aktivierung der Op­tion gruppierte Arbeiten anzeigen werden auch alle gruppierten Arbeiten, also Unterarbeiten, an­gezeigt. Ist der Haken entfernt, werden nur die Hauptarbeiten bzw. nicht gruppierte Arbeiten an­gezeigt (siehe Arbeiten gruppieren). Außerdem können Sie Arbeiten, die als erledigt gekennzeichnet sind durch Aktivierung bzw. Deaktivierung der entsprechenden Checkbox ein- oder ausblenden. Schließ­lich ist es möglich, auch Arbeiten von inaktiven Objekten anzuzeigen oder die Liste automatisch beim Öffnen des Dialogs zu laden, ohne dass Sie zuerst auf Suchen klicken müssen.

In der Arbeitenliste stehen Ihnen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Mit dem Button Neu können Sie eine neue Arbeit anlegen. Sie gelan­gen dann zu einem leeren Arbeitsdetail­dialog. Mit dem Button Detail werden die Details zur gerade markierten Arbeit geöffnet (siehe Arbeitsdetails). Mit­hil­fe des Buttons Löschen können Sie einen Datensatz entfernen. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Datenmenge neu geladen. Über Navigation gelangen Sie zu den Kostenzusammenstellungen der Finanzamtbestätigung und der Honorarberechnung (weitere Informationen dazu in den bei­den Be­nutzerhandbüchern zu Finanzamtbestätigung und Honorarabrechnung), sowie zum Bauten­stand- und zum Projektmanagementdialog. Beide sind ausführlich im Benutzerhandbuch zum Pro­jekt­ma­nagement beschrieben. Über den Button Aktionen können Sie den Status der Arbeit ver­än­dern. Dazu wird eine Auswahlliste geöffnet. Der Button Berichte ermöglicht den Zugang zu den Be­rich­ten Arbeitenliste und Projekt­management. Die Arbeitenliste wird unter Arbeitenliste be­schrieben, wei­tere Informationen zum Bericht Projektmanagement finden Sie in der entsprechen­den Doku­men­tation. Die Schaltfläche Dokumente bietet Zugriff auf das Vorlagensystem und das DMS.

Arbeitsdetails

Wenn Sie eine neue Arbeit erstellen oder eine bestehende Arbeit durch Doppelklick oder Klick auf den Button Detail bearbeiten möchten, gelangen Sie in die Arbeitsdetails.

Auch hier können Sie eine neue Arbeit anlegen oder eine bestehende Arbeit löschen. Aller­dings kann eine Arbeit nicht mehr gelöscht werden, wenn ihr bereits Aufträge zugeordnet wurden. Mit dem Button Naviga­tion gelangen Sie direkt zu den dort hinterlegten Dialogen. Über den Button Aktionen können Sie den Dialog drucken und eine Änderungshistorie ein­se­hen, in der automatisch protokolliert wird, welche Feldwerte durch welchen Benutzer wann ge­ändert wurden. Über Be­rich­te können Sie eine Auftragsliste der aktuellen Arbeit drucken und gelangen zum Arbeitenbe­richt (siehe Berichte). Mit Klick auf Aktuali­sie­ren wird die Da­tenmenge neu geladen. Die Schaltflä­che Dokumente bietet Zugriff auf das Vorla­gen­system und das DMS. Unter den Buttons können Sie den Bereich Berechtigungen per Klick auf dessen Titelzeile aus- und einklappen.

Hier können Sie für jede einzelne Arbeit, also auf Ebene der Datensätze, nicht wie sonst üblich auf Ebene der Module, die Berechtigungen für Benutzer und Gruppen festlegen. Dieses System muss allerdings über die globale Variable 1340 GLOBAL_ARBEIT_BERECHTIGUNGEN aktiviert werden. Über die Buttons Hinzufügen und Entfernen können Sie die Berechtigungen für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen festlegen. Dabei können Sie unterscheiden, ob die Nutzer lesen, schreiben und/oder löschen dürfen.

Weiterhin ist es in den einzelnen Registern des Dialogs möglich, mittels Rechtsklick in einem Feld eine Änderungs­his­torie dieses Feldes aufzurufen oder dieses Feld als Pflichtfeld festzulegen. Dabei erscheint ein kleiner Dialog, in dem Sie einen Namen für das Pflichtfeld eingeben und eine Min­dest­länge für die Eingabe hinterlegen. Mit demselben Menüpunkt im Rechtsklick-Menü kann man dieses Pflichtfeld auch wieder entfernen oder bearbeiten.

Weiters ist es möglich mit einem Rechtsklick auf ein Feld dieses über ein Kontextmenü als Pflichtfeld festzulegen. Dabei erscheint ein kleiner Dialog bei dem Sie einen Namen für das Pflichtfeld eingeben müssen. Außerdem können Sie eine Mindestlänge für die Eingabe hinterlegen. Mit demselben Menüpunkt im Rechtsklick-Menü können Sie dieses Pflichtfeld auch wieder entfernen oder bearbeiten. Dieser Menüpunkt benötigt die Berechtigung 530000-„Pflichtfelder festlegen“.

Des Weiteren ist es möglich, mittels Rechtsklick an einer beliebigen Stelle in jeder Lasche des Detaildialoges eine Verknüpfung (URL) zum aktuellen Datensatz in die Zwischenablage zu kopieren (z.B. für den Versand mittels E-Mail, etc.) oder die Verknüpfung im Dateisystem (z.B. auf dem Desktop) anzulegen.

Register Allgemein

Im Register Allgemein finden Sie die wichtigsten Daten zu einer Arbeit.

Das sind zum Beispiel die Nummern, wobei die Nummer vom System automatisch vergeben wird, während die Interne Nummer manuell eingetragen werden muss. Kategorie und Art dienen zur Ein­ordnung der Arbeit, wobei die Art von der Kategorie ab­hängt. Außerdem ist die Bezeichnung von beiden abhängig, kann aber je nach Einstellung der globalen Variable GLOBAL_ARBEIT_
BEZEICHNUNG_EDIT auch manuell eingegeben werden (siehe Globale Variablen). Die Einträge für die Listen Kategorie, Art und Bezeichnung werden im Arbeitskatalog in den Grundeinstellungen angelegt (siehe Arbeitenkatalog). Außerdem können Sie in der Konfigurationstabelle CPA_Arbeit2.Kategorie.Dis­ables (siehe Konfigurationstabellen) festlegen, bei welcher Kategorie das Feld Beschlussdatum und der ge­samte rechte Planungsbereich gesperrt werden.

Der Status kann aus einer Liste ausgewählt und über den Button nachvollzogen wer­den. Auch die Priorität wird aus einer Liste ausgewählt. Ist eine Arbeit mit anderen gruppiert worden, wird die übergeordnete Hauptarbeit im entsprechenden Feld angezeigt (weitere Infor­mationen zur Gruppierung finden Sie unter Arbeiten gruppieren).

Es folgen die Verknüpfungen zu Objekt, Einheit, etc. Je nach Arbeit sind nicht alle Felder unbedingt auszufüllen. Während z.B. der Einbau eines Aufzugs nur das Objekt oder nur ein Stiegenhaus be­trifft, ist für eine Wohnungs­sanierung auch eine Einheit und unter Umständen eine Person anzu­ge­ben. Auch Arbeiten an bestimmten Ausstattungen sind mög­lich. Wird ein Objekt ausgewählt, sind im Anschluss bei der Auswahl von Gebäudeteil, Stie­gen­haus und Einheit nur die dem Objekt zuge­ord­neten Elemente auswählbar. Wenn Sie Arbeiten aus der Arbeitenliste eines Objekts oder einer Einheit neu hinzufügen, werden die entsprechenden Objekt- bzw. Einheiten­daten automa­tisch ein­getragen.

Dann folgt die Wahl der Finanzierungsart. Die Listeneinträge der Felder Status, Priorität und Finanzierungsart können Sie in den Status aller Art verändern. Öffnen Sie dafür im Hauptmenü den Punkt Grundeinstellungen - OM Allgemein und klicken Sie auf Status aller Art. Dort wählen Sie die Tabelle Arbeit und die gewünschte Gruppe aus. Sie können dann direkt im Grid Änderungen vornehmen und über die Schaltflächen neue Einträge hinzufügen oder bestehende entfernen.

Handelt es sich um eine Sanierungsarbeit im Zuge eines Be­standsnehmerwechsels, können Sie diesen im Feld Wohnungswechsel / Vergabe verknüpfen. Anschließend können Sie noch eintragen, wann die Fi­nanz­amtbestätigung verschickt wurde.

Darunter können Sie Anmerkungen hin­terlegen.

In der mittleren Spalte des Dialogs können Sie weiterhin eine Arbeit als erledigt kennzeichnen. Das Datum wird dann automatisch hin­zugefügt. Tragen Sie ein, wann der Beschluss für die Arbeit getroffen wurde, der Bauausschuss die Ar­beit genehmigt hat und die Gewährleistung endet.

Au­ßerdem können Sie Details zur Aufteilung der Finanzierung hin­terlegen. Darunter finden Sie eine Liste der verlinkten Aufträge, Ver­merke, Tickets (im Ticketdetail werden diese Arbeiten als Schritte angezeigt), Abstimmungen etc. Mit Klick auf den grünen Pfeil gelangen Sie zu der entsprechenden Liste. Mit Klick auf das blaue Plus können Sie einen neuen Datensatz hinzufügen. Dabei werden, je nach Modul, Daten wie Objekt, Bezeichnung oder auch Kosten übergeben.

Wurden Haftungen erfasst und mit dieser Arbeit verbunden, finden Sie diese in der Liste unter den Aufträgen, Vermerken und Abstimmungen.

Auf der rechten Seite finden Sie vier abgegrenzte Bereiche zur Organisation des Arbeits­ablaufs.

Im ersten Bereich Planung tragen Sie das Durch­füh­rungsjahr und den Durchführungsmonat ein, so­wie die geschätz­ten Kosten und das geplante Bau­ende. Diese Werte können natürlich nur der groben Orien­tierung dienen.

Im zweiten Bereich tragen Sie dann die Daten des tat­sächlichen Baubeginns und -endes, sowie die tat­sächlichen Kosten ein. Diese können auch mit Klick auf den linken Button aus der Summe der Auftrags­rechnungen er­rech­net werden. Wenn Sie die Kos­ten anders berechnen wollen, besteht über den rechten Button die Möglichkeit, die SQL-Abfrage der Berechnung anzupassen. Dazu ist eine eigene Berechtigung nötig (siehe Berechtigungen).

Im dritten Bereich folgen Angaben zur Endab­rech­nung und zum Honorar.

Bei verwalteten Eigentumsobjekten kann jedes Unternehmen bei der Durchführung von Aufträgen für die im Unternehmen durchgeführten Teilbereiche des Auftrages nach gesetzlichen Bestim­mun­g­en der Eigentumsgemeinschaft eine Honorarrechnung stellen.

Im vierten Bereich der Arbeitserfassung werden die ver­re­chen­baren Teilbereiche in Prozenten einge­ge­ben, also die Prozentanteile für verrechen­bare Bau­verwaltung, Bauauf­sicht, technische Leistun­gen und technische Fremdleistungen.

Bitte beachten Sie bei der Nutzung des Projektmanagements: Diese Angaben und die Angaben im Dialog Projektmanagement überschreiben einander. Bei Arbeiten, die mit dem Projektmanage­ment geplant werden (Gebäu­desanierungen), sollten Sie Eingaben gleich in der dafür vorgesehe­nen Maske machen. Beim ersten Öffnen des Projektmanagements wer­den zwar bereits gemachte Eintragungen aus dem Arbeitsdialog übernommen, danach wer­den die Eingaben im Arbeitsdialog aber mit den Eingaben im Projektmanagementdialog überschrieben. Genauere Angaben zum Da­tenaustausch zwischen den beiden Dialogen finden Sie in der Dokumentation zum Projekt­management.

Register Förderung / Indiv.

Im Bereich der Förderungsdaten können Sie einsehen bzw. hinterlegen, ob die gewählte Arbeit för­derbar ist. ACHTUNG! Dies ist ein Pflichtfeld. Wollen Sie, dass bei allen neuen Arbeiten ein Stan­dardwert hinterlegt wird, klicken Sie mit Rechtsklick auf dieses Feld und wählen Sie aus dem Kon­text­menü die Option Standardwert. Geben Sie dort 1 für den Wert „förderbar“ und 0 für den Wert „nicht förderbar“ ein. Dieser Wert gilt dann für alle Mandanten und Benutzer.

Sie können dann die wichtigsten Daten zum Förderansuchen hinterlegen. Die Aus­wahlliste für die Art des Ansuchens können Sie im Dialog Status aller Art (Tabelle Arbeit, Gruppe Ansuchen Art) edi­tie­ren. Als För­der­art ste­hen Ein­malzuschuss und Annuitätenzuschuss[1] zur Aus­wahl. Geben Sie dann die Höhe der ge­förderten Baukosten ein. Sind noch Dokumente o.ä. nach­zu­reichen, können Sie das ebenfalls hier hinter­legen. Schließlich können Sie eintragen, wann die Wohn­bau­förderung ange­sucht und wann sie bewilligt wurde. Die Abrechnungsfrist legt fest, nach wie vielen Mo­naten ab­gerechnet werden muss.

Das Feld Ende Einreichfrist berechnet sich aus dem Datum im Feld 1. Rechnung eingelangt plus 18 Mo­nate. Mit Klick auf die Schaltfläche können Sie sich dazu eine Erinnerung erstellen. Das Feld End­abrechnung Einreichung wird abhängig von der Auswahl im Feld Ansuchen berechnet. Wurde als Ansuchen Basis Kostenvoranschlag ausgewählt, muss das Feld Zusicherung erhalten befüllt sein und für das Feld Endabrechnung Einreichung wird dessen Wert um 18 Monate erhöht. Wurde hin­ge­gen als Ansuchen Rechnungslegung ausgewählt, muss das Feld 1. Rechnung eingelangt befüllt sein und für das Feld Endabrechnung Einreichung wird dessen Wert um 18 Mo­nate erhöht.

Auch für Darlehen und Promesse[2] können Sie eintragen, wann diese angefordert und er­halten bzw*. zuge­zählt* wurden.

Die Individuellen Kennzeichen kann jedes Unternehmen maßgeschneidert anpassen. Öffnen Sie da­für im Hauptmenü den Punkt Grundeinstellungen - OM Allgemein und klicken Sie auf Status aller Art. Dort stellen Sie die Tabelle Arbeit und die Gruppe KZ 1 (oder 2, 3, 4, 5, oder 6) ein und fügen dann die gewünschten Kennzeichen ein. Außerdem können Sie dazu passend drei Beträge eingeben.

Register Funktionen

In diesem Register werden der Arbeit Personen bzw. Kreditoren mit Funktionen zugewiesen. Das be­trifft zum Beispiel den zuständigen Mitarbeiter für die Abwicklung der Wohnbau­förderung, Sach­bearbeiter usw. Beachten Sie dabei bitte auch Beginn und Ende der einge­tragenen Funktion. Über die entsprechenden Buttons können Funktionsträger und Funktio­nen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Außerdem können Sie mit der Schaltfläche unter Enddatum definieren die Details des Funk­tionsträgers (das ist entweder eine Person oder eine Firma) öffnen. Nähere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch Funktionen.

Register Darlehen

In diesem Register können einer Arbeit Darlehen zugeordnet werden. Klicken Sie dazu auf Darle­hen hinzufügen und wählen Sie anschließend das entsprechende aus der Liste aus. Die angezeigte Darlehensliste ist zunächst auf das Objekt eingeschränkt. Diese Einschrän­kung kann jedoch über das rote Minus entfernt werden. Außerdem können Sie die Liste automatisch laden oder Darlehen aus allen Jahren anzeigen.

Über Darlehen entfernen kann ein zuvor ausgewähltes Darlehen aus dem Darstellungsgitter wieder entfernt werden.

Ein zugeordnetes Darlehen zu einer Arbeit wird auch auf der FA-bestätigung mitangedruckt.

Register Budget

Hier sehen Sie die Lasche Budget. Um diese zu aktivieren, muss die globale Variable GLOBAL_ARBEIT_BUDGET_ANZEIGEN (Nr. 35090) auf „1“ gesetzt werden. Weiters gibt es dazu die zwei Berechtigungen „Arbeiten-Budget lesen“ (Nr. 110200) und
„Arbeiten-Budget schreiben“ (Nr. 110201).

In dieser Lasche können Sie das Budget Start/Jahr sowie die Budget Jahre angeben. Geben Sie beispielsweise „2012“ und darunter „4“ ein, sehen Sie die Werte der Jahre 2012, 2013, 2014 und 2015, sowie die Summe (Sortierung 3000). Darunter können Sie das Vorhaben wählen. Auch das Beschlussdatum sowie das Datum der Genehm. Bauausschuß können eingegeben werden. Weiters werden das Budget Schätzungsjahr, das Budget nachhinein, der VSt. Abzug und der VSt. Abzug% eingegeben. Als nächstes können Sie bis zu vier Konten sowie ein ArtKZ wählen. Mit Klick auf Zeile anlegen wird eine Zeile mit den vorher oben eingegebenen Daten angelegt. Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche wird die Datenmenge aktualisiert.

Arbeiten gruppieren

Es ist möglich, zusammengehörende Arbeiten zu gruppieren. Dazu muss die Gruppierung aller­dings zunächst in der globalen Variable GLOBAL_GRUPPIERUNG_ARBEIT aktiviert werden.

In der Arbeitsliste wird dadurch eine zusätzliche Option im Button Aktionen freigeschalten: Arbeiten gruppieren. Dazu müssen Sie zunächst alle zu gruppierenden Arbeiten markieren, indem Sie diese in der Spalte Auswahl markieren (grünes Symbol). Klicken Sie dann auf den Befehl.

Es wird eine neue Arbeit erstellt, die den markierten Arbeiten übergeordnet wird, die so genannte Hauptarbeit. Dazu gibt es in den Arbeitsdetails eine weitere Lasche: Gruppierte Arbeiten. In der Hauptarbeit werden hier alle untergeordneten Arbeiten angezeigt.

Mit Klick auf den entsprechen­den Button können Sie eine neue Unterarbeit hinzufügen, die ge­wähl­te Arbeit bearbeiten oder die Gruppierung aufheben. Dabei wird die Arbeit nicht gelöscht, sondern nur die Gruppierung. Durch Doppelklick auf eine der Arbeiten werden ebenfalls deren Details geöffnet (wie Auswahl bearbeiten).

In der Arbeitenliste wird normalerweise nur die Hauptarbeit angezeigt. Durch Aktivierung der Op­tion gruppierte Arbeiten anzeigen in den Suchkriterien werden aber auch alle Unterarbeiten mit angezeigt. In der Spalte Art wird angegeben, ob es sich bei einer Arbeit um eine Haupt- oder Un­ter­art handelt und in den Spalten Hauptarbeit und Anzahl gruppierte Arbeiten finden Sie dann (je nach Art) die entsprechenden Angaben. Wurde eine Arbeit nicht gruppiert, sind diese Spalten leer und die Option gruppierte Arbeiten anzeigen hat keinerlei Auswirkung.

Berichte

Arbeitenliste

Hier können Sie Listen von Arbeiten nach verschiedenen Kriterien generieren. Die Arbeitenliste ist aus der Arbeitenliste über den Dokumente-Button aufrufbar. Im Hauptmenü des Objektmanage­ments erreichen Sie ihn im Bereich Objekte - Ausdrucke unter dem Titel Arbeiten pro Ob­jekt.

Mögliche Konfigurationen:

• Einschränkung nach Funktionsträger: Dabei stellen Sie zunächst die Funktion ein und wäh­len anschließend die gewünschten Funktionsträger aus. Über den Button können Sie alle gleichzeitig aktivieren oder deaktivieren.

• Einschränkung nach Status: Über den Button können Sie gleichzeitig alle Sta­tus ak­ti­vie­ren oder deaktivieren.

• Einschränkung nach Objekttypus: Über den Button können Sie gleichzeitig alle Ty­pen aktivieren oder deaktivieren.

• Einschränkung nach Arbeit, Kategorie und Art: Wählen Sie hier zunächst die Katego­rie und Art der Arbeit. Dann können Sie Typen aus der Liste auswählen. Über den Button kön­nen Sie gleichzeitig alle Typen aktivieren oder deaktivieren.

• Einschränkung nach Objekten: Hier können Sie alternativ zum Objekttypus alle Mietob­jek­te, alle Eigentumsobjekte oder ein bestimmtes Objekt (mithilfe der Objekt­nummer) aus­wählen.

• Einschränkung nach Individueller Gruppierung: Hier können Sie nach den Gruppie­run­gen einschränken, die individuell für jeden Kunden angelegt werden können (siehe Register Förderung / Indiv.).

• Zusätzliche Einschränkungen: Machen Sie hier noch Einschränkungen nach Förderstatus.

• Datum Einschränkung: Schränken Sie hier einen Zeitraum oder bestimmte Kenndaten ein.

• Aufträge andrucken: Damit werden jeweils alle mit einer Arbeit verbundenen Aufträge mit­ge­druckt. Achtung: Die Liste kann dadurch sehr lang werden, insbesondere, wenn Sie eine Arbeitenliste für alle Objekte erstellen.

Beachten Sie bitte, dass Sie das je­weilige Kriterium zunächst aktivieren (also Häkchen setzen) müs­sen, damit Sie eine Auswahl treffen können und damit das Kriterium auch angewandt wird. Natür­lich können Sie die Krite­rien auch kombinieren.

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie wählen, ob Sie den Bericht direkt drucken wollen oder ob Sie sich erst eine Vorschau anzeigen lassen wollen. Außerdem ha­ben Sie die Mög­lichkeit, den Bericht als pdf-Datei zu drucken.

Im obersten Bereich können Sie zusätzlich Vorlagen erstellen und verwalten. Vorlagen sind in dem Fall keine Dokumentvorlagen, wie Sie sie vielleicht aus der Textverarbeitung kennen, sondern Ein­schränkungskriterien für die Arbeitenliste. Treffen Sie dafür zunächst alle ge­wünschten Einschrän­kungen und klicken Sie dann auf. Geben Sie der Vorlage einen Na­men und bestätigen Sie. Bei nochmaligen Änderungen können Sie über das Disketten­sym­bol speichern. Mit können Sie Vorlagen wieder löschen. Die Vorlagen können Sie außer­dem verwenden, um (nach Einrichtung des Actionservice) sog. Jobs zu erstellen. Klicken Sie dafür einfach auf das entsprechende Symbol. Sie können dann einen Job auswählen oder einen neuen erstellen. In den Einstellungen kön­nen Sie zum Beispiel einstellen, dass Ihnen einmal wöchentlich die Arbeiten der Vorlage x als pdf-Datei per E-Mail zugeschickt werden. Verwenden Sie dafür die entsprechenden Felder in den ver­schiedenen Registern. Weitere Informationen zur Erstellung solcher Jobs finden Sie im entsprechen­den Benutzerhandbuch.

Arbeiten pro Objekt

Dieser Bericht wird im Hauptmenü Bereich Objekte – Ausdrucke aufgerufen und entspricht der Arbeitenliste.

Arbeitenliste mit WBF-Zusage

Dieser Bericht wird im Hauptmenü Bereich Auftragswesen – Ausdrucke aufgerufen und listet alle Arbeiten auf, die in der zweiten Lasche der Arbeitendetails als förderbar markiert wurden. Es gibt keinen Parameterdialog.

Auswertung Wohnungssanierung

Dieser Bericht wird im Hauptmenü Bereich Objekte – Ausdrucke aufgerufen. Der fertige Bericht ent­hält alle Arbeiten, die den gewählten Einschränkungen entsprechen und führt deren Grund­da­ten, sowie Kosten und Dauer der Sanierung im Detail auf. Außerdem finden Sie am Ende des Be­richts eine statistische Auswertung über die durchschnittlichen Kosten und Dauer der Sanie­run­gen, aufgeteilt nach Arten und Status. Sein Parameterdialog ist in zwei Register aufgeteilt:

Wählen Sie im ersten Register zunächst durch Klick auf Hinzufügen die Arbeiten für die Auswer­tung aus. Eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg- bzw. Umschalttaste oder Strg+A für alle ist selbstverständlich möglich. Über die Löschen-Schaltfläche können Arbeiten auch wieder aus der Liste entfernt werden. Im unteren Bereich können Sie die gewählten Arbeiten noch nach Art und Status filtern. Die obere Liste wird dadurch gleich verkürzt, so dass Sie direkt beobachten können, wie sich die Änderung auswirkt.

Im zweiten Register können Sie zusätzliche Einschränkungen machen:

Dabei können Sie auf bestimmte Objekte, Einheiten oder Funktionsträger einschränken bzw. nur Arbeiten eines bestimmten Zeitraums einbeziehen. Wichtig für Baubeginn und -ende sind dabei die Angaben im Bereich Realisierung der Arbeit.

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie wählen, ob Sie den Bericht direkt drucken wollen oder ob Sie sich erst eine Vorschau anzeigen lassen wollen. Außerdem ha­ben Sie die Mög­lichkeit, den Bericht als pdf-Datei zu drucken.

Arbeitenkatalog

Den Arbeitenkatalog finden Sie in den Grundeinstellungen - OM Allgemein.

Dort werden die Kategorien, Arten und Bezeichnungen einer Arbeit angelegt. Da diese voneinan­der abhängig sind, ist eine Editierung der Listen in den Status aller Art, die sonst genutzt wird, nicht möglich.

Mit Klick auf Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen können Sie die Liste editieren. Dabei werden direkte Verbindungen zwischen Kategorie, Art und Bezeichnung hergestellt. Es gibt also im Nor­mal­fall pro Kategorie mehrere Arten mit eigenen Bezeichnungen. Außerdem kann es auch meh­re­re Bezeichnungen für eine Kategorie-Art-Kombination geben. Wenn Sie dann im Arbeitendialog eine Kategorie auswählen, werden im Feld Art nur solche Arten angezeigt, die der gewählten Ka­te­gorie entsprechen. Die Bezeichnung wird über die Kategorie und die Art gezogen. Bei mehreren Ein­trägen zu einer Kategorie und Art können Sie die Bezeichnung auswählen. Außerdem können Sie in der globalen Variable 755 GLOBAL_ARBEIT_BEZEICHNUNG_EDIT (siehe Globale Variablen) festlegen, ob die Bezeichnung noch manuell bearbeitet werden kann.

Beim Anlegen weiterer Einträge stehen Ihnen immer die schon bestehenden Kategorien bzw. Ar­ten in einem Dropdown Menü zur Verfügung. Sie können aber auch manuell einen neuen Eintrag eingeben. Wenn Sie also weitere Arten zu einer Kategorie hinzufügen möchten, können Sie die Ka­tegorie einfach auswählen und müssen sie nicht immer wieder manuell eingeben. Beachten Sie dabei aber, dass die Tabelle gespeichert werden muss, bevor ein neuer Eintrag auswählbar ist.

Über die Felder Nummer und Ordnung können Sie die Anzeigereihenfolge beeinflussen.

Berechtigungen

110103 Arbeitenliste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer die Arbeitenliste einsehen.

53041 Objektmenü Eintrag Arbeiten (Objektmenü)
Diese Berechtigung aktiviert den Eintrag Arbeiten im Objektmenü.

110100 Arbeiten Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Arbeiten anlegen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Neu' in der Arbeitenliste und den Arbeitsdetails nicht aktiv.

110101 Arbeiten Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Arbeiten bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Arbeitendetails zwar öffnen, aber die Buttons 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Ar­bei­tendetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

110010 Arbeit Allgemein
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer im Arbeitendialog das Register 'Allgemein' bearbeiten.

270264 Arbeiten SQL-Abfragen bearbeiten
Mit dieser Berechtigung dürfen die konfigurierbaren SQL-Anweisungen im Bereich 2. Realisierung im Arbeitendialog bearbeitet werden.

110020 Arbeit Förderung/Indiv.
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer im Dialog 'Arbeit' die Registerkarte 'Förderung/Indiv.' be­arbeiten.

110030 Arbeit Funktionen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer im Dialog 'Arbeit' die Registerkarte 'Funktionen' bear­beiten.

110040 Arbeit Gruppierte Arbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer im Arbeitendialog das Register 'Gruppierte Arbeiten' bearbeiten.

110102 Arbeiten Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Arbeiten löschen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Löschen' in der Arbeitenliste und den Arbeitsdetails nicht aktiv.

150020 Arbeiten Katalog (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer den Arbeiten-Katalog einsehen / ändern.

101013 ArbeitenMenu (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle ArbeitenMenu mit der Nummer 1550 ermöglicht.

101031 CPA_Arbeit2.Kategorie.Disables (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle CPA_Arbeit2.Ka­tegorie.Disables mit der Nummer 10000 ermöglicht.

270215 Arbeiten pro Objekt (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Nutzer den Bericht Arbeiten pro Objekt aufrufen (und den Para­meterdialog im Vorfeld). Dieser entspricht der Arbeitenliste (siehe Arbeitenliste).

270260 Arbeitenliste mit WBF-Zusage (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Nutzer den Bericht Arbeitenliste mit WBF-Zusage vom Menü Auftragswesen – Ausdrucke aufrufen.

53051 Auswertung Wohnungssanierung (Hauptmenü)
Diese Berechtigung ermöglicht das Öffnen des Parameterdialogs zur Auswertung Wohnungs­sanierung.

530000 Pflichtfelder festlegen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Pflichtfelder festlegen.

110200 Arbeiten-Budget lesen
Mit dieser Berechtigungen kann man die Karteikarte Budget in der Arbeit lesen.

110201 Arbeiten-Budget schreiben
Mit dieser Berechtigung kann man die Daten in der Karteikarte Budget bei der Arbeit bearbeiten.

Globale Variablen

150 GLOBAL_ARBEIT_ART_BAU
Hier werden alle Arbeiten in Berichten ausgeschlossen (also nicht erwähnt), die vom oben ange­führten Typ sind. Da wir früher auch die Arbeiten aus d+ RW konvertiert haben, war dies ein not­wendiger Parameter.
Standardwert = Bau
Folgende Berichte sind davon betroffen: Arbeiten_Alle, Arbeiten_Mietobjekt, Arbeiten_Voraus­schau, ArbeitenAlleSB, Arbeiten_Objektweise, ArbeitenVorjahre

740 GLOBAL_GRUPPIERUNG_ARBEIT
Mit dieser Variable wird bei den Arbeiten die Möglichkeit freigeschalten, mehrere Arbeiten zu ei­ner zu gruppieren.
= 0 (Gruppierung nicht möglich)
= 1 (Gruppierung möglich)

755 GLOBAL_ARBEIT_BEZEICHNUNG_EDIT
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob das Feld Bezeichnung editierbar ist oder nicht.
= 0 (das Feld Bezeichnung ist nicht editierbar)
= 1 (das Feld Bezeichnung ist editierbar)

830 GLOBAL_ARBEIT_INTERN_NR_PFLICHT
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob bei der Arbeit das Feld Interne Nummer befüllt werden muss.
= 0 (muss nicht eingegeben werden)
= 1 (muss eingegeben werden)

831 GLOBAL_ARBEIT_LOESCHEN_ZULASSEN
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob das Löschen von Arbeiten bei bestehenden Aufträgen zu­gelassen ist.
= 0 (löschen ist nicht möglich)
= 1 (löschen ist möglich)

1340 GLOBAL_ARBEIT_BERECHTIGUNGEN
Mit dieser Variablen wird überprüft, ob bei den Arbeiten das Berechtigungssystem für einzelne Da­tensätze verwendet werden soll oder nicht.
= 0 (wird nicht verwendet)
= 1 (wird verwendet)

1516 GLOBAL_AUFTRAG_HOA_VERRECHENBAR_BEI_ARBEIT_ART
Hier wird festgelegt, ob das Kästchen "HOA verrechenbar" in der Lasche Detail angehakt wird, wenn ein Auftrag einer Arbeit "Wohnungssanierung" zugeordnet ist.
= 0 (inaktiv)
= 1 (aktiv, wird angehakt bei Wohnungssanierung als Arbeit)

10400 GLOBAL_SANIERUNG_ZUSTAENDIGER_TECHNIKER
Funktionsnummer des zuständigen Technikers bei Wohnungssanierungen. Falls bei einer Arbeit ein Funktionsträger mit dieser Nummer zugeordnet ist, wird dieser am Bericht 'Auswertung Woh­nungssanierung' als zuständiger Techniker angedruckt.

35090 GLOBAL_ARBEIT_BUDGET_ANZEIGEN
Mit dieser Variable wird definiert, ob die Budget Lasche bei der Arbeit eingeblendet wird oder nicht.
= 0 (ausgeblendet)
= 1 (eingeblendet)

Konfigurationstabellen

1550 - ArbeitenMenu
Diese Konfiguration wird verwendet, um in den Arbeitsdetails die unter Anzeigename aufge­führ­ten Aufträge, Abstimmungen und Vermerke aufzuführen oder zu deaktivieren (Spalte Aktiv = 0).
WICHTIG: Das Feld Schlüssel darf nicht verändert werden.

10000 - CPA_Arbeit2.Kategorie.Disables
Wird im Arbeiten-Dialog eine Kategorie gewählt, welche in dieser Tabelle hinterlegt ist, so werden das Beschlussdatum sowie die Planung auf der rechten Seite der Karteikarte "Allgemein" ausge­graut und sind nicht mehr editierbar.

14000 - Honorarabrechnung Nummernkreiskategorien
Hier können die Nummernkreiskategorien konfiguriert werden, die für die Honorarabrechnung verwendet werden sollen.