Auftrag

Allgemein

Die Abwicklung von Arbeitsaufträgen stellt ein Herzstück des d+ OM dar. Mithilfe diverser Datenbestände und basierend auf einigen wenigen Konfigurationen ist es mög­lich, Aufträge schnell und einfach zu erfassen, zu versenden und buchhalterisch abzuwickeln. Da­bei ist es völlig egal, ob diese Aufträge normale Arbeitsaufträge sind, im Zuge größerer Sanie­rungs­arbeiten vergeben werden oder zur Schadensbeseitigung dienen. Die Flexibilität des d+ OM Auf­tragsmoduls macht es möglich, die softwareseitige Auftragsabwicklung an bestehende, unter­nehmensinterne Abläufe anzupassen und dabei trotzdem immer eine einheitliche Vorge­hensweise beizubehalten. Nicht zuletzt ist eine ordnungsgemäße, gewissenhafte und lückenlose Auftrags­er­fassung vor allem in Hinblick auf das zu kontrollierende Objektbudget unabdingbar. Mit der Auf­trags­abwicklung im d+ OM haben Sie so die zur Verfügung stehen­den Geld­mittel und Kosten immer im Blick.

Die Flexibilität des Auftragsmoduls bringt eine gewisse Komplexität bei der Einrichtung mit sich. Viele Features können, müssen aber nicht verwendet werden. Deshalb wird im Folgenden zu­nächst beispielhaft die Abwicklung eines einfachen Auftrags erklärt. Im Anschluss erfolgt die de­taillierte Beschreibung des Auftragsdialogs und der einzelnen Bereiche, in die er sich gliedert. Da­bei lernen Sie auch die zusätzlichen Bedienmöglichkeiten und weiteren Features des Auf­trags­moduls kennen.

Zugriff auf Aufträge - Auftragslisten

Die Erfassung eines Auftrages kann aus den unterschiedlichsten Dialogen erfolgen. Die allgemeine Auftragsliste mit allen vorhandenen Aufträgen aller Objekte finden Sie über das Hauptmenü - Auftragswesen.

Abbildung 1 – d+ OM Hauptmenü

Die Auftragsliste wird dann im Register alle geöffnet.

Auftragsliste

Abbildung 2 - Auftragsliste

Die allgemeine Auftragsliste kann je nach Einstellung sehr viele Daten enthalten. Dann kann es ei­nige Sekunden dauern, bis die Liste geladen ist. Darauf können Sie aber mit einigen Einstellungen Einfluss nehmen:

• Durch richtiges Setzen des Datums oben links über der Liste können Sie die Menge der zu la­denden Daten beeinflussen. Umso weiter dieses Datum in die Vergangenheit zurück­reicht, desto mehr Aufträge werden geladen (und desto länger dauert das Laden).

• Je nach Einstellung der globalen Variable 1545 GLOBAL_AUFTRAG_LISTE_SUCHE_SOFORT_
  STARTEN muss die Liste erst per Klick auf Alle manuell geladen werden. Sie können dann zunächst in ein Register wechseln, das nicht so viele Aufträge enthält und danach erst die Liste laden.

Neben dem Filter können Sie auch die Option auch inaktive Objekte anzeigen setzen, damit auch die Aufträge von Objekten angezeigt werden, die auf inaktiv gesetzt wurden, und die Aufträge aller Mandanten anzeigen. Beim Erstellen eines neuen Auftrages wird der Mandant gezogen, welcher rechts oben im Viereck angezeigt wird. Des Weiteren können Sie mit der Checkbox Lade Liste automatisch die Auftragsliste beim Öffnen automatisch laden. Außerdem können Sie über die entsprechende Checkbox nur Daueraufträge anzeigen lassen, damit Sie ganz einfach die Daueraufträge finden.

Die Liste selber gliedert sich in verschiedene Register. Wo sie einen Auftrag finden, hängt von des­sen Status ab. Im Register alle finden Sie alle Aufträge des eingestellten Zeitraums, unabhängig von deren Status. Je nach Register, in dem Sie sich befinden, haben Sie verschiedene Hand­lungs­optionen und damit verbundene Buttons rechts neben der Liste. So können Sie zum Beispiel im Register Freigabe erbeten einen Auftrag freigeben oder stornieren. Im Register für die bereits ver­sendeten Aufträge können Sie Aufträge nochmal versenden. In der Lasche von Benutzer freigegeben werden jene Aufträge angezeigt, welche der ausgewählte Benutzer auf irgendeiner Stufe freigegeben hat. Standardmäßig ist hier der aktuelle Benutzer vorausgewählt, es kann aber auch ein anderer Benutzer über das Auswahlfeld ausgewählt werden. Weitere Informationen zur Auf­trags­freigabe und zu den Handlungsmöglichkeiten in den Registern finden Sie unter Freigabe eines Auftrages.

Es gibt außerdem die Spalte Angebot <-> Auftrag, mit der die Verbindung zwischen Angebot und Auftrag dargestellt wird. Im Detail wird diese Verbindung auch in der Überschriftenzeile dargestellt.

Um einen Auftrag zu öffnen, klicken Sie diesen einfach doppelt in der Liste an, egal in wel­chem Register Sie sich befinden.

Einem Auftrag kann außerdem eine Arbeit oder ein Schaden zu Grunde liegen. Aus diesen beiden Modulen kann also ebenfalls ein Auftrag erfasst werden. Die Aufträge eines Objektes sind zum Beispiel im Bereich Firmen - Bau/HV des Objektmenüs zu finden:

Abbildung 3 - Aufträge im Objektmenü

Auch in den Schadens- oder Arbeitsdetails finden Sie solche Listen, in denen Aufträge aufgeführt werden. In solchen Darstellungsgittern können Sie mit Klick auf das blaue Plus einen neuen Auf­trag erfassen (mit bereits erfasster Zuordnung zum jeweiligen Objekt, o.ä.) und mit Klick auf den grünen Pfeil gelangen Sie zur Auftragsliste. Diese enthält allerdings nur die Aufträge des jeweiligen Objekts o.ä. Da die allgemeine Auftragsliste über das Hauptmenü unter Umständen sehr viele Da­ten enthält und daher längere Ladezeit benötigt, ist es zu empfehlen, Aufträge in den jeweiligen Objekten, Arbeiten, o.ä. zu verwalten.

Außerdem finden Sie alle eigenen Aufträge über den Bereich Aufträge im Posteingang.

Abbildung 4 - Aufträge im Posteingang

Wenn Sie außerdem einen bestimmten Auftrag suchen, können Sie auch in die zweite Lasche ‚Su­chen‘ des Hauptmenüs wechseln und dort in der entsprechenden Zeile die Auftragsnummer für die Suche eingeben. Der Auftrag (sofern er gefunden wird) wird dann direkt geöffnet, ohne dass die Auftragsliste geladen werden muss.

Abbildung 5 - Hauptmenü - Auftragssuche

Auftragsabwicklung

Erfassen eines Auftrages

Erstellen Sie einen neuen Auftrag entweder in einem der Infogrids über Klick auf das blaue Plus oder klicken Sie in der Auftragsliste auf die Schaltfläche neu. Je nachdem, an welcher Stelle Sie einen neuen Auftrag erstellen, sind bestimmte Zuordnungen bereits eingetragen. Dies betrifft vor allem die Daten zu Objekt, Gebäudeteil, Stiegenhaus, Einheit, Person, Arbeit und Schaden.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, einen Auftrag auf ein oder mehrere andere Objekt(e) zu kopieren. im Auftragsdetaildialog gibt es dazu bei der Schaltfläche Neu den Menüpunkt Neuer Auftrag (Kopie auf Objekt(e)). Wählt man diesen aus, kann man ein oder mehrere Objekt(e) auswählen, auf welche der Auftrag kopiert werden soll. Während dem Kopieren sieht der Benutzer in einem Fortschrittsdialog, für welches Objekt der Auftrag gerade kopiert wird und den Fortschritt, wie viele Objekte bereits abgearbeitet wurden. Nach dem Kopieren kommt noch eine Meldung, dass das Kopieren abgeschlossen ist und für wie viele Objekte der Auftrag kopiert wurde. Dazu gibt es die Berechtigung „Auftrag kopieren“ (Nr. 125180). Hat ein Benutzer diese Berechtigung nicht, sind die o. g. Menüpunkte deaktiviert. In der Liste kommt bei der Schaltfläche Kopieren eine Meldung, dass der Benutzer nicht die benötigte Berechtigung hat. Nach dem Kopieren eines Auftrags wird eine SQL-Prozedur (CP_AuftragAfterCopy) ausgeführt. Diese Prozedur ist grundsätzlich leer. Hier können allerdings SQL-Anweisungen hinzugefügt werden, die nach dem Kopieren ausgeführt werden sollen (z. B. Felder auf bestimmte Werte setzen, etc.).

Register Allgemein

Abbildung 6 - Auftrag - Register Allgemein

Hier werden fast alle Angaben zum Auftrag gemacht. Um auch auf kleineren Monitoren die Daten bequem eingeben zu können, ist es möglich, jeden Bereich mit Einfachklick auf den jeweiligen blauen Balken einzuklappen.

Zunächst werden die Zuordnungen erfasst. Es müssen selbstverständlich nicht alle Felder befüllt wer­den. Dennoch gehören die Zuordnungen zu den wichtigsten Feldern im Register Allgemein, weil sie das schnelle Wiederfinden des Auftrags gewährleisten. Fügen Sie die noch fehlenden Zuord­nun­gen mit Klick auf und Auswahl aus der entsprechenden Liste hinzu. Wenn Sie den Auf­trag aus einem Schaden mit weiteren Betroffenen erstellt haben, wird zusätzlich die Lasche „Be­trof­fene“ angezeigt, in der Sie die weiteren Personen aus dem Schaden sehen.

Außerdem können Sie über die Schaltfläche Aktion einen Schaden erstellen, der dann natürlich mit dem Auftrag ver­knüpft ist. Wichtig ist, dass min­des­tens ein Objekt und ein Kreditor zugewiesen wer­den. Denn die­se Objekt-Kreditor-Kombination dient als Grundlage für die spätere Verbuchung. Beim Anlegen eines Auftrags zu einem Objekt und beim Zuweisen eines Objektes zu einem Auftrag wird außerdem ein Warnhinweis angezeigt, wenn es sich dabei um ein inaktives Objekt handeln sollte. Den Kreditor wäh­len Sie entweder ebenfalls mit Klick auf aus der Firmenliste aus oder Sie nut­zen die kon­fi­gu­rierte Kreditor Vorauswahl im Be­reich unter den Zuordnungen. Dafür werden durch einen Ad­mi­nis­trator für bestimmte Objekte und Gewerke die dafür in Frage kommenden Kredito­ren vor­aus­ge­wählt (siehe Kapitel Auftragsgebiete). Wenn Sie nun im Bereich Kreditor Vor­auswahl die Kostenart und das Gewerk aus­wählen, wird die Liste der für dieses Gewerk und das gewählte Ob­jekt konfigurierten Kredi­toren geladen. Per Doppelklick können Sie einen Kreditor aus der Liste aus­wählen. Dieser wird dann automatisch im Feld Kreditor eingetragen.

Die Pflichtfelder variieren je nach Unternehmen, aber im Allgemeinen müssen Sie neben dem Kre­ditor und Objekt einen Buchungstext und das ArtKZ bzw. die Kostenart (Gewerk) eingeben und ent­weder eine Auftragssumme oder einen Kostenvoranschlag erfassen. Es ist nicht möglich, einen Auftrag zu speichern, wenn nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Wenn ein Benutzer dies trotz­dem versucht, wird er durch eine Fehlermeldung auf die noch auszufüllenden Pflichtfelder hinge­wiesen.

Der Buchungstext besteht aus zwei Feldern. Im ersten wird automatisch der Kreditor eingetragen und Sie können einen Buchungstext entweder per Hand eingeben oder per Klick auf aus einer vorher erfassten Auswahl von Buchungstexten auswählen (Buchungstexte können bis zu 100 Zeichen enthalten. Dafür muss allerdings die globale Variable BU_BUDICOMP im d+ RW auf 0 gesetzt sein). Dabei können auch DMS-Doku­men­te definiert werden, die dann an den Auftrag angehängt werden. Ist nichts angehängt, kann im zweiten Feld ein Auf­trags­anhang ausgewählt werden.

Die Felder für ArtKZ und Kostenart bzw. Gewerk finden Sie genau über dem Buchungstext. Diese können Sie aus einer Konfiguration auswählen (Klick auf ). Wenn der Buchungstext schon befüllt ist und danach ein Gewerk ausgewählt wird, wird nachgefragt, ob der Buchungstext überschreiben werden soll. Wenn Sie den Kreditor über die Kredi­tor Vorauswahl selektieren, werden die Angaben für ArtKZ und Kostenart aus diesem Bereich übernommen und müssen nicht noch einmal separat ausgewählt werden. ACHTUNG! Wird eine bestimmte Kostenart ausgewählt, die über die Konfigurationstabelle 1120 Auftrags­zuordnungen definiert ist, kann es sein, dass eine Zuordnung zu einem Schaden bzw. zu einer Arbeit erforderlich wird.

Die Auftragssumme können Sie manuell in das entsprechende Feld eingeben. Auch Betrag und Da­tum des Kostenvoranschlags können Sie manuell eingeben. Wenn Sie aber die Kreditor Voraus­wahl verwenden, können Sie im Bereich darunter auch Kostenvoranschläge erfas­sen und die ent­sprechenden Angaben dann einfach per Doppelklick auf den ausgesuchten Kreditor übernehmen. Wählen Sie dafür zunächst im Bereich Kreditor Vorauswahl die Kostenart und das Gewerk, damit eine Liste von möglichen Kreditoren für diesen Auftrag angezeigt werden kann. Die Kreditoren, von denen Sie Kostenvoranschläge anfordern möchten, können Sie per Klick auf den roten Pfeil ins untere Grid übernehmen. Über den Button Aktion können Sie außerdem Kostenvoranschläge mit­hilfe eines Vordrucks anfordern. Dabei wird der Standard-Email-Client (meist MS Outlook) ge­öffnet und die Kostenvoranschlags-Anforderung als PDF in eine neue E-Mail eingefügt. Kommt ein Kos­ten­voran­schlag eines Kreditors an, können Sie dann das Eingangsdatum und den Betrag direkt im unteren Darstellungsgitter eintragen. So können Sie verschiedene Kostenvoranschläge ver­schie­de­ner Kre­ditoren erfassen. Zur Auswahl eines Kreditors für den Auftrag klicken Sie doppelt auf den Kosten­voranschlag. Der Kreditor und die Summe sowie das Datum des Kostenvoranschlags werden dann übernommen. Sollten beide Felder (Kostenvoranschlag und Auftragssumme) befüllt sein, hat das Feld Kostenvor­anschlag in der Berechnung des Objektbudgets Vorrang. Diese Beträge werden im Objektbudget allerdings nur solange berücksichtigt, bis die ordnungsgemäße Verbuchung der Ein­gangsrechnung über die Buchhaltung durchgeführt wurde. Des Weiteren gibt es die Aktion Urgenz (Mailclient). Diese ist nur verfügbar, wenn der Auftrag bereits versendet wurde. Damit kann dann per Mailclient eine Urgenz versendet werden. Dies wird dann in der Auftragshistorie in der Lasche Status eingetragen. Der vorgeschlagene Mailtext dafür kann bei den Mailtexten bei Bereich „Auftrag“ und Vorgang „UrgenzEmailClient“ eingestellt werden.

Weitere Register

Die Kreditorendaten aus der Kreditorenliste werden auch in das zweite Register Kreditor über­nom­men. Dort wird auch automatisch das Datum der Erteilung des Auftrags eingetragen. Als erste Frist (Feld zu erledigen bis) wird ein Datum entsprechend der Einstellung der globalen Variable GLOBAL_AUFTRAG_ZU_ERLEDIGEN_BIS_TAGE eingetragen. Sie können dieses Datum aber natür­lich noch ändern. Liegt dem Auftrag eine Ausschreibung zu Grun­de, kann auch das Datum der Aus­schreibung am Auftrag hinterlegt werden.

Ein äußerst wichtiger Bereich in Verbindung mit d+ RW ist das Register Detail.

Hier werden die Daten zum Buchungstext, Gewerk und Auftragssumme vom ersten Register über­nommen. ACHTUNG! Wird eine bestimmte Kostenart ausgewählt, die über die Konfigura­tionstabelle 1120 Auftragszuordnungen definiert ist, kann es sein, dass eine Zuordnung zu einem Schaden bzw. zu einer Arbeit erforderlich wird. Ist diese Einstellung hinterlegt, springt das System automatisch auf das Register Allgemein zurück, wo diese Zuordnung vorzunehmen ist.

Im Register Funktion werden Funktionsträger hinterlegt. Ist in der Konfigurationstabelle 91500 au­to­matisches Ziehen von Funktionsträgern (siehe Weitere Konfigurationstabellen) die entsprechende Einstellung hinterlegt, wird hier der Ersteller automatisch als Sachbearbeiter hinterlegt. Dies ist wichtig, da nach Erstel­lung eines Auf­trags nur der Sachbearbeiter noch bestimmte Änderungen daran vornehmen kann (z.B. am Auf­tragstext). Außerdem kann NUR der Sachbearbeiter (=Ersteller) eines Auftrags die Frei­gabe an­for­dern. Die Zuordnung muss insbesondere überprüft werden, wenn Aufträge durch Ko­pie­ren oder andere automatische Pro­zesse erstellt werden. ACHTUNG! Vorausset­zung für das Anlegen des Sachbear­bei­ters als Funktionsträger ist, dass der Benutzer als Person in d+ OM angelegt und diese Person mit dem Be­nutzer ver­knüpft wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Benutzerdokumentation zu Berech­tigungen, Benutzern und Gruppen.
Eventuell werden auch Hausverwalter etc. des Auftrags-Objekts hier hin­terlegt.

Im Register Rechnungsempfänger wird angezeigt, an wen die Rechnung auszustellen ist. Im Be­reich Objekt Eigentümer ist jenes Optionsfeld gewählt, welches über den Objektstamm des jeweils ausgewählten Objektes gezogen wird. Dies bestimmt, ob die Rechnung an die Wohnbau­gesell­schaft oder an die Eigentümergemeinschaft ausgestellt werden muss.

Im Register Status wird die Historie eines Auftrages exakt aufgezeichnet. Außerdem können Sie hier einsehen, welchen Status der Auftrag hat und wer diesen Status z. B. durch Freigabe des Auf­trages verändert hat.

Im Register Aufteilung können Sie eine Kostenaufteilung hinterlegen.

Beim Klick auf das Register Aufträge dieses Objekts wird die Auftragsliste des gewählten Objekts geöffnet und der Dialog springt im Hintergrund zum ersten Reiter zurück.

Im Register Ausstattungen werden die Ausstattungen des Objekts angezeigt.

Im Register Dokumente mitsenden können Sie Dateianhänge für einen Versand des Auftrags per E‑Mail hinterlegen (siehe Register Dokumente mitsenden).

Wenn Sie den Auf­trag aus einem Schaden mit weiteren Betroffenen erstellt haben, wird zusätzlich das Register Be­trof­fene angezeigt, in der Sie die weiteren Personen aus dem Schaden sehen.

Sie haben in der Kopfzeile außerdem die Möglichkeit, direkt nach einer Auftrags- oder Vorgangs­nummer zu suchen, ohne eine Auftragsliste öffnen zu müssen. Der gefundene Auftrag wird dann direkt geöffnet.

Freigabe eines Auftrages

Die d+ OM Freigabelogik für Aufträge hat vor allem die Funktion sicherzustellen, dass nicht je­der Arbeitsauftrag ungeprüft an Firmen vergeben wird. Damit die Freigabelogik funktioniert, müs­sen die zuständigen Mitarbeiter festgelegt und in der Software konfiguriert werden. Dies funk­tio­niert über Funktionen und Funktionsträger:
Im ersten Schritt sind ein, zwei oder mehrere Funktionen anzulegen, beispielsweise Funktion 11303 – Hauptverantwortlicher Kleinaufträge und 11304 – Hauptverantwortlicher Großaufträge. Um die Freigabelogik zu aktivieren, sind in der Kon­figurationstabelle Nr. 1121 Auftrags­verant­wort­lichkeit (siehe Lasche Standardwerte Bereich Konfiguration) diese Funktions­num­mern mit den betragsmäßigen Begrenzungen anzulegen. Es ist möglich, die Freigabeberech­tigten nach Auftragsvolumen zu staffeln, so dass zum Bei­spiel Aufträ­ge, die einen bestimmten Euro­be­trag überschreiten, nur von Abteilungsleitern oder der Ge­schäfts­führung freigegeben wer­den können. Diese Funktionen sind anschließend mit den Funktionsträ­gern (Per­so­nen) für jedes Objekt (und jede Verrechnungseinheit!) zu hin­terlegen. Da­bei müssen die ent­spre­chenden Funktionsträger (Personen in d+ OM) unbedingt mit ihrem d+ OM Be­nut­zer ver­bunden sein. Erst wenn diese Einstellungen im System erfolgt sind, können die je­weili­gen Sach­bearbeiter die Freigabe ihrer Auf­träge anfordern und die Auftragsverantwortlichen kön­nen freigeben. Außerdem wird pro Freigabestufe das Datum der Freigabe mitgeschrieben und dann in der Liste angezeigt.

Bei der Auftragsfreigabe kann auch unterschieden werden, wie viele unterschiedliche Benutzer den Auftrag freigeben müssen. So kann beispielsweise bei Benutzern, die mehrere Rollen ausüben (z. B. Hausverwalter und Abteilungsleiter) sichergestellt werden, dass diese nicht allein zwei Freigaben ersetzen können, nur, weil sie mehrere Funktionen ausüben. Dafür wurde die Konfigurationstabelle 1221 für die Auftragsfreigabe (Auftragskonfiguration: „Auftragsverantwortlichkeit (2+3)“) um die Spalte „Anzahl unterschiedlicher Freigeber“ erweitert. Bei der Freigabe eines Auftrages wird überprüft, ob diese hier eingegebene Anzahl von unterschiedlichen Benutzern erreicht werden kann. Daraufhin wird entschieden, ob der Benutzer diesen Auftrag freigeben darf oder nicht. Beim Versenden der Erinnerung zum Freigeben und in der Lasche Freigabe möglich ist dies auch berücksichtigt. Das heißt, ein Benutzer, der aufgrund dieser Konfiguration nicht mehr freigeben kann (weil er dies bereits getan hat), bekommt auch die Erinnerungsemail nicht und sieht den Auftrag auch nicht in der Lasche Freigabe möglich.

Wird bei einem Auftrag, der bereits im Freigabeverlauf ist, die Auftragssumme geändert, ist das Verhalten wie folgt:

• Wenn der Auftrag schon freigegeben wurde, wird beim Speichern die Änderung der Auftragssumme verhindert.
• Wenn bei einem Auftrag bereits die Freigabe angefordert ist, kommt eine Abfrage, ob die Änderung wirklich durchgeführt werden soll. Wenn der Nutzer dies bejaht, wird die Freigabe wieder zurückgesetzt und muss neu durchlaufen werden. Verneint der Nutzer die Frage, wird die Auftragssumme nicht geändert.

Ist auf Objektebene ein Ausgabestopp für Aufträge hinterlegt, kann nur mehr ein speziell einge­setzter Auftragsverantwortlicher Aufträge für ein solches Objekt freigeben. Dessen Funktions­nummer wird in der glo­balen Variable 1518 GLOBAL_AUFTRAG_AUSGABESTOPP_FK definiert. Es gibt auch die Möglichkeit festzulegen, dass der Ausgabestoppeines Objekts nur bei bestimmten ArtKZ berücksichtigt wird. Dazu dient die globale Variable 32610 GLOBAL_AUFTRAG_
AUSGABESTOPP_ARTKZ. Die Logik für eine Freigabe trotz Ausgabestopp funktioniert wie folgt: Bei einem Auftrag eines Objektes mit Ausgabestopp wird zuerst die ganz normale Freigabelogik durch­laufen. Danach muss zusätzlich der Ausgabestopp freigegeben werden. Dazu dient die oben be­reits erwähnte globale Variable 1518 GLOBAL_AUFTRAG_AUSGABESTOPP_FK (Auftragskonfigu­ra­tion Lasche: Funktion), bei welcher eine Funktion hinterlegt werden kann, die trotz Ausgabestopp den Auftrag freigeben darf. Wenn ein Objekt mit Ausgabestopp gewählt wird, wird dieses Objekt nach dem Hinweis des Ausgabestopps direkt wieder aus dem Auswahlfeld entfernt.

Auftragsfreigaben können auch von der aktiven Vertretung des Sachbearbeiters (Ersteller des Auf­trags) angefordert werden. Dabei werden die Berechtigungen des Sachbearbeiters überprüft. Ana­log dazu kann auch der Vertreter des Freigabeverantwortlichen den Auftrag freigeben (siehe Vertretungen).

Um also einen Auftrag an die auszuführende Firma weiterzuleiten, muss dieser erst durch den zu­ständigen Auftragsverantwortlichen im Unternehmen freigegeben werden. Die Freigabe wird in der Auftragsliste angefordert. Damit durchläuft der Auftrag eine Reihe von Status bis er schließlich abgearbeitet ist.

Um den Status eines Auftrags schneller zu erfassen, ist die Auftragsliste in verschiedene Register aufgeteilt. Je nach Status wird der Auftrag in das jeweilige Register verschoben und durchläuft je nach den ausgeführten Handlungen des Bedieners verschiedene Register. Die folgende Grafik soll dies anhand verschiedener Beispielaufträge zeigen:

Neue Aufträge finden Sie immer im ersten Register offene Aufträge. Hier gibt es zwei Möglichkei­ten, die Freigabe anzufordern: Sie können entweder nur die Freigabe erbitten oder die Freigabe anfordern und gleichzeitig den Auftrag mit der Option Nicht versenden markieren. Dies kann zum Beispiel nötig sein, um bereits telefonisch erteilte Aufträge nicht doppelt an die ausführende Firma weiterzuleiten. In beiden Fällen wird der Auftrag aber dann in den Reiter Freigabe erbeten der Auftragsliste verschoben.

Dort kann der jeweilige Auftragsverantwortliche die Aufträge freigeben. Zu diesem Zweck werden die Aufträge markiert und anschließend die Schaltfläche freigeben angeklickt. Sollte ein Auftrag dabei sein, der nicht in den Verantwortungsbereich des aktuellen Benutzers gehört, weist das Sys­tem darauf hin.

Beim Freigeben eines Auftrags hat der Auftragsverantwortliche die Wahl:

• Soll der Auftrag lediglich freigegeben werden,

• will er zusätzlich zur Freigabe eine E-Mail an den Ersteller schicken (freigeben und Mail an Er­steller) oder

• soll der Auftrag mit der Freigabe gleich versendet werden (freigeben und versenden). Beim direkten Versand wird die Versandart verwendet, die im Auftrag ausgewählt wurde.

Der Auftrag landet dann entweder im Register freigegeben, versendet oder, wenn der Sachbear­beiter die Eigenschaft nicht versenden hinterlegt hat, im Register freigegeben und nicht versendet.

Es gibt zudem die Aktion Freigabe zurücksetzen. Die Aktion ist im Detaildialog und in der Auftragsliste mit Freigabelogik zu finden. Es gibt die Möglichkeit, den Ersteller per E-Mail darüber zu informieren.

Beim Betätigen der Buttons Freigeben und mit Mailclient versenden gibt es keine Meldung. Es erscheinen Overlay Notifications, welche rechts oben im d+ OM für ca. 3 Sekunden erscheinen und dann wieder von selbst verschwinden.

Freigabe ablehnen und stornieren

Der Auftragsverantwortliche kann die Freigabe auch ablehnen. Wie beim Freigeben kann auch hier dem Ersteller eine zusätzliche E-Mail-Nachricht geschickt werden (Freigabe ablehnen und Mail an Er­steller). Dann wird der Auftrag wieder in das Register offene Aufträge verschoben. Damit hat dieser Auftrag den gleichen Status wie vor der Anforderung zur Freigabe. Es können also Ände­run­gen gemacht werden und die Freigabe kann dann erneut angefordert werden.

Im Gegensatz dazu kann ein Auftrag storniert werden. Damit wird er in das Register storniert ver­schoben. Dort kann der Auftrag zwar noch angesehen werden, Änderungen oder eine Aufhebung der Stornierung sind aber nicht möglich. Stornierungen dürfen sowohl vom Auftragsverantwort­lichen als auch vom Sachbearbeiter (Ersteller) durchgeführt werden. Zudem wird vor dem Stornieren eines OM-Auftrags geprüft, ob es im WAWI-Auftrag schon verrechnete Positionen gibt. Wenn es schon welche gibt, wird das Stornieren verhindert.

Ablehnungen und Stornierungen von Aufträgen sollten immer dokumentiert werden (z.B. im Feld Notiz intern).

Beim Zurücksetzen einer Freigabe kommt ein Zwischendialog, in welchem man das Zurücksetzen bestätigen muss. Hier bekommt man nochmals den Hinweis, dass alles Zurückgesetzt wird, was den Freigabelauf betrifft (auch das „versendet“-Kennzeichen und das „versendet“-Datum).

Versenden eines Auftrages

Sobald ein Auftrag freigegeben wurde, kann dieser an den Kreditor versendet werden. Wurde ein Auftrag noch nicht mit der Freigabe versendet, stehen verschiedene Möglichkeiten im Register freigegeben zur Verfügung.

Der Versand erfolgt entweder manuell oder automatisiert und kann per Brief, Mail oder Fax durchgeführt werden. Dem Kreditor wird hierbei ein Auftragsschreiben zugesendet, auf dem die Grundinformationen für die Durchführung der beauftragten Arbeiten zur Verfügung gestellt wer­den. In eventuellen Auftragsanhängen kann eine genauere Arbeitsanweisung, Fotos, o.ä. mit über­sendet werden. Voraussetzung ist natürlich, dass die entsprechenden Kontaktdaten (Zustell­adres­se, E-Mailadresse, Faxnummer) bei den Kreditordaten hinterlegt sind.

Egal auf welche Art der Auftrag versendet wurde, danach wird der Auftrag in das Register versen­det verschoben. Sollte eine Firma den Auftrag nochmals anfordern, kann dieser in diesem Register erneut versendet werden. Dies kann auf alle zur Verfügung stehenden Arten durchgeführt werden (außer Autoversand). ACHTUNG! Das erneute Versenden eines Auftrags aus dem Detaildialog ist nicht möglich, wenn die Rechnung schon geprüft wurde. Dabei wird eine Meldung angezeigt, dass die Rechnung schon geprüft wurde und der Auftrag daher nicht versendet wird.

Außerdem gibt es im Detaildialog auch die Möglichkeit Aufträge zu versenden, die mit „nicht versenden“ gekennzeichnet sind. Dabei erscheint ein Hinweis, dass bei dem Auftrag „nicht versenden“ gesetzt ist und die Frage, ob der Auftrag trotzdem versendet werden soll. Um solche Aufträge versenden zu können, wird die Berechtigung „Auftrag Versand trotz nicht versenden“ (Nr. 125170) benötigt.

Auto versenden

Beim Autoversand wird die Versandart benutzt, die im Auftrag hinterlegt wurde.

Abbildung 7 - Auftrag - Versandart

Diese wiederum wird bei Auswahl des Kreditors aus dessen Detaildaten gezogen. Dort befindet sich im Register Allgemein das Feld Voreinstellung Versand. Hier kann hinterlegt werden, welche Versandart beim jeweiligen Kreditor standardmäßig angewendet werden soll. Im Auftrag kann diese Versandart dann aber noch umgestellt werden.

Abbildung 8 - Firmendialog - Register Allgemein

Versenden per Brief (drucken)

Beim Versand per Brief wird das Auftragsschreiben ausgedruckt. Bei Verwendung dieser Ver­sand­art ist es ratsam die Globale Variable 901 GLOBAL_AUFTRAG_KORREKT_GEDRUCKT zu konfi­gurie­ren. Damit kann der korrekte Druck des Auftrages mithilfe einer Abfrage kontrolliert werden. Erst wenn der korrekte Druck des Auftrags vom Benutzer bestätigt wird, wird dieser als versendet ge­kennzeichnet.

Außerdem kann beim Druck eines Auftrages, dem ein Bestandsnehmer zugeordnet wurde, über die Globale Variable 810 GLOBAL_AUFTRAG_DRUCK_STANDARD_AUSWAHL eingestellt werden, ob das Andrucken der Telefonnummer des Bestandnehmers am Auftrag abgefragt wird oder nicht.

Ist im Unternehmen eine zentrale Poststelle vorhanden, beachten Sie bitte die Hinweise zur glo­balen Variable 1550. Mit der entsprechenden Einstellung dieser Variable ist es möglich, den Ver­sand so zu konfigurieren, dass die Aufträge, die per Brief verschickt werden sollen, als E-Mails (mit pdf-Anhang) an die Poststelle gehen, wo sie dann gedruckt und versendet werden.

Versenden per E-Mail

Beim Versenden eines oder mehrerer Aufträge per E-Mail wird das Auftragsschreiben als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt. Die erstellten E-Mails werden dann serverseitig an die E-Mailadresse des Kreditors versendet, also ohne dass Sie noch eine Outlook-Datei o.ä. öffnen müssen. Die Mail­adresse des Kreditors muss in den Kreditordetails eingetragen werden. Bei der Auswahl einer Firma aus der Firmenliste, wird deren Standard-*E-Mail-*Adresse im Register Kreditor des Auftrags übernommen. Über eine Dropdown-Liste können Sie aber auch eine (weitere bei der Firma eingetragene) andere E-Mail-Adresse auswählen. Sie können diese aber auch für den Auftrag über den Button suchen editieren. Es wird dann eine Liste aller bei der Firma hin­ter­legten Funktionsträger mit ihren E-Mail-Adressen ge­öffnet, aus der Sie die gewünschte Ad­resse per Doppelklick auswählen können. Zusätzlich be­steht die Möglichkeit, per Hand eine Ad­res­se ein­zugeben, die für den Auftragsversand (sofern dieser per Mail erfolgen soll) verwendet wird.

Falls in der Globalen Vari­able 1542 - GLOBAL_AUFTRAG_MAIL_FROM_USER eine 1 eingetragen ist, dann wird als Ab­sender-Adresse die E-Mail-Adresse des Benutzers eingetragen. Sonst wird eine Standardadresse des Unternehmens verwendet.

Beim Versenden eines oder mehrerer Aufträge per E-Mail können zusätzliche Dateien angefügt werden. Das Anhängen können Sie entweder beim Versand machen (siehe unten) oder bereits bei der Auftragserstellung (siehe Register Dokumente mitsenden). Dokumente, die im Register Dokumente mitsenden ange­hängt werden, werden immer, auch beim erneuten Versand per E-Mail mitgesendet. Dokumente, die erst beim Versand an die E-Mail angefügt werden (siehe unten), werden nur bei diesem einen Versand mitgeschickt und nicht beim Auftrag gespeichert.

Nach dem Klick auf Versenden per Mail oder beim Auto­versand, wenn als Standardver­sandart E‑Mail angegeben ist, erscheint zunächst ein Dialog, in dem die Berechtigung des aktuellen Be­nutzers überprüft wird.

Abbildung 9 - Dialog Versenden per E-Mail

Hier hat der Benutzer nun die Möglichkeit, einen zusätzlichen Mailtext, Dateien aus dem DMS oder lokale Dateien hinzuzufügen. Außerdem können zusätzliche Empfänger angegeben werden. Beim Klick auf Mail Text, zeige Anhänge oder zusätzliche Empfänger wird ein weiterer Dialog ge­öffnet. In diesem kann ein Text eingegeben werden, der zusätzlich zum Standardtext in die E‑Mail eingefügt wird. Außerdem können hier auch Dateien angefügt und zusätzliche Empfänger einge­geben werden.

Abbildung 10 - Dialog Auftrag Anhänge

Haben Sie zuvor mehrere Aufträge zum Versand per E-Mail ausgewählt, können Sie nun links oben den gewünschten Auftrag auswählen. Sie sehen dann eine Liste der Da­teianhänge bzw. können weitere Dateien aus dem DMS oder vom lokalen System anhängen. Mit Klick auf Datei aus DMS wird eine DMS Suche geöffnet, in der Sie den gewünschten Container suchen können. Per Doppel­klick wählen Sie ihn aus und können im anschließend erscheinenden Dialog die gewünschte(n) Da­tei(en) per Anhaken auswählen. Bestätigen Sie mit Klick auf den grü­nen Haken.

Beim Klick auf Lokale Datei wird ein Fenster für die Auswahl von Dateien auf Ihrem lokalen System geöffnet, über das sie die gewünschte(n) Datei(en) auswählen können.

Im Folgenden Bereich können Sie zusätzliche Empfänger und einen Zusatztext für die E-Mail ein­geben. Der eigentliche Text für die E-Mail wird im entsprechenden Mailtext (Bereich Auftrag, Vorgang Auftrag) vordefiniert (siehe Mailtexte).

Ganz unten sehen Sie eine Liste der Dateianhänge, die bereits im Auftrag selber, im Register Doku­mente mitsenden, angefügt wurden. Diese können Sie nicht verändern.

Fügen Sie nacheinander alle gewünschten Dateien hinzu und überprüfen Sie alles. Sind Sie fertig, klicken Sie im Dialog Versenden per E-Mail auf den grünen Haken. Die er­stellten E-Mails werden dann serverseitig versendet, also ohne dass Sie noch etwas eingeben oder tun müssen. Die ausge­wählten Dateien aus dem DMS und vom lokalen System werden der E-Mail dann zusätzlich, neben dem Auftragsschreiben im pdf-Format, angehängt.

Versenden per Fax

Beim Versand per Fax wird das Auftragsschreiben mitsamt der Faxnummer des Kreditors über die Faxschnittstelle an Ihr Faxgerät übermittelt. Das Format der Faxnummer (also zum Beispiel mit Leerzeichen, Klammern oder Bindestrichen zwischen den Ziffern) ist dabei für d+ OM irrelevant, allerdings muss der Treiber des Faxgeräts die Nummer interpretieren können. Deshalb lässt sich zum benötigten Format keine generelle Aussage treffen und wir empfehlen, die Faxnummer als fortlaufende Ziffernfolge einzugeben (also 0123456 statt (012) 3456 oder 012-34 56).

Wenn Sie eine Faxsoftware verwenden, bei der also Faxe über den E-Mail Client an das Faxgerät gesendet werden, müssen Sie außerdem die globalen Variablen 1600, 1601 und 1602 einrichten.

Rechnungseingang: Rechnung überprüfen

Nachdem der Auftrag ausgeführt wurde, stellt die ausführende Firma eine Rechnung. Diese Rech­nung wird vom jeweiligen Sachbearbeiter dem Inhalt und der Höhe nach geprüft. Es ist darauf zu achten, dass bei dieser Rechnung das dementsprechende Auftragsschreiben beigelegt ist, da die­ses für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung benötigt wird. Darauf wird auch der Kreditor im Auftragsschreiben nachdrücklich hingewiesen.

Nachdem der Sachbearbeiter die Prüfung der Rechnung durchgeführt hat, sollte diese Rechnungs­prüfung auch beim Auftrag in der Auftragsliste eingetragen werden. Wird die Rechnung nämlich in JET d+ erfasst und gebucht, der Status des Auftrags aber nicht auf Rechnung geprüft gesetzt, wird sowohl die Rechnungssumme als auch die Summe des Kostenvoranschlags des Auftrags für das Objektbudget verrechnet. Dieses wird dann also doppelt mit dem gleichen Auftrag belastet.

Der Auftrag wird nach diesem Vorgang ein letztes Mal innerhalb der Auftragsliste verschoben, diesmal in das Register Rechnung geprüft.

Ist eine Rechnung nicht akzeptabel, gibt es außerdem die Möglichkeit, diese zurückzusenden. Ver­wenden Sie dazu den Button Aktion - Rechnung zurücksenden und wählen Sie im erscheinenden Dialog den Stornogrund aus. Außerdem können Sie eine Anmerkung erfassen und anschließend die Ablehnung der Rechnung per E-Mail an den Kreditor versenden. Der Text für die E-Mail kann in den Mailtexten (Grundeinstellungen - Dialoge allgemein - Mailtexte) erfasst werden. Verwenden Sie dazu den Bereich "Auftrag" und den Vorgang "AuftragRechnungRetoursenden" und geben Sie den entsprechenden Text ein (siehe Mailtexte). Die Stornogründe wiederum können in der Konfigurationstabelle 1126 Auftrag Rechnung Stornogründe erfasst werden (siehe Lasche Standardwerte Bereich Konfiguration).

Erfassen einer Rechnung

Sobald eine Rechnung in der FIBU erfasst und gebucht wurde, wird in der Auftragsmaske im Regis­ter Detail die Rechnung und deren Status in der Finanzbuchhaltung angezeigt.

Abbildung 11 - Auftrag - Register Detail - Rechnungen aus FIBU

Eine Rechnung darf nur im Rechnungseingangsbuch von JET d+ erfasst werden, wenn auch das Auftragsschreiben als Anhang bei der Rechnung mitgeschickt wurde, da nur so eine Zusam­menführung in der Buchhaltung erfolgen kann.

Achtung: Wird in der Buchhaltung eine Eingangsrechnung ohne Verbindung zum Auftrag verbucht, wird sowohl die Auftragssumme als auch die Summe der tatsächlichen Rechnung vom Objekt­bud­get abgezogen, da das System keinen Zusammenhang erkennen kann. Das Budget wird dann feh­lerhaft berechnet!

Zur Erfassung der Rechnung wird der Barcode am Auftrag entweder gescannt oder manuell einge­geben.

Manuelle Eingabe

Im d+ RW im Modul Buchen gibt es einen neuen Auswahlpunkt im Hauptpunkt Ausführen - An­bin­dung FM. Es werden alle Aufträge angezeigt, die aus dem d+ OM übertragen wurden.

Abbildung 12 – d+ RW - Auftragsliste

Die gewünschte Auftragsnummer wird im Feld Aktuelle Auftragsnummer eingetippt und anschlie­ßend auf die Schalfläche Buchen geklickt. Ebenso ist dies durch einen Doppelklick auf einen Auf­trag bzw. Auswahl eines Auftrages mit der Entertaste möglich. Gebucht können nur Aufträge werden, die noch nicht mit einer d+ RW-Eingangsrechnungsnummer versehen sind.
Anschlie­ßend wird automatisch auf den Dialog Erfassen Rechnungseingangsbuch gewechselt.

Abbildung 13 - d+ RW - Dialog Erfassen Rechnungseingangsbuch

[TABLE]

Scannen der Auftragsnummer

Statt der Eingabe der Auftragsnummer kann diese auch per Barcode-Leser an das Eingabefeld ge­sendet werden. Die Ausgabe des entsprechenden Barcodes bzw. das korrekte Einlesen muss vom Anwender durchgeführt und geprüft werden. Das System markiert automatisch den richtigen Auf­trag in der Auftragsliste. Der Buchungsvorgang muss gleich ausgelöst werden, wie bei der manu­ellen Eingabe der Auftragsnummer.

Freigeben einer Rechnung

Bei der Freigabe einer in o. a. Art erfassten Rechnungen im Rechnungseingangsbuch, mit Bu.art 31 und Bewegungsart 6 werden beim Bestätigen der Freigabe folgende Daten in der Tabelle fmAuftrag vermerkt:

A) domstatus freigegeben
B) krkrednr/krobjekt/krgewerk Kreditor
C) brutto Brutto-Buchungsbetrag
D) butext Buchungstext

Verbuchen einer Rechnung

Nach der Verbuchung der Kreditorenbuchung wird der Status im Auftrag in der Tabelle fmAuftrag auf verbucht geändert.

Zahlung einer Rechnung

Nach dem Verbuchen der Kreditorenzahlung wird der domstatus in der fmAuftrag auf bezahlt ge­setzt. Wenn das Feld zahldat in fibuch vom Verbuch-Lauf upgedated wird, dann muss der Status bezahlt im über die Rechn.eingn.nummer zugehörigen Auftrag gesetzt werden.

Wenn ein Auftrag automatisch auf „erledigt“ gesetzt wird, wenn eine Rechnung mit dem Status „bezahlt“ zugeordnet wird, wird überprüft, ob dieser Auftrag mit einer Instandhaltungsmaßnahme verbunden ist. Ist dies der Fall, so wird auch die Maßnahmen auf „erledigt“ gesetzt.

Die o. a. Änderungen des Status einer Rechnung werden im Auftragsdialog im Register Detail im Bereich Rechnungen aus FIBU angezeigt.

Abbildung 14 - Auftrag - Register Detail - Rechnungen aus FIBU

Manuelle Zuordnung von Auftrag und Rechnung

Wurde beim Erfassen der Rechnung in d+ RW bzw. über das RDB keine Verbindung zum Auftrag hergestellt, muss dies nachträglich geschehen.

Dafür steht Ihnen im Auftrags­wesen des d+ OM der Menüpunkt Auf­träge mit Rechnungen zu­sammenführen zur Ver­fügung. Au­ßer­dem können Sie damit eine falsche Rechnungs­zuord­nung korrigieren oder mehrere Rechnungen zu einem Auftrag zuordnen. Beim Zuordnen der Rechnungen zu einem Auftrag holt sich das System die benötigten Daten direkt aus dem Rechnungseingangsbuch vom d+ RW. Damit ist keine Konfiguration der Symbole notwendig.

Beim Klick auf diesen Menüpunkt wird eine Auftragsliste geöffnet.

Abbildung 15 - Aufträge mit Rechnungen zusammenführen - Auftrag auswählen

Mit Klick auf Alle werden alle Aufträge geladen. Dabei kommt es darauf an, welche Einschränkun­gen auf der rechten Seite getroffen wurden. Dort können Sie einschränken, ob nur offene Aufträge angezeigt werden sollen (also Aufträge, denen noch keine Rechnung zugeordnet wurde) und Sie kön­nen auf ein bestimmtes Erfassungsdatum einschränken. Sie können aber auch bestimmte Auf­träge suchen bzw. Filter nutzen.

Außerdem stehen Ihnen auf der rechten Seite verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Um einem Auftrag ohne Rechnung (hier hat die Spalte „DomRenr“ den Wert 0) eine Rechnung zuzu­ordnen, klicken Sie diesen entweder einfach an und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Rechnung zuordnen oder klicken Sie den Auftrag einfach doppelt an. Damit wird eine weitere Liste geladen, die alle nicht zugeordneten Buchungen des d+ RW zu diesem Objekt anzeigt.

Abbildung 16 - Aufträge mit Rechnungen zusammenführen - Rechnung auswählen

Hier müssen Sie nun die richtige Rechnung suchen und diese wiederum per Doppelklick auswäh­len. Durch entfernen des Häkchens Objekteinschränkung können Sie dort aber auch alle nicht zu­ge­ordneten Buchungen anzeigen, ohne dass diese dem Objekt des Auftrags zugeordnet sein müs­sen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Zuordnung durchgeführt und die Rechnung ist dann in den Auftragsdetails zu finden. Der Dialog wechselt wieder zurück zur Liste der Aufträge.

Wenn Sie dort einem Auftrag, der bereits eine zugeordnete Rechnung hat (Spalte „DomRenr“ enthält die Rechnungsnummer) eine weitere Rechnung zuordnen möchten, markieren Sie diesen durch einfachen Linksklick und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Auftrag freistellen auf der rechten Seite. Damit wird die Schnittstelle zum d+ RW für diesen Auftrag wieder freigeschalten und Sie können anschließend wie oben beschrieben (Auftrag ohne Rechnungszuordnung) eine weitere Rechnung zuordnen.

Schließlich können Sie auch eine fälschlich gemachte Rechnungszuweisung zu einem Auftrag löschen. Markieren Sie dazu den Auftrag und klicken Sie anschließend auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Rechnungszuordnung löschen. Die Zuordnung zwischen Auftrag und Rechnung wird ent­fernt und Sie können dem Auftrag anschließend wie bereits beschrieben die richtige Rechnung zuordnen.

Der Auftragsdialog im Detail

Neben den oben beschriebenen Minimaleingaben für einen Auftrag stehen noch weitere Felder und Features in den Auftragsdetails zur Verfügung. Über die Schaltfläche Aktion gelangen Sie zur Än­derungshistorie, in der alle Änderungen von Feldwerten automatisch protokolliert werden. Sie se­hen dabei nicht nur die Veränderung der Werte, sondern auch wer diese wann vorgenommen hat.

Wenn es zu einem Auftrag Zusatz- bzw. Ergänzungsaufträge gibt, gibt es oben in der Kopfzeile vom Dialog einen Button Zusatz-/Ergänzungsaufträge. Wenn es nur einer ist, wird damit direkt dieser Auftrag geöffnet. Sind es mehrere, wird die Auftragsliste geöffnet, welche automatisch auf den Hauptauftrag eingeschränkt ist. Zusätzlich gibt es auch umgekehrt einen neuen Button, um vom Zusatz- bzw. Ergänzungsauftrag zum Hauptauftrag springen zu können.

Des Weiteren steht Ihnen im Detaildialog des Auftrags der „Quick-Checkin“ zur Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie im DMS.

Register Allgemein

Abbildung 17 - Auftrag - Register Allgemein

Bitte beachten Sie: Im Folgenden werden einzelne Bereiche beschrieben, die anders als üblich be­dient werden, in andere Bereiche des d+ OM hineinreichen oder im Hintergrund wei­tere Auswirkungen haben. Die Pflichtfelder für die Erstellung eines Auftrags wurden bereits be­schrieben (siehe Erfassen eines Auftrages).

In der Überschriftenzeile wird ggf. die Verbindung zwischen Angebot und Auftrag dargestellt. Hier sehen Sie auch eine Schaltfläche, um den jeweiligen Datensatz zu öffnen. Außerdem ist die Aktion Angebot zu Auftrag nur einmal möglich (wenn bereits ein Auftrag erstellt wurde, wird diese Aktion ausgegraut).

Es besteht die Möglichkeit, die Auftragsnummer zu kopieren, um diese ganz schnell in ein anderes Dokument zu übernehmen oder in einem E-Mail zu integrieren. Ansonsten müsste dies über die Auftragsliste gemacht werden.

Zudem gibt es die Möglichkeit, aus einem Auftrag eine d+ OSC-Benachrichtigung (Notification Banner) zu erstellen. Dazu gibt es beim Auftrag unter den Aktionen den Menüeintrag OSC Benachrichtigung erstellen (Banner). Dabei wird das Objekt verknüpft (siehe Lasche Zuweisungen) und der hintere Teil des Buchungstextes in den Namen des Notification Banners übernommen. Es wird dazu die Berechtigung „OSC Cloud Notification Banner Liste öffnen“ (Nr. 67040) benötigt.

Zuordnungen: Objekt und Allgemeinanlage

Abbildung 18 - Auftrag - Register Allgemein - Zuordnungen

Beim Anlegen eines neuen Auftrags muss man als erstes ein Objekt auswählen. Abhängig von den Einstellungen wird man darauf hingewiesen, dass diesem Objekt Gebäudeteile, Stiegenhäuser oder Allgemeinanlagen zugewiesen sind. Dieser Hinweis erfolgt entweder über Message Dialoge oder über eine rote Schriftfarbe in der Beschriftung (die Labels für Gebäudeteil und Stiegenhaus werden nur vom Code rot gefärbt, wenn keine Farbe bei den Labels hinterlegt ist). Die Liste von Gebäudeteilen, Stiegenhäusern, Ein­heiten, etc. sind dann natürlich auf das gewählte Objekt eingeschränkt. Außerdem kann man über die globale Variable GLOBAL_AUFTRAG_WARNHINWEIS_OBJEKT_STATUS (Nr. 34300) einstellen, dass beim Zuordnen eines Objektes zu einem Auftrag der Objekt-Status als Hinweis angezeigt wird.

Im Auftrag können auch Ausstattungen oder Allgemeinanlagen als Zuordnung hinterlegt werden. Allgemeinanlagen sind solche Ausstattungen, die von mehreren Objekten geteilt werden (z.B. Grünanlagen, Tiefgaragen, etc.) und werden über die Wohn­anlagen konfiguriert. Zu Allgemeinanlagen kann man Aufteilungsschlüssel hinterlegen, um Kosten, die durch diese entstehen, richtig aufteilen zu können. Diese Aufteilungen werden dann im Rechnungseingangs­buch für die Gegenkonten herangezogen und können auf Objekt-, d+ RW- und Be­standsnehmer-Konten erfolgen. Sie werden in Anteilen angegeben.

Außerdem gibt es im Auftrag die Möglichkeit, Aufteilungsgruppen direkt anzulegen. Damit kann zum Beispiel für einen Dauerauftrag sehr einfach eine Aufteilung definiert werden. Es ist so nicht unbedingt notwendig, diese über die Wohnanlage anzulegen bzw. diese mit einer allgemeinen Ausstattung/Anlage zu verknüpfen. Jedoch ist diese Möglichkeit auch vorhanden und in einigen Konstellationen sinnvoll. ACHTUNG! Wenn die Aufteilungsgruppe direkt im Auftrag angelegt wird, dann ist diese nur für diesen Bereich gültig. Sie ist nicht in der Übersicht zu finden und kann auch nicht wieder verwendet werden. Bei Aufteilungsgruppen kann mit einer ComboBox (Ja / Nein) eingestellt werden, ob die Zuteilung einer Aufteilungsgruppe notwendig ist oder nicht. ACHTUNG! Wenn hier auf „Nein“ umgestellt wird, wird die Zuteilung der Aufteilungsgruppe entfernt, falls eine vorhanden ist. Außerdem gibt es in der Aufteilungsgruppenliste die Checkbox „auch inaktive anzeigen“. Diese ist standardmäßig nicht angehakt, somit stehen dann die inaktiven nicht mehr zur Auswahl. Zusätzlich gibt es in dieser Liste die Spalte „aktiv“, in welcher man sehen kann, ob diese Aufteilungsgruppe zu einer aktiven oder einer inaktiven Wohnanlage gehört.

Wird bei einem Auftrag eine Aufteilungsgruppe zugeordnet bzw. aus einem Auftrag eine neue Aufteilungsgruppe erstellt, wird eine dort eingetragene Rechnungsempfängeradresse automatisch in den Auftrag übernommen und in der Lasche Rechnungsempfänger angezeigt.

Abbildung 19 - Wohnanlage mit Allgemeinanlagen (rechts unten)

Wird eine Allgemeinanlage ausgewählt, so wird das ArtKZ und Gewerk der Allgemeinanlage für den Auftrag übernommen. Ansonsten wird das ArtKZ über eine Konfiguration gezogen. Wird keine Konfiguration für diesen Benutzer gefunden, oder möchte man eine andere ArtKZ-Gewerk Kombi­nation nutzen, so muss man diese manuell einstellen.

Abbildung 20 - Auftragsdetails - ArtKZ Gewerk Zuordnung

Zuordnung Kreditor und Kostenvoranschlag

Nach Auswahl von ArtKZ und Gewerk werden durch Klick auf Suchen alle Kreditoren aufgelistet, die dieser Region (wird über das Objekt ermittelt) und dieser ArtKZ-Gewerk Kombination zugeord­net wurden. Die Konfiguration hierfür erfolgt in den Auftragsgebieten (siehe Auftragsgebiete).

Abbildung 21 - Auftrag - Register Allgemein - Kreditor Vorauswahl

Hier kann nun der gewünschte Kreditor per Doppelklick für den Auftrag ausgewählt werden. Möchte man vor der Vergabe des Auftrags Kostenvoranschläge einholen, so muss man die ge­wünschten Kreditoren in der Listung markieren und kann diese dann mit dem Pfeil nach unten in das Kostenvoranschlag-Grid übernehmen. Im Grid wird auch die beim Kreditor hinterlegte Stan­dard-Versandart angezeigt. Über den Button Aktion kann man nun die Kostenvoranschläge anfor­dern. Dabei wird der Standard-Email-Client geöffnet und die Kostenvoranschlags-Anforderung als PDF-Datei an eine neue E-Mail angefügt. Diese Datei ist als Bericht hinterlegt und kann über Be­richte - Vorschau Einholung KV eingesehen werden. Außerdem werden Dateien, die Sie an den Auftrag angehängt haben, ebenfalls mit gesendet.

Abbildung 22 - Auftrag - Register Allgemein - Kostenvoranschlag Grid

Wenn ein Kostenvoranschlag zurückkommt, kann der Betrag im Grid eingegeben werden. Um ei­nen Kostenvoranschlag anzunehmen und den Kreditor auszuwählen, kann man diesen markieren und mit dem Button Aktion oder einfach mit einem Doppelklick übernehmen. Der eingetragene Betrag wird in das Feld Auftragssumme übernommen.

Beim Übernehmen aus beiden Kreditorenlisten werden die Kontierungsdaten und Buchungstexte erstellt. Sollte es sich beim ausgewählten Kreditor um einen Sammelkreditor handeln, dann kann man dessen Name, Adresse und Kürzel für die Buchungstexte im Reiter Kreditor anpassen.

Buchungstext

Abbildung 23 - Auftrag - Register Allgemein - Buchungstext

Der Buchungstext setzt sich immer aus zwei Elementen zusammen, vorne den automatisch befüllten Teil und hinten einen manuellen Teil. Die Inhalte für den automatisch befüllten Teil können Sie in der Auftragskonfiguration definieren. Wird ein Kreditor ausgewählt, wird dieser im vorderen Feld des Buchungstexts eingetra­gen. Außerdem können Sie im hinteren Feld händisch einen Text eingeben oder einen bereits vorbereiteten Bu­chungs­text mit Klick auf Buchungstexte laut Buchungstextliste oder über Buchungstexte laut ArtKz/KoArt Konfig. entsprechende Buchungstexte auswählen. Es wird dann die Liste mit angelegten Buchungstexten geöffnet und auf die Buchungstexte gefiltert, die der für den Auftrag gewählten Kostenart zugeordnet sind. Außerdem gibt es den Menüpunkt automatischen Buchungstextteil deaktivieren. Nach Klick auf diesen wird der automatische Buchungstextteil geleert und auch nicht mehr befüllt. Der Menüpunkt ändern sich zu automatischen Buchungstextteil aktivieren, um dies wieder rückgängig machen zu können. Neben dem Menüpunkt wird ein Häkchen angezeigt, wenn der automatische Buchungstextteil aktiviert ist.

Abbildung 24 - Auftrag - Buchungstexte

In der Liste der Buchungstexte können Sie durch Markierung eines Buchungstextes im unteren Bereich den dazugehörigen Auftragslangtext und den Text des Auftragsanhangs bearbeiten sowie Dateien aus dem DMS anhängen. Außerdem können Sie einen Kreditor zuordnen (am unteren Ende dieses Dialogs), der dann immer bei Auswahl dieses Bu­chungs­textes verwendet wird. Zudem kann bei einer Aufteilungsgruppe der Buchungstext auch dann ausgewählt werden, wenn zu der jeweiligen Kostenart Buchungstexte in den Auftragsgewerken hinterlegt wurden.

Anhänge werden in einer eigenen Liste verwaltet. Diese erreichen Sie über den Auswahlbutton im zweiten Feld des Buchungstextes (siehe Abbildung 23 - Auftrag - Register Allgemein - Buchungstext).

Kostenvoranschlag/Angebot und Auftragssumme

Abbildung 25 - Auftrag - Register Allgemein - Kostenvoranschlag und Auftragssumme

Sollten beide Felder (KV/Angebot und Auftragssumme) befüllt sein, hat das Feld KV/Angebot in der Berechnung des Objektbudgets Vorrang. Diese Beträge werden im Objektbudget allerdings nur solange berücksichtigt, bis die ordnungsgemäße Verbuchung der Eingangsrechnung über die Buchhaltung durchgeführt wurde.

Skonto

Abbildung 26 - Auftrag - Auftragskonfiguration - Skonto

Abbildung 27 - Auftrag - Register Allgemein - Skonto

Hier wird die Möglichkeit geschaffen, die vereinbarten Skontowerte zu hinterlegen. Zum einen können sie diese bei jedem Auftrag individuell befüllen. Zum anderen können sie über die Auftragskonfiguration Standardwerte hinterlegen. Selbstverständlich sind diese bei den einzelnen Aufträgen auch überschreibbar.

Die Felder „Prozent“, „Tage“ und „Netto Tage“ werden nur eingeblendet, wenn die die Checkbox Manuelles-Skonto aktiviert ist.

Rückspracheperson, Kontrolleur und Aushang versenden

Abbildung 28 - Auftrag - Register Allgemein - Rückfragen und Kontrolleur

Im Feld Rückfragen an werden standardmäßig der Name und die Telefonnummer des Erfassers des Auftrags eingetragen.

Der Kontrolleur-Bereich besteht aus zwei Feldern, in denen der Name (inkl. Herr/Frau bzw. Titel falls im Bericht gewünscht) und die Telefonnummer eingegeben wird. Der Kontrolleur wird auto­matisch anhand des ausgewählten Objektes bzw. der ausgewählten Einheit aus einer Liste von Funktionsträgern gezogen. Diese Liste kann in der globalen Variable 1540 konfiguriert werden. Die Reihenfolge der Funktionsnummern, die in der globalen Variablen eingegeben wurden, ist dabei ausschlaggebend für die Auswahl des Funktionsträgers. Vorrangig zu dieser Funktionsträgerliste wird bei ausgewählter Einheit als Kontrolleur der Mieter beziehungsweise Eigentümer und falls dieser nicht vorhanden ist der Gebietsbetreuer eingetragen. Die Funktionsnummer des Gebietsbe­treuers muss in der globalen Variable 1541 eingetragen werden. Über den Button mit dem Perso­nen-Icon kann außerdem manuell ein Funktionsträger des Objekts ausgewählt werden.

Neben dem Feld Kontrolleur gibt es noch die Check-Box Aushang versenden. Die Voreinstellung dieser Check-Box kann über die globale Variable 1560 geregelt werden. Wenn die Check-Box akti­viert ist, dann wird beim Versenden des Auftrags an den Kreditor automatisch im Hintergrund ein Aushang für das Stiegenhaus erzeugt und per E-Mail an den eingetragenen Kontrolleur gesendet. Dieser Aushang dient den Bewohnern des Objektes als Information für bevorstehende Arbeiten. Wird bei einem Auftrag zusätzlich noch eine Einheit ausgewählt, so wird kein Hausaushang ver­sendet.

Mit Aktivierung der Checkbox SMS an Kontrolleur wird dieser außerdem beim Auftragsversand per SMS darüber informiert, dass ein Kreditor beauftragt wurde. Dies kann außerdem manuell über den Button Aktion ausgelöst werden.

Sowohl der Kontrolleur als auch die Rücksprache-Person können manuell überschrieben werden. Dabei ist zu beachten, dass der automatische E-Mail-Versand an den Kontrolleur nicht mehr durch­geführt werden kann, da bei einer manuellen Eintragung die E-Mail-Adresse nicht hinterlegt werden kann.

Zuordnung offen und Bestandsnehmer Benachrichtigung

Abbildung 29 - Auftrag - Register Allgemein - Zuordnung offen und BN verständigen

Die Check-Box Zuordnung offen, dient als Kennzeichen für die spätere Verbuchung im Rechnungs­eingangsbuch. Dieses Kennzeichen wird gesetzt, wenn bei der Auftragserteilung noch nicht klar ist, wie die spätere Rechnung verbucht werden soll. Bei der Eingabemaske des Rechnungseingangs­buchs und am Rechnungsbegleitzettel wird dann optisch darauf hingewiesen, dass die Zuordnung noch offen ist.

Wenn Sie im Unternehmen das Rechnungseingangsbuch nicht verwenden, können Sie diese Op­tion ignorieren.

Wenn bei einem Auftrag eine Einheit zugeordnet wird, so ermöglicht d+ OM diesen Bestands­nehmer automatisiert zu benachrichtigen, sobald ein Auftrag an den Kreditor versendet wird. Die Voreinstellung zu dieser Funktion kann in der globalen Variable 1580 gesteuert werden. Um diese Funktion für den aktuellen Auftrag zu aktivieren bzw. deaktivieren kann die Check-Box BN ver­stän­digen, die Sie unter der Checkbox Zuordnung offen finden, angewählt werden. Der Bestand­nehmer erhält dann eine E-Mail mit einem all­gemeinen Text, der in den Grundeinstellun­gen (siehe Mailtexte) editiert werden kann, sowie den Bericht BN-Verständigung im PDF-Format. Ob der BN-Verständigungsbericht als Anhang mitgesendet werden soll oder nicht, kann in der globalen Variable Nr. 34150 eingestellt werden.

Bei installiertem SMS-Modul und wenn beim Bestandsnehmer eine Handynummer hinterlegt ist, kann anstelle einer Benachrichtigung per E-Mail, Fax oder Brief (in dieser Reihenfolge) eine SMS versendet werden. Diese Variante können Sie über die globale Variable 1581 steuern. Ist bei in­stalliertem SMS Modul keine Handynummer vorhanden, wird eine Mitteilung an den Bestand­neh­mer per Post verschickt. Die SMS Benachrichtigung kann außerdem manuell über den Button Ak­tion ausgelöst werden.

Garantiefristen und Versicherungskennzeichen

Über die Checkbox Garantie und das danebenliegende Eingabefeld kann man den Garantiezeit­raum für die im Auftrag ausgeführten Arbeiten hinterlegen. Wenn dann innerhalb des Garantie­zeitraums ein neuer Auftrag zum gleichen Objekt bzw. zur gleichen Einheit angelegt wird, wird der Benutzer über die Kürzel G, GO oder GT darauf hingewiesen, dass hier noch Garantien laufen.

Abbildung 30 - Garantie und Versicherungskennzeichen

G erscheint, wenn der aktuelle Zeitpunkt weniger als 3 Jahre vom Objekt-Bezugsdatum entfernt ist. GO erscheint, wenn es freigegebene Aufträge zu diesem Objekt gibt, die das Garantiekennzei­chen (Checkbox Garantie) gesetzt haben und deren Garantiefrist noch nicht abgelaufen ist. GT er­scheint, wenn es freigegebene Aufträge zu der ausgewählten Einheit gibt, die das Garan­tie­kenn­zei­chen (Checkbox Garantie) gesetzt haben und deren Garantiefrist noch nicht abgelaufen ist.

Durch Klicken auf eines der Kürzel gelangt man zur Garantieliste, in der alle Aufträge zu diesem Objekt bzw. der Einheit aufgelistet werden, die noch im Garantiezeitraum liegen. Per Doppelklick auf einen der Aufträge wird dieser geöffnet.

Abbildung 31 - Garantieliste

Das Versicherungskennzeichen markiert einen Auftrag, der über eine Versicherung des Objekts ab­ge­wickelt werden kann. Dabei werden im Feld Notiz intern die laufenden Versicherungspolizzen des Objekts eingetragen und die Kostenart automatisch auf Versicherung gesetzt.

Freigeben und Versenden

Nachdem alle benötigten Daten des Auftrags eingegeben wurden, kann der Auftrag gespeichert werden und danach kann in der Auftragsliste die Freigabe angefordert werden. Um diesen Vor­gang zu beschleunigen wurden direkt in der Auftrags-Maske die entsprechenden Buttons ein­gebaut:

Abbildung 32 - Schaltflächen zur Freigabe

Diese Buttons können natürlich nur ausgewählt werden, wenn der Erfasser des Auftrags auch Klein- bzw. Großauftragsverantwortlicher ist. Ansonsten muss die normale Auftragslogik eingehal­ten werden. Weitere Informationen zur Auftragsfreigabe und den weiteren Schritten erhalten Sie unter Freigabe eines Auftrages.

Register Kreditor

Abbildung 33 - Auftrag - Register Kreditor

Nach Auswahl eines Kreditors über die Konfiguration im ersten Register werden die Kreditordaten aus der Kreditorenliste automatisch in den zweiten Reiter Kreditor übernommen. Dort wird auch automatisch das Datum der Erteilung des Auftrags eingetragen. Als erste Frist (Feld zu erledigen bis) wird ein Datum entsprechend der Einstellung der globalen Variable GLOBAL_AUFTRAG_ZU_
ERLEDIGEN_BIS_TAGE eingetragen. Sie können dieses Da­tum aber natürlich noch ändern. Dieses wird auf dem Auftragsschreiben angedruckt. ACHTUNG! Wird ein inaktiver Kreditor zugewiesen, wird ein Hinweis ausgegeben und nachgefragt, ob der Kreditor trotzdem zugewiesen werden soll.

Liegt dem Auftrag eine Ausschreibung zu Grunde, kann auch das Datum der Ausschreibung am Auftrag hinterlegt werden.

Wurde ein Sammelkreditor ausgewählt, müssen Sie hier per Hand die weiteren Daten des eigent­lich beauftragen Kreditors eintragen. Dafür werden die sonst ausgegrauten Felder für Adresse etc. freigeschaltet, sobald Sie den Sammelkreditor aus der Kreditorenliste ausgewählt haben.

Register Detail

Abbildung 34 - Auftrag - Register Detail

Ein äußerst wichtiger Bereich in Verbindung mit d+ RW ist das Register Detail.

Im linken Bereich wird der Barcode für das Auftragsschreiben angezeigt. Sie können diesen bei Bedarf anpassen. Der Barcode kann dann bei der Verbuchung in d+ RW gescannt werden, um die Verbindung zwischen d+ RW Rechnung und Auftrag herzustellen.

Die Auswahlmöglichkeiten der Dropdown-Box AVB (allgemeine Vertragsbedingungen) können in den Status aller Art (Tabelle: Auftrag; Gruppe AVB) konfiguriert werden. In der Konfigurationstabelle „Auftrag Pflichtfelder“ (Nr. 5200) kann diese Dropdown-Box außerdem als Pflichtfeld definiert werden. Dazu muss in der Spalte Feldname „AVB“ eingetragen und bei Pflicht „1“ hinterlegt werden.

ACHTUNG! Wird in der Buchhaltung eine Eingangsrechnung ohne Verbindung zum Auftrag verbucht, wird sowohl die geschätzte Auftragssumme bzw. der Betrag des Kostenvoranschlags als auch die Summe der tatsächlichen Rechnung vom Objektbudget abgezogen, da das System keinen Zusam­menhang erkennen kann. Das Budget wird dann fehlerhaft berechnet! Damit nach der Verbu­chung der internen Leistungsverrechnung nur mehr die Beträge aus der Buchhaltung angezeigt werden, ist es außerdem unbedingt erforderlich, im dazugehörigen Auftrag im Register Status bzw. in der Auftragsliste diese Aufträge mit dem Status Rechnung geprüft zu versehen. Erfolgt die­se Statusänderung nicht, wird im Objektbudget sowohl der Betrag des Auftrags als auch der Betrag aus der Buchhaltung abgezogen. Auch dies hat eine Fehlberechnung des Objektbudgets zur Folge.

Wenn für ein Objekt das Budget aktiv ist und dem Auftrag eine Arbeit zugeordnet wird, welche der Konfiguration eines Budgets entspricht, wird dem Auftrag automatisch das entsprechende Budget zugewiesen. Dasselbe gilt auch beim Erstellen eines Auftrags aus einer Arbeit. Das Budget ist in diesen Fällen dann nicht mehr bearbeitbar.

Wurde eine Rechnung mit Verbindung zum Auftrag in d+ RW erfasst, erscheint diese in der unte­ren Liste (Rechnungen aus FIBU). Dies geschieht über die automatische Konvertierung zwischen d+ RW und d+ OM. Um einen manuellen Abgleich zu machen, klicken Sie im Button Aktion auf mit FIBU synchronisieren. Die Beträge entsprechen dem, was überwiesen wurde, also dem Betrag abzüglich Skonto.

Das Ziehen vom Skonto funktioniert wie folgt:
Das Kreditorkonto wird bestimmt anhand der ID des Kreditors und den beiden Feldern Kr. Objekt und Kr. Gewerk aus der Lasche „Detail“ im Bereich „Buchung“. Diese beiden Felder werden je nach Konfiguration der Vorkontierung befüllt. Mit diesen Feldern sollte das richtige Skonto gezogen werden, wenn die Vorkontierung und die Kreditorkonten richtig konfiguriert sind. Außerdem werden die Prozentsätze für Haft- und Deckungsrücklass aus dem Kreditorkonto in den Auftrag übertragen, wenn sie dort hinterlegt sind. Falls das Ziehen des Skontos aus den Kreditorkonten nicht relevant ist, kann dies über die globale Variable GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_LOGIK eingestellt werden.

Der Erfasser des Auftrages muss im Bereich Buchungen aus der vorhandenen Konfigurationsta­bel­le das richtige Gewerk auswählen. Dies steuert die ordnungsgemäße Verbuchung der auftrags­be­zogenen Eingangsrechnung und entspricht der Auswahl im Bereich Kreditor Vorauswahl im ers­ten Reiter. Es gibt die zwei Felder Energie Art und Energie Einheit. Diese sind genau gleich wie die jeweiligen Felder im Rechnungsdeckblatt. Sie werden automatisch in das RDB übernommen und in weiterer Folge dann auch an die Aufwandsbuchungen ins d+ RW übergeben. Damit können diese Kennzahlen Bei Energie Art kann eine einstellige Zahl eingegeben werden. Bei Energie Einheit können Einträge aus den „Status aller Art“ ausgewählt werden. Bitte beachten Sie: Wird eine bestimmte Kostenart ausgewählt, die über die Konfigurationstabelle 1120 Auftragszuordnungen definiert ist, kann es sein, dass eine Zu­ordnung zu einem Schaden bzw. zu einer Arbeit erforderlich wird. Ist diese Einstellung hin­terlegt, springt das System automatisch auf das Register Allgemein zurück, wo diese Zuordnung vorzuneh­men ist.

Es ist möglich, im Feld UST KZ den Umsatzsteuersatz zu ändern. Dabei wird auf die Steuersätze der Grundeinstellungen (Bereich Buchhaltung) zugegriffen. Das Feld Ust KZ wird beim Zuordnen einer Firma mit dem eingestellten Ust KZ der Firma überschrieben, jedoch nur, wenn in der Firma ein Wert hinterlegt ist. Ist in der Firma keine Ust KZ hinterlegt, bleibt die im Auftrag eingetragene Ust KZ stehen. Bei entsprechendem Ausfüllen des ersten Registers müssen Sie auch im Bereich Auftragssumme nichts mehr eingeben. Pflichtfelder sind die gleichen wie im ersten Register und Eintragungen werden von dort übernommen.

Die Bereiche Identifikation und Dauerauftrag erscheinen nur, wenn beim Auftrag im ersten Regis­ter die Auftragsart „Dauerauftrag“ gewählt wurde. Ein Dauerauftrag wird im Grunde genau so an­ge­legt wie ein einmaliger Auftrag, wird aber in einer gewissen Regelmäßigkeit wiederholt. Bitte beachten Sie: Wenn Sie den Dauerauftrag neu im Unternehmen einsetzen wollen, ist eine Konfi­gu­ration von d+ OM nötig. Bitte kontaktieren Sie dazu die CP Solutions GmbH.

Im Bereich Dauerauftrag finden Sie dazu die Felder Dauerauftragsart, Start- und Enddatum sowie die Frequenz, also in welchen Ab­ständen der Auftrag ausgeführt werden soll. Je nach eingetra­ge­ner Fre­quenz werden nach Ablauf des eingestellten Zeitraums die Rechnungen aus der Schnitt­stel­le mit d+ RW gelöscht. Voraussetzung dafür ist, dass die Rechnung zum Auftrag ge­bucht wurde und in d+ OM übertragen ist. Nur dann wird nach Ablauf des eingestellten Inter­valls die Schnittstelle für die nächste Rechnung freigegeben, so dass der Auftrag bei der Rech­nungs­erfassung in d+ RW wieder ausgewählt werden kann. Des Weiteren gibt es die beiden Felder Rechnungsbetrag und Summe pro Jahr. Rechnungsbetrag ist das gleiche wie Auftragssumme geschätzt. Summe pro Jahr setzt sich aus der Auftragssumme und der Frequenz der Daueraufträge zusammen. Bei Änderungen wird immer einer der beiden Werte neu berechnet.

Im Bereich Identifikation erscheinen zusätzlich zwei Felder, in denen Kunden- oder Zähler­nummern hin­terlegt werden können.

Register Funktionen

Abbildung 35 - Auftrag - Register Funktionen

In diesem Register werden Funktionsträger hinterlegt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch Funktionen.

Ist in der Konfigurationstabelle 91500 au­to­matisches Ziehen von Funktionsträgern (siehe Weitere Konfigurationstabellen) die entsprechende Einstellung hinterlegt, wird hier der Ersteller automatisch als Sachbearbeiter hinterlegt. Dies funktioniert auch für Funktionszuordnungen der zugewiesenen Arbeit. Dies ist wichtig, da nach Erstel­lung eines Auf­trags nur der Sachbearbeiter noch bestimmte Änderungen daran vornehmen kann (z.B. am Auf­tragstext). Außerdem kann NUR der Sachbearbeiter (=Ersteller) eines Auftrags die Frei­gabe an­for­dern. Die Zuordnung muss insbesondere überprüft werden, wenn Aufträge durch Ko­pie­ren oder andere automatische Pro­zesse erstellt werden. Bitte beachten Sie: Vorausset­zung für das Anlegen des Sachbear­bei­ters als Funktionsträger ist, dass der Benutzer als Person in d+ OM angelegt und diese Person mit dem Be­nutzer ver­knüpft wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Benutzerdokumentation zu Berech­tigungen, Benutzern und Gruppen.
Eventuell werden auch Hausverwalter etc. des Auftrags-Objekts hier hin­terlegt.

Register Rechnungsempfänger

Abbildung 36 - Auftrag - Register Rechnungsempfänger

Im Register Rechnungsempfänger wird angezeigt, an wen die Rechnung auszustellen ist.

Im Bereich Objekt Eigentümer ist jenes Optionsfeld gewählt, welches über den Objektstamm des jeweils ausgewählten Objektes gezogen wird. Dies bestimmt, ob die Rechnung an die Wohnbauge­sellschaft oder an die Eigentümergemeinschaft ausgestellt werden muss. Die Auswahl kann manu­ell geändert werden.

Register Status

Abbildung 37 - Auftrag - Register Status

Im Register Status wird die Historie eines Auftrages exakt aufgezeichnet. Der Status eines Auftrags kann über die entsprechenden Buttons in den Auftragsdetails oder der Auftragsliste verändert werden. Weitere Informationen zur Auftragsfreigabe und den Status eines Auftrags finden Sie unter Freigabe eines Auftrages.

Register Aufteilung

Abbildung 38 - Auftrag - Register Aufteilung

Im Register Aufteilung wird die Rechnungsaufteilung angezeigt. Wenn Sie also im ersten Register eine Allgemeinanlage ausgewählt haben, werden deren Aufteilungsdaten hier angezeigt. Im obe­ren Bereich werden die allgemeinen Daten der Allgemeinanlage angezeigt, während die untere Tabelle die konkret beteiligten Objekte und den Aufteilungsschlüssel beinhaltet.

Register Aufträge dieses Objekts und Ausstattungen

Diese beiden Register dienen lediglich zum Nachschlagen von Informationen. Beim Klick auf den Reiter Aufträge dieses Objekts wird die Auftragsliste des gewählten Objekts geöffnet und der Dia­log springt im Hintergrund zum ersten Reiter zurück. Sie haben in der Kopfzeile außerdem die Möglichkeit, direkt nach einer Auftrags- oder Vorgangsnummer zu suchen, ohne eine Auftragsliste öffnen zu müssen. Der gefundene Auftrag wird dann direkt geöffnet.

Abbildung 39 - Auftrag - Register Aufträge dieses Objekts

Im Register Ausstattungen finden Sie alle Ausstattungen des gewählten Objekts.

Register Dokumente mitsenden

Abbildung 40 - Auftrag - Register Dokumente mitsenden

Im Register Dokumente mitsenden können Sie Dateien an den Auftrag anhängen, die beim Ver­sand per E-Mail neben dem Auftragsschreiben angehängt werden. Dies können zum Beispiel Fotos eines Schadens sein, der durch den Auftrag behoben werden soll. Sie können entweder Dateien von Ihrer Festplatte hinzufügen (Button Neu) oder bereits im DMS vorhandene Dateien anhängen. Diese Buttons können genauso wie der Dokumente-Button konfiguriert werden. Im ersten Fall wird nach Auswahl der Datei(en) ein neuer Container erstellt, der diese enthält und je nach Konfiguration beschlagwortet wird. Nach Speichern des Containers werden die gewähl­ten Dateien dann im Register angezeigt. Wählen Sie dagegen Datei aus dem DMS aus, wird die DMS-Suche geöffnet und Sie können den gewünschten Container suchen und per Doppelklick aus­wählen. Schließlich wird ein weiterer Dialog geöffnet, in dem Sie die gewünschte(n) Datei(en) für den Auftragsversand wählen können (Haken setzen). Beachten Sie bitte, dass Sie hier auch das Dateiformat wählen können, sofern der Tiffer bei Ihnen bereits weitere Dateien erzeugt hat.

Außerdem kann man schnell per Drag&Drop und mittels Strg+C und Strg+V Dokumente hinzufügen. Wenn Sie sich in der Lasche Dokumente mitsenden befinden, werden die gewählten Dokumente im Hintergrund ins DMS eingecheckt und dann in diese Liste der Anhänge hinzugefügt. Es wird immer 1 Container erstellt, auch wenn mehrere Dokumente ausgewählt wurden. Für die Beschlagwortung des Containers wird die erste Konfiguration vom Neu-Button verwendet. Gibt es an dieser Stelle keinen Eintrag wird man darauf hingewiesen, dass keine Beschlagwortung konfiguriert ist. Sollte der CheckIn nicht möglich sein (z.B. wenn ein Pflichtfeld nicht befüllt ist), öffnet sich der CheckIn-Dialog des Containers und man kann die fehlenden Eingaben machen. ACHTUNG: Dies funktioniert nur, wenn der Auftrag in dieser Lasche geöffnet ist, sonst wird durch hereinziehen von Dateien das „reguläre“ Drag & Drop ausgelöst.

Die hier hinterlegten Dokumente werden dann bei JEDEM Auftragsversand per E-Mail an die E‑Mail angehängt. Soll ein Dokument nur einmalig mitgesendet werden, gibt es dafür die Mög­lichkeit direkt beim Versand des Auftrags (siehe Versand per E-Mail).

Dokumente aus der Lasche „Dokumente mitsenden“ im Schaden werden in den Auftrag übernommen. Wenn im Schaden Dokumente in dieser Lasche hinterlegt sind, wird beim Zuordnen eines Schadens im Auftrag nachgefragt, ob die Dokumente des Schadens in den Auftrag übernommen werden sollen oder nicht. Bei einem neuen Auftrag kommt diese Frage erst nach dem Speichern des Auftrags.

Bei den Dokumenten wird auch die Größe angezeigt. Außerdem gibt es die globale Variable GLOBAL_ANHANG_MAX_GROESSE (Nr. 34260), bei der eine maximale Größe eingegeben werden kann. Wenn beim Hinzufügen eines Dokuments die Summe der Dateigrößen der Dokumente größer als diese maximale Größe, wird ein Warnhinweis angezeigt. In der Fußzeile der Lasche Dokumente mitsenden können Sie zudem die Summe der Dateigrößen sehen.

Außerdem wird die Eigenschaft des Moduls nachbeschlagwortet, wenn Dokumente in dieser Lasche hinzugefügt werden. Nach dem CheckIn von neuen Dokumenten, nach dem Hinzufügen von bestehenden Dokumenten aus dem DMS und nach der Übernahme der Dokumente vom Ticket oder vom Auftrag wird nun ein Datensatz für eine Nachbeschlagwortung der Eigenschaft des Moduls (Auftragsnummer) erstellt. Wenn es die Eigenschaft im Container noch nicht gibt, wird diese Nachbeschlagwortung mit dem Job „Service DMS Job“ durchgeführt. ACHTUNG! Der Job „Service DMS Job“ muss aktiviert sein, damit diese Nachbeschlagwortung funktioniert.

In der Auftragsliste gibt es zudem die Spalte Anzahl Dokumente mitsenden. In dieser wird die Anzahl von Dokumenten angezeigt, die in der Lasche Dokumente mitsenden im Detaildialog hinterlegt sind.

Beim Löschen von Dokumenten aus dieser Liste wird vom System nachgefragt, ob der dazu­gehörige DMS‑Container inaktiv gesetzt werden soll. Ansonsten bleibt das Dokument im DMS erhalten und wird lediglich nicht mehr mit dem Auftrag mit gesendet.

Register Zahlungsplan und Auftragsgrundlagen

Diese beiden Register betreffen im Speziellen den Großauftrag und dessen Umsetzung für die GSWB. Da diese Logik nicht ohne weiteres auf andere Unternehmen übertragen werden kann, wird der Großauftrag in einer eigenen Dokumentation beschrieben. Wenn Sie sich für den Groß­auftrag im Objektmanagement interessieren, kontaktieren Sie uns bitte.

Register Auftragsanhang

Hier können Sie für den Auftrag einen Anhang anlegen. Dieser wird mittels RTF-Editor erstellt. Bei der Auftragsanhangsliste ist der RTF-Editor direkt in den Listendialog integriert.

Register Betroffene

Wurde der Auftrag aus einem Schaden erstellt, in dem weitere betroffene Personen hinterlegt wur­den (z.B. andere Bestandnehmer, die von einem Wasserschaden betroffen sind), werden diese im Auftrag ebenfalls in der Lasche Betroffene angezeigt und können auf Auftragsschreiben etc. an­ge­druckt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch Schaden.

Register Individuelle Felder

Abbildung 41 - Auftragsdetails - Register individuelle Felder

Hier können Sie individuelle Felder erstellen und befüllen. Über die Schaltfläche Indiv.-Felder ver­walten können Sie für das Auftragsmodul Felder anlegen, die Sie zusätzlich benöti­gen. Wei­tere Informationen zu individuellen Feldern finden Sie im Administratorhandbuch.

Register ADV Erkennung

Abbildung 42 - Auftragsdetails - Register ADV Erkennung

Wenn ein Begriff aus der Spalte Wert auf einer Rechnung vorkommt, wird der Auftrag von der d+ ADV erkannt und zugeordnet. Um die Werte in der Spalte Wert zu bearbeiten, klicken Sie in das entsprechende Feld und geben Sie den gewünschten Begriff ein. Zudem ist es möglich, innerhalb eines Feldes zwei Begriffe mit „&&“ zu verknüpfen, sodass beide Begriffe in der Rechnung vorkommen müssen, damit der Auftrag erkannt wird (Bsp.: Begriff1**&&**Begriff2). Zusätzlich wird bei der Auftragsart Dauerauftrag nach der Zählernummer (AUF_ZAEHLER_NR) gesucht. Wird eine Zählernummer gefunden, wird der Auftrag zugeordnet.

Leere Werte bleiben in den Wertfeldern unberücksichtigt. Wenn in zwei oder mehreren Bezeichnungskategorien Wertfelder mit Suchbegriffen befüllt werden, werden diese Suchattribute durch die ADV mittels einer ODER-Funktion abgearbeitet. Das bedeutet, dass der Auftrag zugeordnet wird, wenn einer der beiden Werte gefunden wird. Das kann verwendet werden, wenn der Kreditor Rechnungen mit zwei unterschiedlichen Formaten sendet.

Es werden nur ADV-Vorlagen erstellt, wenn bei der Firma eine UID-Nummer angegeben ist. Verarbeitet werden können sie auch ohne UID-Nummer.

Bericht Auftragsübersicht

Mit diesem Bericht können Sie eine Übersicht über Aufträge erstellen. Sie erreichen den Para­me­terdialog für diesen Bericht über das Hauptmenü - Bereich Auftragswesen - Ausdrucke.

Abbildung 43 - Parameterdialog - Auftragsübersicht

Die Einschränkungsmöglichkeiten im Einzelnen folgen. Um diese zu verwenden, haken Sie sie zu­nächst an.

• Einschränkung nach Benutzer: Haken Sie hier einfach den oder die gewünschten Benutzer an. Unter der Benutzerliste können Sie außerdem festlegen, ob diese als Auftragserfasser oder Funktionsträger einer bestimmten Funktion gelten sollen.

• Einschränkung nach Datum: Wählen Sie hier einen Zeitraum aus.

• Einschränkung nach Auftragssumme: Geben Sie hier eine Spanne für die Auftragssumme ein.

• Einschränkung nach Kreditor: Wählen Sie eine Firma aus der Firmenliste aus.

• Einschränkung nach HV-Gruppe: Geben Sie eine Gruppe ein.

• Objekteinschränkung: Schränken Sie hier auf Objekte ein. Wollen Sie nur die Aufträge eines Objektes auflisten, stellen Sie in beiden Feldern die gewünschte Objektnummer ein.

• Einschränkung auf Status: Damit können Sie nach dem Freigabestatus des Auftrags ein­schränken. Angezeigt werden die Aufträge hier je nach Status, welchen sie in der Auftragsliste haben. ACHTUNG! Es kann hier nur ein Status gewählt werden.

• Sortierung: In diesen Bereichen können Sie festlegen, nach welchen Krite­rien die Aufträge sortiert werden sollen.

• Einschränkung nach Auftragsart: Schränken Sie hier nach der Auftragsart ein indem Sie eine oder mehrere Arten anhaken.

Haben Sie alle Einstellungen getroffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Weiterverar­bei­tung. Über die Schaltflächen in der Fußzeile können Sie den Bericht direkt drucken, in der Vor­schau an­sehen oder als PDF-Datei ausgeben. In der Vorschau haben Sie neben dem Drucken und spei­chern in verschiedenen Formaten auch noch die Möglichkeit, den Bericht per E-Mail zu versenden oder im DMS abzulegen.

Vertretungen

Neben dem Posteingang wird eine aktive Vertretung auch bei der Auftragsfreigabe beachtet. Ist also ein Sachbearbeiter Ihrer Abteilung krank, im Urlaub oder anderweitig abwesend, ist es mög­lich, dessen Vertretung zu aktivieren und damit dessen Aufgaben zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass ein Administrator vorher die Vertretung in den Grundeinstellungen (Bereich Dialoge allgemein) angelegt hat. Mit Klick auf mögliche Vertretungen wird eine Tabelle geöffnet, in der die Vertretungen angelegt werden können.

Abbildung 44 - Mögliche Vertretungen

Hier können im Bereich über dem Darstellungsgrid ein Benutzer und dessen möglicher Vertreter ausgewählt und mit Klick auf Hinzufügen bestätigt werden. Nach Speichern der Tabelle ist die Ver­tretung angelegt.

Dann muss die Vertretung durch den vertretenden Benutzer aktiviert werden. Klicken Sie dafür auf Vertretung übernehmen im Posteingang oder im Hauptmenü (Grundeinstellungen - Dialoge allgemein). Sie sehen dann eine Liste, in der die Vertretungen aufgelistet werden, bei denen Sie als Vertreter eines Kollegen angelegt sind. Setzen Sie die Vertretung per Doppelklick auf aktiv. Nun können Sie die Aufgaben des Auftragssachbearbeiters übernehmen. Außerdem werden alle neuen Posteingänge des abwesenden Benutzers an dessen Vertreter, also Sie, weitergeleitet. Bitte be­achten Sie: Vergessen Sie nicht, die Vertretung wieder zu deaktivieren, wenn der Nutzer wieder da ist. Öffnen Sie dafür die Tabelle Vertretung übernehmen im Hauptmenü oder im Posteingang. Mar­kieren Sie die entsprechende Vertretung und klicken Sie auf Vertretung beenden. Wenn Sie dies nicht tun, kann sich der Benutzer nicht am System anmelden.

Auftragsgebiete

Der Dialog Auftragsgebiete ist über das Hauptmenü – Bereich Auftragswesen zu finden. Hier kön­nen Sie zum einen Objekten und Kreditoren je nach Gewerk zuordnen und so eine Vorsortierung für die Auftragsvergabe an bestimmte Kreditoren vornehmen. Dabei können Gruppen von Objek­ten erstellt werden, zum Beispiel je nach Region, in der ein Objekt liegt. Ein Objekt bzw. ein Kredi­tor kann natürlich mehreren Auftragsgebieten zugewiesen werden.

Zum zweiten dient der Dialog der Zuordnung von Funktionsträgern. Dabei können den in einem Auftragsgebiet zugeordneten Objekten mit wenigen Klicks die gleichen Funktionsträger zugeord­net werden.

Legen Sie im linken Bereich des Fensters zunächst die Auftragsgebiete an, indem Sie auf Neu kli­cken und dann Kürzel, Bezeichnung, Sortierung und Nummer eingeben. Außerdem müssen Sie im oberen Bereich ein Art KZ und ein Gewerk eingeben.

Um die Grundeinstellungen zu einem Auftragsgebiet zu vervollständigen, ordnen Sie im mittleren Bereich noch die gewünschten Objekte zu. Klicken Sie dazu auf zuweisen und wählen Sie die Ob­jek­te aus der Objektliste aus.

Abbildung 45 - Auftragsgebiete - Register Zuordnung

Dann ist es im unteren Bereich der ersten Lasche möglich, so genannte Rahmenkreditoren zu er­stel­len. Rahmenkreditoren sind Kreditoren die für einen bestimmten Zeitraum bevorzugt be­han­delt werden sollen. Rahmenkreditoren erschei­nen in Listungen an erster Stelle. Um Rahmen­kredi­toren festlegen zu können, müssen Sie die Be­rechtigung 125000 haben.

Außerdem können Sie darunter eine Liste von Kreditoren erstellen, die dann bei Aufträgen für eines der zugeordneten Objekte zur Verfügung stehen, wenn Art KZ und Gewerk von Auftrag und Auftragsgebiet übereinstimmen. Dabei können Sie auch eine Priorität festlegen. Des Weiteren gibt es die Spalte „Anmerkung“. Diese kann durch Klick auf die Spalte bearbeitet werden. Die Anmerkung ist dann bei der Kreditor-Vorauswahl im Auftrag ersichtlich. Außerdem ist diese Spalte im Auftragsgebietebericht und im Bericht „Auftragsgebiete von Kreditor“ inkludiert.

Bitte beachten Sie aber, dass die beschriebene Vorauswahl von Kreditoren und die Festlegung von Rahmenkreditoren nur zur Anwendung kommen, wenn Sie im Unternehmen den Auftrag 3 ver­wenden.

In der zweiten Lasche können Sie Funktionsträger an die im Auftragsgebiet festgelegten Objekte verteilen.

Abbildung 46 - Auftragsgebiete - Register Funktionen

Legen Sie zunächst im oberen Bereich fest, welche Funktionen Sie in der unteren Liste sehen wol­len. Wählen Sie über die Schaltflächen Funktion / Firma und Funktion / Person die Funk­tion aus, die angezeigt bzw. geändert werden soll und wählen Sie dann den Funktionsträger. Je nachdem, welche Schaltfläche Sie verwendet haben, wird nach Auswahl der Funktion die Firmen- oder Per­sonenliste geöffnet.

Die aktuellen Träger der im oberen Bereich ausgewählten Funktion(en) werden dann in der unte­ren Liste angezeigt. Die obere Liste dient also als eine Art Filter für die untere Liste der Funk­tions­träger. Durch Klick auf Entfernen wird keine Funktionszuordnung gelöscht, sondern lediglich die markierte Funktion im oberen Bereich, also die Filterbedingung, entfernt. Mit Klick auf Funktionen auf Objekte übertragen können Sie für alle Objekte dieses Auftragsgebietes den oben ausgewähl­ten Funktionsträger zuordnen. Dabei werden bestehende Funktionen der gleichen Funktionsnum­mer bei den Objekten beendet und der neue Funktionsträger mit dem eingestellten Beginndatum eingesetzt.

Grundeinstellungen: Auftragsgewerke

Bevor das Auftragstool eingesetzt werden kann, muss über die Basisdaten die Konfiguration der Auftragsgewerke durchgeführt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Kostenart Gewerkkonfiguration.

Mailtexte

Die Konfiguration der Mailtexte für die verschiedenen Module erfolgt über die Grundeinstellungen im Hauptmenü (Bereich Mailtexte). Für das Modul Auftrag sind die Einträge zum Bereich Auftrag und den verschiede­nen Vorgängen relevant. Bei jedem Vorgang wird in diesem Modul der entsprechende Bericht im PDF-Format an die E-Mail angehängt. Die Mailtexte zu den Vorgängen KontrolleurBenachrichti­gung, Hausaushang und Kostenvoranschlag werden nur im Auftrag3 verwendet. Bei der BN-Verständigung per SMS kann der Text über die Mailtexte in der Lasche SMS geändert werden.

Abbildung 47 - Mailtexte Liste

Nähere Informationen zur Konfiguration von E-Mail-Texten finden Sie im Administratorenhand­buch.

Berechtigungen

Aufträge

125104 Auftrag Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigungen darf der Benutzer die Übersicht der Aufträge einsehen.

125100 Auftrag Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Aufträge anlegen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Neuer Auftrag' in der Auftragsliste und den Auftragsdetails nicht aktiv.

125101 Auftrag Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Aufträge bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Auftragsdetails zwar öffnen, aber die Buttons 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Auftragsdetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

125120 Auftrag Bearbeiten (Alle Offenen)
Mit dieser Berechtigung darf ein Benutzer alle offenen Aufträge bearbeiten, auch wenn der Be­nutzer nicht der Ersteller des Auftrags ist.

125102 Auftrag Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Aufträge löschen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Auftrag löschen' in der Auftragsliste und den Auftragsdetails nicht aktiv.

125140 Auftrag Freigabe anfordern
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer bei allen Aufträgen die Freigabe anfordern, auch wenn er nicht der Ersteller oder die Vertretung vom Ersteller ist.

125110 Auftrag mit Rechnung Zusammenführen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer den Auftrag-Rechnung-Zusammenführungsdialog öff­nen.

125150 Auftrag Freigabe zurücksetzen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer bei allen Aufträgen die Freigabe zurücksetzen.

125160 Auftrag stornieren
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer alle Aufträge stornieren, auch wenn er nicht der Ersteller oder die Vertretung vom Ersteller ist.

125170 Auftrag Versand trotz nicht versenden
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer auch Aufträge versenden, bei denen das Kennzeichen "nicht versenden" gesetzt ist.

125180 Auftrag kopieren
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Aufträge kopieren.

125610 Aufträge stornieren
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer alle Aufträge stornieren, auch wenn er nicht der Ersteller oder die Vertretung vom Ersteller ist.

290021 Rechnungszuordnung - Zuordnen
Mit dieser Berechtigung kann man im Dialog "Auftrag Rechnung Zuordnen" die Aktion "Rechnung zuordnen" ausführen.

290022 Rechnungszuordnung - Freistellen
Mit dieser Berechtigung kann man im Dialog "Auftrag Rechnung Zuordnen" die Aktion "Auftrag freistellen" ausführen.

290023 Rechnungszuordnung - Löschen
Mit dieser Berechtigung kann man im Dialog "Auftrag Rechnung Zuordnen" die Aktion "Rechnungszuordnung löschen" ausführen.

Basisdaten

125103 Auftrag BuchungstextVorlagen bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer die BuchungstextVorlagen im Auftrag3 bearbeiten.

125000 Auftragsgebiet und Rahmenauftrag bearbeiten (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Auftragsgebiete und Rahmenaufträge bearbeiten. Ohne diese Berechtigung darf er sie nur anzeigen.

125111 Auftragskonfiguration
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Auftragskonfiguration öffnen und bearbeiten.

150021 Auftrag Gewerke (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Auftrags-Gewerke einsehen / ändern.

150035 Auftrag Warnhinweise (Hauptmenü)
Diese Berechtigung wird benötigt um die Warnhinweise im Auftragsmodul einzusehen/ zu bear­beiten. Diese werden bei verschiedenen ArtKZ/Gewerk Kombinationen angezeigt.

Konfigurationstabellen

101053 Auftragszuordnungen (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Auftrags­zuord­nungen mit der Nummer 1120 ermöglicht.

101154 Auftrag zusätzliche Empfänger (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Auftrag zusätzliche Empfänger mit der Nummer 95000 ermöglicht.

101082 Auftragsverantwortlichkeit (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Auftrags­verant­wortlichkeit mit der Nummer 1121 ermöglicht.

101079 AuftragsARTKZ (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle AuftragsARTKZ mit der Nummer 1122 ermöglicht.

101032 AuftragsARTKZBenutzer (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle AuftragsARTKZ­Benutzer mit der Nummer 1123 ermöglicht.

101066 AuftragWarnhinweise (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle AuftragWarn­hinweise mit der Nummer 1124 ermöglicht.

101058 Großauftrag (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Großauftrag mit der Nummer 1125 ermöglicht.

101076 Auftrag Rechnung Stornogründe (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Auftrag Rech­nung Stornogründe mit der Nummer 1126 ermöglicht.

101103 Auftrag Pflichtfelder (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Auftrag Pflicht­felder mit der Nummer 5200 ermöglicht.

101077 Auftrag Auftragssumme Pflicht (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle Auftrag Auftragssumme Pflicht mit der Nummer 5210 ermöglicht.

101081 EMail Konfiguration (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle EMail Konfi­gura­tion mit der Nummer 2400 ermöglicht.

101122 automatischen Ziehen von Funktionsträgern (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung wird das Bearbeiten der Werte der Konfigurationstabelle automatischen Ziehen von Funktionsträgern mit der Nummer 91500 ermöglicht.

101140 Report Image Quality (Konfigurationstabelle)
Mit dieser Berechtigung kann die Konfigurationstabelle 4700 (Report Image Quality) bearbeitet werden.

Firmen / Kreditoren

50210 Firmen (Kreditoren) ändern Auftragsgewerke
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer im Dialog 'Kreditor' die Registerkarte 'Auftragsgewerke' bearbeiten.

Auftragskonfiguration für globale Variablen und Kon­figu­rationstabellen

Da der Auftrag über eine Unmenge von Variablen und Konfigurationstabellen konfiguriert wird, wurde ein Konfigurationsdialog geschaffen, mithilfe dessen die Einstellungen übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst werden. Diese Auftragskonfiguration ist über das Hauptmenü – Bereich Grundeinstellungen – OM Allgemein zu erreichen und über eine eigene Berechtigung (125111) geschützt. Die ‚alten‘ Variablen und Konfigurationstabellen sind weiterhin gültig, der Konfigurationsdialog bietet lediglich eine andere Ansicht. Im Folgenden werden deshalb die Ein­stel­lungen gemeinsam mit den dazu gehörenden globalen Variablen der Reihe nach beschrieben. Bitte beachten Sie: Es wird zwischen dem standardmäßig verwendeten Auftrag 2 und dem um­fangreicheren Auftrag 3 unterschieden. Einige Einstellungen beziehen sich nur auf den Auftrag 3. Diese sind mit einer (3) in der Überschrift gekennzeichnet, während Einstellungen für den Auf­trag 2 mit einer (2) gekennzeichnet sind. Beeinflusst eine Einstellung beide Varianten, ist entweder keine Zahl oder (2+3) angegeben.

Lasche Standardwerte

Abbildung 48 - Auftragskonfiguration - Lasche Standardwerte

1531 GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_PROZENT
Diese Variable legt den Standard-Skontoprozentsatz im Auftrag 3 fest.

1532 GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_TAGE
Diese Variable legt die Standard-Zieltage für das Skonto im Auftrag 3 fest.

12290 GLOBAL_AUFTRAG_TOLERANZ_PROZENT
Mit dieser Variable kann die Toleranzgrenze der Auftragssumme in Prozent angegeben werden.

10100 GLOBAL_AUFTRAG_ARTKZ_VERSICHERUNGSFALL
Legt fest welches Art Kennzeichen beim Auftrag 3 gesetzt werden soll, wenn das Kennzeichen Ver­sicherungsfall gesetzt ist.

808 GLOBAL_AUFTRAG_KOART_VERSICHERUNGSFALL
Legt die Kostenart für die Aufwandsbuchung im Rechnungseingangsbuch und Auftrag 3 fest, wenn das Kennzeichen Versicherungsfall gesetzt ist.

809 GLOBAL_AUFTRAG_KOART_VERSICHERUNGSVERGUETUNG
Legt die Kostenart für die Versicherungsvergütung im Rechnungseingangsbuch und Auftrag 3 fest.

10580 GLOBAL_AUFTRAG_ART_BEI_TICKET_MANGEL
Mit dieser globalen Variable kann bestimmt werden, mit welcher Auftragsart neue Aufträge ange­legt werden, die aus einem Ticket der Kategorie Neubau, Unterkategorie Baumangel entstanden sind. Ist die Variable leer, wird ein Auftrag mit der Standardauftragsart angelegt.
Achtung, dies gilt nur für den Auftrag 3!

802 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT
Mit dieser Variable wird die Möglichkeit freigeschalten, den Kreditorensuchname als Buchungstext beim Auftrag 2 einzutragen.
= 0 (es wird nichts eingetragen)
= 1 (die ersten 10 Zeichen des Kreditorsuchnamens werden als Buchungstext beim Auftrag einge­tragen)
= 2 (die ersten 10 Zeichen des Kreditorkürzels werden als Buchungstext beim Auftrag eingetragen)
= 3 (der Kreditorname wird als Buchungstext beim Auftrag eingetragen)

33020 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_ARBEIT_PRAEFIX
Mit dieser Variable kann ein Präfix festgelegt werden, der beim Buchungstext im Auftrag vorangestellt wird, wenn im Auftrag eine Arbeit zugeordnet ist.

1516 GLOBAL_AUFTRAG_HOA_VERRECHENBAR_BEI_ARBEIT_ART
Hier wird festgelegt, ob das Kästchen "HOA verrechenbar" in der Lasche Detail im Auftrag 2 ange­hakt wird, wenn ein Auftrag einer Arbeit "Wohnungssanierung" zugeordnet ist.
= 0 (inaktiv)
= 1 (aktiv, wird angehakt bei Wohnungssanierung als Arbeit)

806 GLOBAL_AUFTRAG_HAFTRUECKLASS
Mit dieser Variable wird das Feld HRL im Auftrag 3 zur Verknüpfung zu einem Haftrücklass akti­viert oder de­aktiviert.
= 0 (Feld HRL inaktiv)
= 1 (Feld HRL aktiv)

807 GLOBAL_AUFTRAG_HONORAR
Mit dieser Variable wird das Feld HON im Auftrag 3 zur Verknüpfung zu einem Haftrücklass akti­viert oder de­aktiviert.
= 0 (Feld HON aktiv)
= 1 (Feld HON inaktiv)

Lasche Standardwerte – Bereich Status

In diesem Bereich können die Status aller Art für den Auftrag befüllt werden. Dies sind Auswahl­lis­ten für die Felder Auftragsart, Dauerauftragsart und Priorität. Diese sind auch über das Hauptme­nü – Bereich Grundeinstellungen – OM Allgemein zu finden. Um die jeweiligen Auswahllisten zu edi­tieren, klicken Sie entweder hier auf den Button oder wählen Sie in den Status aller Art die Ta­bel­le Auftrag und dann die entsprechende Gruppe.

Abbildung 49 - Status aller Art

Um die Liste zu bearbeiten, müssen Sie diese per Klick auf den Button im unteren Bereich zunächst bearbeiten. Dann können Sie über die Schaltflächen Einträge hinzufügen bzw. entfernen.

Lasche Standardwerte – Bereich Konfiguration

Bei den in diesem Bereich aufgeführten Punkten handelt es sich größtenteils um Konfigurations­ta­bellen, die ansonsten über die d+ OM Menüleiste - Einstellungen – Konfigurationstabellen er­reich­bar sind.

1121 Auftragsverantwortlichkeit

**
**

Abbildung 50 - Beispiel Konfiguration für Auftragsfreigabegrenzen

Hier werden die Auftragsverantwortlichen pro Auftragsart festgelegt. Es müssen immer Funktionsnummern angegeben werden, die jewei­li­gen Funktions­trä­ger sind dann beim Objekt zu hinterlegen und werden bei der Auftragsfreigabe entsprechend kontrolliert. Es können bis zu 5 Freigeber in der Spalte 'Anzahl Freigaben' fest­ge­legt werden. Sollen meh­rere Personen den Auftrag freigeben, legen Sie die Anzahl fest und tra­gen Sie die Funktions­nummern der Reihe nach in die Spalten 'Funktions­num­mer' und 'Funktions­nummer2-5' ein.
Weiterhin kann nach Auftragssummen gestaffelt werden, so dass immer bestimmte Funktions­num­mern für bestimmte Auftragsbeträge verantwortlich sind. Tragen Sie dazu in 'von' und 'bis' den Geldbetrag (z.B. 0 bis 3500, dann 3500 bis 10.000, usw.) und in die Spalte 'Funktionsnummer' die Funktionsnummer des Auftragsverantwortlichen ein. Im hier angegebenen Beispiel kann der erste Freigeber alle Aufträge bis 3499,99€ freigeben, der zweite alle Aufträge von 3500,00€ bis 9999,99€ usw.
WICHTIG: Es müssen für jede Auftragsart Freigabegrenzen festgelegt werden. Tragen Sie dazu in der Spalte 'Auftragsart' die entsprechende Art ein. Es müssen immer alle möglichen Beträge abgedeckt werden. Stellen Sie beispielsweise eine Freigabe von 0 bis 100 Euro für Arbeitsaufträge ein und haben ansonsten nur Freigaben für andere Auf­tragsarten festgelegt, können Arbeitsaufträge ab 100 Euro nicht freigegeben werden.

1122 AuftragARTKZ
Diese Konfiguration legt fest, welche Artkennzeichen beim Auftrag 3 zur Verfügung stehen.

1123 AuftragsARTKZBenutzer
Diese Konfiguration legt bestimmte Voreinstellungen pro Benutzer beim Auftrag 3 fest.
Geben Sie unter 'Benutzer' den Benutzernamen und unter 'ArtKZ' das Artkennzeichen an.
Standard-Auftragsart: Diese Auftragsart wird dann beim Öffnen des Dialogs vorgeschlagen.
Berechtigung HRL: Wenn dieser Wert 1 ist, wird bei der Auftragsmaske das Kennzeichen HRL ge­setzt, kann aber vom User noch verändert werden.
Standard Auftragsanhang: Dieser Anhang wird standardmäßig an den Auftrag angehängt, kann aber vom Auftragsersteller noch gelöscht werden.

1124 AuftragWarnhinweise
Hier können für den Auftrag 3 Warnhinweise hinterlegt werden. Diese werden nach der Zuweisung eines Objektes und einer Kostenart-/Gewerkkombination ausgegeben. In den Spalten 'Objekt', 'ArtKz' und 'Gewerk' steht der Wert -1 für alle. Der Hinweistext kann in der Spalte 'Hinweis' ein­gegeben werden. Diese Konfigurationstabelle ist mehrmandantenfähig, d. h. es ist möglich, diese Einstellung bei den Mandanten unterschiedlich zu konfigurieren.
Über die globale Variable 1583 kann diese Funktionalität de-/aktiviert werden (siehe Lasche Hinweise).

1125 Großauftrag
In dieser Tabelle werden Einstellungen zu Großaufträgen im Auftrag 3 hinterlegt. Dabei werden pro Auftragsart Standardsätze für Haft- und Deckrücklass erfasst (HRL und DRL), sowie die Stan­dardsätze für den Skonto.

1126 Auftrag Rechnung Stornogründe
Hier können Gründe für das Zurücksenden einer Rechnung im Auftrag 3 angegeben werden.

5200 Auftrag Pflichtfelder
Diese Tabelle steuert, welche Felder im Auftrag befüllt werden müssen. Ist der Wert in der Spalte 'Pflicht' 1, muss das Feld befüllt werden, beim Wert 0 nicht. Felder, für die dies festgelegt werden kann, sind: Kreditor, Gewerk, Objekt, Buchungstext, Auftragsart, Auftragstext und Frequenz (gilt nur bei Dauerauftrag).

5210 Auftragsart Einstellungen
Hier werden verschiedene Dinge gesteuert, die von der Auftragsart abhängen.
Auftragssumme Pflicht: 1 (für ja) oder 0 (für nein)
Mail-, Post-, Faxversand und Versand Mailclient: 1 oder 0, ob diese Versandart möglich sein soll oder nicht
Freigabe angefordert und Nicht freigegeben andrucken: 1 oder 0, ob diese Texte am Bericht angedruckt werden sollen (Berichtsabhängig)
Funktion: Funktionsnummer vom Objekt, bei der diese Auftragsart zur Auswahl steht. Wenn nichts eingetragen ist, steht sie immer zur Auswahl. Mehrere mit ; getrennt eingeben (z.B. 11300;11301)
Nur Regiekreditoren: 1 oder 0, ob bei der Auswahl des Kreditors auf Regiekreditoren eingeschränkt wird oder nicht
Präfix Buchungstext: Präfix der beim Buchungstext vorangestellt wird (Präfix von GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_ARBEIT_PRAEFIX kommt aber noch vorher)
Nur Auftragsgebietkreditoren: 1 oder 0, ob bei der Auswahl des Kreditors auf Auftragsgebiete eingeschränkt wird oder nicht

Mailtexte
Die Mailtexte wurden bereits unter Mailtexte erklärt.

Auftragsgewerke
Die Auftragsgewerke wurden bereits unter Grundeinstellungen Auftragsgewerke erklärt.

Auftragsgebiete
Die Auftragsgebiete wurden bereits unter Auftragsgebiete erklärt.

7650 Auftrag Unterschriften
In dieser Konfiguration können die Namen der Personen eingetragen werden, die beim Auftrag im Bereich der Unterschriften (Lasche Detail) zur Verfügung stehen.

2400 Email Konfiguration
Diese Konfiguration regelt, wer in den einzelnen Modulen die Berichte per Mail zugestellt be­kommt. Ist die Globale Variable 1542 GLOBAL_AUFTRAG_MAIL_FROM_USER konfiguriert, wird jene Emailadresse, die sich in der Konfigurationstabelle 2400 in der Spalte From befindet, durch die Emailadresse des Erfassers des Auftrages, ersetzt.
Konfiguration des Mailversands:
Lesebestätigung 1 = ein, 0 = aus
Priorität: 0 normal, 1 hoch, 2 niedrig

95000 Auftrag zusätzliche Empfänger
Mit dieser Konfiguration können zusätzliche Empfänger für den Email-Versand beim Auftrag festgelegt werden.
Empfängerart: AN, CC oder BCC
Funktion: Nummer der Objektfunktion
E‑Mail: fixe E‑Mail Adresse
kein Versand bei Einheit: 1 (kein Versand) oder 0 (Versand), ob der Versand erfolgt wenn eine Einheit im Auftrag zugeordnet ist
Pro Zeile kann entweder eine Funktionsnummer oder eine E‑Mail Adresse angegeben werden.

95100 Auftrag Laschen
Mit dieser Konfiguration können Laschen im Auftrag3 Dialog ein- bzw. ausgeblendet werden (nur für folgende Laschen möglich: Aufteilung, Zahlungsplan, Auftragsgrundlagen).
Nummer: Positionsnummer der Lasche
Bezeichnung: Überschrift der Lasche (hat keine Funktion, dient in dieser Konfiguration nur zur Anzeige)
Anzeige: 0...Lasche ausgeblendet; 1...Lasche eingeblendet

Lasche Buchungstext

802 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT
Mit dieser globalen Variable wird die Möglichkeit freigeschalten, den Kreditorsuchnamen beim Auftrag2 als Buchungstext beim Auftrag einzutragen.
= 0 (es wird nichts eingetragen)
= 1 (der Kreditorsuchname wird als Buchungstext beim Auftrag eingetragen) (ersten 10 Zeichen)
= 2 (das Kreditorkürzel wird als Buchungstext beim Auftrag eingetragen) (ersten 10 Zeichen)
= 3 (der Kreditorname wird als Buchungstext beim Auftrag eingetragen)

803 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_SCHADENNR
!!** Diese Einstellung hat nur Auswirkung auf Auftrag2. !!
= 0 (Schadensnummer bzw. Bezeichnung nicht im Buchungstext)
= 1 (Schadensnummer hinten anhängen)
= 2 (Schadensbezeichnung hinten anhängen
= 3 (Buchungstext mit Schadensnummer ersetzen
= 4 (Buchungstext mit Schadensbezeichnung ersetzen
= 5 (Nummer in den automatischen Teil - Ursache in den manuellen Teil
Falls GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT = 0 kann über diese Variable gesteuert werden, dass die Schadensnummer aus dem Schaden als Buchungstext gezogen wird (falls vorhanden). Falls GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT = 1 wird wie gehabt der Kreditorsuchname übernommen, außer es gibt einen Schaden und GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_SCHADENNR = 1, dann wird die Schadensnummer gezogen.

33020 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_ARBEIT_PRAEFIX
Mit dieser Variable kann ein Präfix festgelegt werden, der beim Buchungstext im Auftrag vorangestellt wird, wenn im Auftrag eine Arbeit zugeordnet ist.

34010 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_ARTKZ_KOART_KONFIG
Mit dieser globalen Variable wird gesteuert, ob nach einer Eingabe im Feld Buchungstext im Auftrag automatisch eine Suche ausgelöst wird, bei der die Buchungstexte durchsucht werden, die bei der ArtKz/KoArt Konfiguration hinterlegt sind.
= 0 (es wird keine automatische Suche ausgelöst)
= 1 (es wird eine automatische Suche nach einer Eingabe im Feld Buchungstext ausgelöst)

34100 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_GOA_VERRECHENBAR
Das ist die erste Einstellung für den Logik Teil vom Buchungstext (siehe Lasche Buchungstext)
Diese Einstellung greift nur wenn "HOA verrechenbar" im Auftrag ausgewählt ist.
= 0 (kein Buchungstext)
= 1 (# Person (BN Nummer, Vorname, Nachname und Telefon) (greift nur wenn ein BN zugeordnet ist))
= 2 (# Objekt Nr. (5 Zeichen) _ Einheit Nr. (erste 3 Zeichen) _ Kreditorname (6 Zeichen) ... (greift nur wenn eine Einheit zugeordnet ist))

34110 GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_EINHEIT
Das ist die zweite Einstellung für den Logik Teil vom Buchungstext (siehe Lasche Buchungstext) = 0 (kein Buchungstext)
= 1 (Objekt Nr. (5 Zeichen) _ Einheit Nr. (erste 3 Zeichen) _ Kreditorname (6 Zeichen) ... (greift nur wenn eine Einheit im Auftrag zugeordnet ist))
= 2 (@ Einheit Nr. (5 Zeichen) _ Kreditorname (20 Zeichen) ... (wenn keine Einheit zugeordnet ist startet der Buchungstext mit @00000))

5210 Auftragsart Einstellungen
Hier werden verschiedene Dinge gesteuert, die von der Auftragsart abhängen.
Auftragssumme Pflicht: 1 (für ja) oder 0 (für nein)
Mail-, Post-, Faxversand und Versand Mailclient: 1 oder 0, ob diese Versandart möglich sein soll oder nicht
Freigabe angefordert und Nicht freigegeben andrucken: 1 oder 0, ob diese Texte am Bericht angedruckt werden sollen (Berichtsabhängig)
Funktion: Funktionsnummer vom Objekt, bei der diese Auftragsart zur Auswahl steht. Wenn nichts eingetragen ist, steht sie immer zur Auswahl. Mehrere mit ; getrennt eingeben (z.B. 11300;11301)
Nur Regiekreditoren: 1 oder 0, ob bei der Auswahl des Kreditors auf Regiekreditoren eingeschränkt wird oder nicht
Präfix Buchungstext: Präfix der beim Buchungstext vorangestellt wird (Präfix von GLOBAL_AUFTRAG_BUCHTXT_ARBEIT_PRAEFIX kommt aber noch vorher)

Lasche Druck

805 GLOBAL_AUFTRAG_DRUCK_BN_TELEFON
Diese Variable ist nur für den automatischen Versand der Aufträge relevant. Da beim automati­schen Versand nicht vorher abgefragt werden kann, ob die Telefonnummer des Bestandnehmers gedruckt werden soll oder nicht, kann hier diese Einstellung durchgeführt werden.
= 0 (Telefonnummer wird nicht angedruckt)
= 1 (Telefonnummer wird angedruckt)

810 GLOBAL_AUFTRAG_DRUCK_STANDARD_AUSWAHL
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob beim Drucken des Auftrags im Parameterdialog die Funk­tion 'Telefonnummer andrucken' standardmäßig angehakt ist.
= 0 ('Telefonnummer andrucken' standardmäßig nicht angehakt / inaktiv)
= 1 ('Telefonnummer andrucken' standardmäßig angehakt / aktiv)

800 GLOBAL_AUFTRAG_DRUCK_FUNCTION_NR
Diese Variable legt fest, welcher Funktionsträger am Ausdruck des Auftrages angeführt werden soll. Dies betrifft entweder den Hausbesorger, Hausbetreuer, einen sonstigen Kreditor oder eine Person.

901 GLOBAL_AUFTRAG_KORREKT_GEDRUCKT
Hier wird festgelegt, ob vor der Kennzeichnung des Auftrags als versendet gefragt werden soll, ob er korrekt gedruckt wurde.
= 0 (es wird nachgefragt, ob korrekt gedruckt wurde, dann wird der Auftrag als versendet gekenn­zeichnet)
= 1 (es wird nicht nachgefragt, ob korrekt gedruckt wurde und der Auftrag wird sofort als ver­sen­det gekennzeichnet)

10440 GLOBAL_AUFTRAG_ANDRUCK_ZERTIFIZIERUNG
Diese Variable legt fest, ob "Kreditor ist nicht zertifiziert" bzw. die Zertifizierungsdaten auf den Teil­zahlungsanforderungen des Groß­auftrages (Auftrag 3) angedruckt werden.
= 0 (kein Andruck)
= 1 (nur Andruck, wenn zertifiziert)
= 2 (Andruck "Zertifiziert bis" und "Nicht Zertifiziert")

1511 GLOBAL_AUFTRAG_SUMME_ANDRUCKEN
Diese Variable legt fest, ob standardmäßig das Kontrollkästchen "Auftragsumme an­drucken" aktiviert werden soll.
= 0 (deaktiviert)
= 1 (aktiviert)

2100 GLOBAL_SCAN_AUFTRAG_KATEGORIE
Mit dieser Variablen wird die DMS-Kategorie festgelegt, in der der Auftrag abgelegt wird, sofern der Parameter GLOBAL_SCAN_AUFTRAG_ERKENNEN aktiviert (= 1) worden ist.
Beispiel: OV\Technik\Auftrag

2090 GLOBAL_SCAN_AUFTRAGSNUMMER_EIGENSCHAFT
Hier wird die DMS-Eigenschaft hinterlegt, in der die Auftragsnummer steht. Diese Eigenschaft wird automatisch über den Beschlagwortungslauf für die Rechnungen befüllt.
Beispiel: PROP_AUFTRAGSNUMMER

2085 GLOBAL_SCAN_AUFTRAG_ERKENNEN
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob die Barcodes auf Auftragsschreiben beim Scannen einzeln erkannt werden und die Schreiben in separaten Containern abgelegt werden sollen.
= 0 (Der Auftragsbarcode wird nicht erkannt und kann ggf. zur Rechnung mitgescannt wer­den.)
= 1 (Der Auftragsbarcode wird erkannt und das Schreiben in einem eigenen Con­tai­ner abgelegt.)
= 2 (Der Auftragsbarcode wird nicht als Barcode erkannt und kann ggf. zur Rechnung mitgescannt werden. Handelt es sich beim Auftrag aber um eine Gewährleistung (Auftragsart „Aufforderung zur Gewährleistungs-Mängelbehebung“ oder wie in der Variable 10580 definiert), welche eine Verbindung zum Mangel/Ticket hat, dann wird der Auftrag in einem eigenen Container abgelegt und sowohl das Ti­cket als auch der Mangel geschlossen.)
= 3 (Der Auftragsbarcode wird erkannt und die Auftragsnummer wird bei der vorher eingescann­ten Rechnung beim Container als Eigenschaft hinzugefügt.)
= 4 (Der Auftragsbarcode wird erkannt und die Auftragsnummer wird bei der vorher eingescann­ten Rechnung beim Container als Eigenschaft hinzugefügt. Weiters wird der vorhergehende Con­tai­ner mit dem Objekt und dem Kreditor des Auftrages beschlagwortet.)

813 GLOBAL_AUFTRAG_ANTWORTMAIL_STANDARD
Mit dieser Variable wird festgelegt, welche E-Mail-Adresse bei einem Standard-Auftrag angedruckt werden soll (zum Beispiel zur Zusendung von Fotos). Dies muss eventuell in Ihrem Auftragsbericht implementiert werden.

814 GLOBAL_AUFTRAG_ANTWORTMAIL_SCHADEN
Mit dieser Variable wird festgelegt, welche E-Mail-Adresse bei einem Schadens-Auftrag ange­druckt werden soll (zum Beispiel zur Zusendung von Fotos). Dies muss eventuell in Ihrem Auf­tragsbericht implementiert werden.

2101 GLOBAL_SCAN_AUFTRAG_ANHANG_KATEGORIE
Mit dieser Variable wird die DMS Kategorie festgelegt, in der die gemachten Bilder des OSC-Cloud Auftrages abgelegt werden, z.B. AUFTRAGSWESEN\Aufträge-Bilder

817 GLOBAL_AUFTRAG_DRUCK_WEITERE_BETROFFENE
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob beim Druck des Auftrags die weiteren Betroffenen angedruckt werden sollen.
= 0 (Weitere Betroffene werden nicht angedruckt)
= 1 (Weitere Betroffene werden angedruckt)

Lasche Dialog

1561 GLOBAL_AUFTRAG_TEXTLAENGE
Diese Variable ermöglicht es, die Länge des Auftragstextes zu beschränken, 0 bedeutet dabei unbeschränkt.

1510 GLOBAL_AUFTRAG_NOTIZ_LAENGE
Diese Variable begrenzt die maximale Länge einer Notiz im Auftrag 3, 0 bedeutet dabei unbe­schränkt.

10802 GLOBAL_AUFTRAG_LASCHE_DETAIL_ENABLED
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob im Auftrag 3 die Lasche Detail bearbeitet werden darf.
= 0 (die Lasche darf nicht bearbeitet werden)
= 1 (die Lasche darf bearbeitet werden - Standard)

10801 GLOBAL_AUFTRAG_LASCHE_KREDITOR_ENABLED
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob im Auftrag 3 die Lasche Kreditor bearbeitet werden darf.
= 0 (die Lasche darf nicht bearbeitet werden)
= 1 (die Lasche darf bearbeitet werden - Standard)

1545 GLOBAL_AUFTRAG_LISTE_SUCHE_SOFORT_STARTEN
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob beim Öffnen der Auftragsliste sofort die Suche gestartet werden soll.
= 0 (ausgeschaltet)
= 1 (eingeschaltet)

12292 GLOBAL_AUFTRAG_DATUM_AB_IN_MONAT
Wenn hier ein Wert eingetragen wird der größer 0 ist, dann wird in der Auftragsliste das Ab Datum immer mit aktuellem Datum minus GLOBAL_AUFTRAG_DATUM_AB_IN_MONAT gesetzt. Ist der Wert = 0 wird die letzte Einstellung der Benutzer verwendet.
Beispiel: Heutiges Datum = 08.09.2015
GLOBAL_AUFTRAG_DATUM_AB_IN_MONAT=6
Ab Datum in der Auftragsliste = 08.03.2015; Die letzte Einstellung des Benutzers wird ignoriert.

1587 GLOBAL_AUFTRAG_WBF_WHS
Mit dieser Variable wird gesteuert, welche Einträge im Auftrag3 in der Lasche "Allgemein" im WBF/WHS Bereich angezeigt werden.
= 0 (WHS und WBF werden angezeigt)
= 1 (nur WHS wird angezeigt)
= 2 (nur WBF wird angezeigt)

10800 GLOBAL_AUFTRAG_KOSTENVORANSCHLAGDATUM_PFLICHT
Mit dieser Variable kann gesteuert werden, ob beim Auftrag 3, bei der Eingabe einer Kosten­vor­anschlagssumme, das Kostenvoranschlagsdatum eingegeben werden muss.
= 0 (Kostenvoranschlagsdatum muss nicht eingegeben werden)
= 1 (Kostenvoranschlagsdatum muss eingegeben werden; Standard)

1579 GLOBAL_AUFTRAG_TYPUS_LOGIK
In dieser globalen Variable kann festgelegt werden, ob Aufträge eines bestimmten Objektstypus immer auf eine bestimmte Verrechnungseinheit angelegt werden sollen. Unabhängig von den bei der Einheit hinterlegten Einstellungen. Dies wird insbesondere für die Mischobjekte benötigt.
Beispiel: 4=0;14=0
Bedeutet, dass Aufträge bei denen der Objekttypus 4 oder 14 ist auf die Verrechnungseinheit 0 angelegt werden sollen.

812 GLOBAL_AUFTRAG_DAUERAUFTRAG_BEARBEITBAR
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob beim Dauerauftrag auch nach der Freigabe die Zähler­num­mer und die Kostenart/Gewerk-Kombination geändert werden darf.
= 0 (Nein, die Zählernummer und Kostenart können nicht bearbeitet werden.)
= 1 (Ja, die Zählernummer und Kostenart können bearbeitet werden.)

1585 GLOBAL_AUFTRAG_ZU_ERLEDIGEN_BIS_TAGE
Hier wird festgelegt, mit wie vielen Tagen in der Zukunft das erledigen bis Datum bei einem neuen Auftrag vorbelegt werden soll.
= -1 (erledigen bis wird nicht befüllt)
= 0 (erledigen bis wird auf heute gesetzt)
= 1,2,3, usw. (das Datum wird ab heute plus die eingegebene Anzahl von Tagen gesetzt)

1586 GLOBAL_AUFTRAG_ZU_ERLEDIGEN_BIS_PFLICHT
Hier wird festgelegt, ob das erledigen bis Datum im Auftrag 3 befüllt werden muss.
= 0 (Nein, es muss nicht befüllt werden)
= 1 (Ja, es muss befüllt werden)

1515 GLOBAL_AUFTRAG_MAGIC
Mit dieser Variable wird die Lasche Servicebetriebe in der Auftragsliste freigeschalten.
= 0 (Standardwert: die Lasche wird ausgeblendet)
= 1 (die Lasche wird eingeblendet)

2750 GLOBAL_AUFTRAG2_ZUSATZTEXT_ANZEIGEN
Diese globale Variable zeigt eine zusätzliche Lasche im Auftrag2 mit Zusatztext an, wenn sie aktiv gesetzt ist, muss das Feld in der DB hinzugefügt werden (INDIV GHS)

12251 GLOBAL_AUSSCHREIBUNG_AUFTRAGSTEXT
Mit dieser Variable kann gesteuert werden, was beim Erstellen eines Auftrags im Auftrag 3 aus einer Ausschrei­bung in den Auftragstext übernommen werden soll.
= 0 (nichts übernehmen)
= 1 (Art der Arbeit, die bei der Ausschreibung hinterlegt ist)
= 2 (Bezeichnung der Arbeit, die bei der Ausschreibung hinterlegt ist)

12252 GLOBAL_AUSSCHREIBUNG_AUFTRAGSFRIST
Diese Variable legt fest, ob bei der Erstellung eines Auftrags im Auftrag 3 aus der Ausschreibung ein spezielles Datum als Erledigungsfrist übernommen werden soll.
= 0 (Nein)
= 1 (Ja - das Bauendedatum aus der 2. Phase der Arbeit, die bei der Ausschreibung hinterlegt ist)

12270 GLOBAL_TICKETDETAIL_AUFTRAGSTEXT
Soll bei der Erstellung eines Auftrags im Auftrag 3 aus einem Ticket das Ticketdetail in den Auf­trags­text über­nom­men werden?
= 0 (Nein)
= 1 (Ja - Standard)
= 2 (Ja, der Betreff)
= 3 (Ja, der Betreff und das Detail)

12310 GLOBAL_TICKET_AUFTRAGSNOTIZ_BEFUELLEN
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, ob beim Erstellen des Auftrages im Auftrag 3 aus einem Ti­cket heraus die Notiz im Auftrag mit Daten des Tickets befüllt wird. Bei den Daten han­delt es sich um den Ticketbetreff, der Ticketdetailtext und zugeordnete Person mit Name und Telefon­nummer.
= 0 (Daten werden nicht übernommen)
= 1 (Daten werden übernommen - Standard)

12130 GLOBAL_TICKET_ZUORDNUNG_KREDITOR_AN_AUFTRAG
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, ob bei der Erstellung eines Auftrages aus dem Ticket ein zugeordneter Kreditor übernommen werden soll.
= 0 (Kreditor wird übernommen (Standard))
= 1 (Kreditor wird nicht übernommen)
= 2 (welcher Kreditor übernommen werden soll, kann ausgewählt werden)

12291 GLOBAL_AUFTRAG_KREDITOR_VORAUSWAHL_OPTION
Hier können zusätzliche Optionen für die Kreditorenvorauswahl im Auftrag 3 definiert werden.
= 0 (Standardverhalten der Kreditorenvorauswahl)
= 1 (Zusätzlich zur Standardauswahl werden zusätzlich die Firmen aufgelistet, die bereits bei diesem Objekt mit dem gewählten ArtKz und Gewerk einen Auftrag erhalten haben)

32380 GLOBAL_AUFTRAG_SONDERNACHLASS
Mit dieser globalen Variable kann man den Sondernachlass im Auftrag3 Dialog in der Lasche Auftragsgrundlagen ein bzw. ausblenden.
= 0 (inaktiv)
= 1 (aktiv)

32960 GLOBAL_AUFTRAG_ZUORDNUNGEN_ENTFERNEN_VEH_WECHSEL
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, was mit den Zuordnungen (Gebäudeteil, Stiegenhaus, Einheit, Person) passiert, wenn im Dialog nur die VEH des Objekts geändert wird und nicht ein ganz anderes Objekt ausgewählt wird.
= 1 (Zuordnungen werden entfernt (Standard))
= 0 (Zuordnungen bleiben erhalten)

Lasche Rechnung

1517 GLOBAL_AUFTRAG_RECHPRUEF_LASCHE
Hier wird festgelegt, ob die Lasche 'Rechnung geprüft' in der Auftragsliste angezeigt wird.
= 0 (Lasche ausblenden)
= 1 (Lasche anzeigen)

1512 GLOBAL_AUFTRAG_RECHPRUEF_ALLE
Mit dieser Variablen wird festgelegt, wer das Kennzeichen Rechnung geprüft setzen darf.
= 0 (nur der Sachbearbeiter (=Ersteller) des Auftrags)
= 1 (JEDER darf Rechnung geprüft setzen)

10730 GLOBAL_AUFTRAG_RECHNUNG_ZUORDNUNG_DMS_KATEGORIE
Hier kann die Kategorie hinterlegt werden, die bei der Rechnungssuche, beim Zusammenführen von Aufträgen mit Rechnungen, verwendet wird.

10700 GLOBAL_AUFTRAG_RECHNUNG_ZUORDNUNG_UEBER_DMS
Diese globale Variable schaltet die Zuordnung von Auftrag und Rechnung.
= 0 (Zuordnung über das Rechnungseingangsbuch - Standard)
= 1 (Zuordnung über das DMS)

1597 GLOBAL_REB_BUCHUNGSSYMBOL_STANDARD
Diese Variable legt das Standard-Buchungssymbol für Aufträge fest. Sie kommt nur zur Anwen­dung bei der Verwendung des Rechnungseingangsbuches in Kombination mit dem Auftrag 3.

1598 GLOBAL_REB_BUCHUNGSSYMBOL_GROSSAUFTRAG
Diese Variable legt das Buchungssymbol für Großaufträge fest. Sie kommt nur zur Anwen­dung bei der Verwendung des Rechnungseingangsbuches in Kombination mit dem Auftrag 3.

1599 GLOBAL_REB_BUCHUNGSSYMBOL_HON
Diese Variable legt fest, welches Sollsymbol beim Rechnungseingangsbuch eingetragen werden soll (Gegenbuchungen), wenn im Auftrag 3 die CheckBox Hon. aktiviert ist. Sie kommt nur zur An­wen­dung bei der Verwendung des Rechnungseingangsbuches in Kombination mit dem Auftrag 3.

1591 GLOBAL_REB_KREDITORKONTO_TEIL3
Mit dieser Variablen wird festgelegt, wie im Rechnungseingangsbuch die Kontonummer für die Kre­ditorbuchung zusammengestellt wird. Es handelt sich dabei um den 3. Teil der Kontonummer.
Die Variable kommt nur zur Anwen­dung bei der Verwendung des Rechnungseingangsbuches in Kom­bination mit dem Auftrag 3.
= 1 (ArtKZ aus Auftrag)
= 2 (ObjektTypus aus Auftrag)

1594 GLOBAL_REB_NUR_FREIGEGEBENE_AUFTRAEGE
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob alle Aufträge oder nur freigegebene Aufträge im REB er­fasst werden. Sie kommt nur zur Anwen­dung bei der Verwendung des Rechnungseingangsbuches in Kombi­na­tion mit dem Auftrag 3.
= 0 (alle Aufträge)
= 1 (nur freigegebene Aufträge)

32400 GLOBAL_AUFTRAG_AUTO_ERLEDIGT_BEI_DOMSTATUS
Wird in der FIBU ein Auftrag gebucht so kann der Auftrag automatisch auf erledigt gesetzt werden. Hier kann man den Status eingeben bei dem der Auftrag als erledigt gekennzeichnet werden soll.
= 0 (Auftrag nicht automatisch auf erledigt setzen)
= 1 (Auftrag bei Status "verbucht" automatisch auf erledigt setzen)
= 2 (Auftrag bei Status "bezahlt" automatisch auf erledigt setzen)
= 3 (Auftrag bei Status "verbucht" oder "bezahlt" automatisch auf erledigt setzen)
ACHTUNG: Diese Variable gilt nicht bei Daueraufträgen!

32810 GLOBAL_AUFTRAG_AUFTEILUNG_NOTWENDIG
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, ob eine Aufteilung im Auftrag standardmäßig notwendig ist oder nicht. Es gibt dazu eine Dropdownbox im Auftragsdialog. Die Standardeinstellung dieser wird hiermit gesteuert:
= 0 Dropdownbox ausgeblendet (Standard)
= 1 Dropdownbox anzeigen und standardmäßig mit Ja befüllt
= 2 Dropdownbox anzeigen und standardmäßig mit Nein befüllt

32870 GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_LOGIK
=0 (Standard Skonto aus den globalen Variablen GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_PROZENT und GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_TAGE)

=1 (Skonto aus Kreditorkonto (falls eines gefunden wird), ansonsten Standard Skonto)

=2 (kein Skonto Diese globale Variable wurde auch in die Auftragskonfiguration (Lasche: Standard Werte eingebaut))

Lasche Funktion

1518 GLOBAL_AUFTRAG_AUSGABESTOPP_FK
Hier wird die Funktionsnummer angegeben, die für Aufträge zuständig ist, wenn ein Ausgabestopp beim Objekt gesetzt ist. Nur diese Funktionsnummer darf dann solche Aufträge freigeben. In der Kon­figurationstabelle "1112 Auftragsverantwortlichkeit" wird die Auftragsverantwortlichkeit au­ßer­dem generell über die Euro-Grenzen definiert.

32610 GLOBAL_AUFTRAG_AUSGABESTOPP_ARTKZ
Mit dieser globalen Variable können die Artkennzeichen festgelegt werden, für die der Ausgabe­stopp des Objekts berücksichtigt werden soll. Mehrere ArtKZ können mit Beistrich getrennt einge­geben werden (z.B. 10,20). Wenn diese Variable leer ist wird der Ausgabestopp bei allen ArtKZ berücksichtigt.

1541 GLOBAL_AUFTRAG_GEBIETSBETREUER
Diese Variable legt die Funktionsnummer der Gebietsbetreuer für den Kontrolleur im Auftrag 3 fest.

10370 GLOBAL_AUFTRAG_GS_BAULEITER_FKT
In dieser Variablen wird festgelegt, welcher Funktionsträger als Bauleiter im Großauftragsbericht mit Teilzahlungsanforderungen angedruckt wird. Es können mehrere Funktionsnummern mit Kom­ma getrennt eingetragen werden. Die kleinste Funktionsnummer, die bei der verknüpften Arbeit ein­ge­tragen ist, wird verwendet. Diese Variable kommt nur bei Verwendung der Großauftragslogik im Auftrag 3 zur Anwendung.

30 GLOBAL_HV_VW
Hier wird die Funktionsnummer für die Funktion Hausverwalter hinterlegt. Diese wird für verschie­dene Module benötigt, unter anderem im Auftrag für das Auftragsschreiben.

910 GLOBAL_SACHBEARBEITER_AUFTRAG_FUNKTION_NR
Hier wird die Funktionsnummer des Sachbearbeiters für den Auftrag hinterlegt. Der Ersteller wird dann bei der Neuanlage eines Auftrags automatisch mit dieser Funktion angelegt. Dies ist für eine spätere Bearbeitung und die Freigabe des Auftrags unbedingt nötig.

1540 GLOBAL_AUFTRAG_KONTROLLEUR
Diese Variable legt fest, welcher Funktionsträger als Kontrolleur beim Auftrag 3 verwendet werden soll.

1546 GLOBAL_AUFTRAG_FREIGABEBERECHTIGTER_WIE_SB
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob bei der Auftragsfreigabelogik auch der Freigabeberech­tigte Aufträge stornieren darf.
= 0 (er darf nicht)
= 1 (er darf)

1547 GLOBAL_AUFTRAG_BEARBEITEN_FREIGABEBERECHTIGT_ERLAU
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob der Freigabeberechtigte bzw. Auftragsverantwortliche Auf­träge noch bearbeiten darf.
= 0 (Freigeber darf Aufträge nicht mehr bearbeiten)
= 1 (Freigeber kann Aufträge noch bearbeiten)

Lasche Hinweise

1530 GLOBAL_AUFTRAG_ MESSAGE _GEBTEIL
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob eine Nachricht erscheinen soll, wenn zu einem ausge­wähl­ten Objekt Gebäudeteile vorhanden sind.
= 0 (kein Hinweis)
= 1 (Hinweis wird angezeigt)

1520 GLOBAL_AUFTRAG_ MESSAGE_STIEGENHAUS
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob eine Nachricht erscheinen soll, wenn zu einem ausge­wähl­ten Objekt Stiegenhäuser vorhanden sind.
= 0 (kein Hinweis)
= 1 (Hinweis wird angezeigt)

1521 GLOBAL_AUFTRAG_ MESSAGE _OBJEKTBUDGET
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob beim Zuweisen eines Objektes im Auftrag 2 eine Infor­ma­tion zum Objektbudget angezeigt werden soll.
= 0 (kein Hinweis)
= 1 (Hinweis wird angezeigt)

1584 GLOBAL_AUFTRAG_WARNHINWEIS_ANLAGE
Über diese globale Variable kann man beim Zuordnen einer Allgemeinanlage zu einem Auftrag oder RDB Warnhinweise anzeigen lassen. Dabei werden die Texte aus den Anmerkungsfeldern der Wohnanlage, Aufteilungsgruppe und Ausstattung als Hinweis ausgegeben.
= 0 (keine Hinweise)
= 1 (Hinweise werden angezeigt)

1583 GLOBAL_AUFTRAG_WARNHINWEIS_OBJEKT
Diese Variable aktiviert die Verwendung der Konfigurationstabelle 1124 AuftragWarnhinweise (siehe Lasche Standardwerte Bereich Konfiguration). Dadurch werden benutzerdefinierte Hinweise bei bestimmten Kombinationen von Objekt und Kostenart/Gewerk im Auftrag 3 und im Rechnungsdeckblatt (RDB) angezeigt.
= 0 (Die Logik ist deaktiviert, es werden keine Hinweise ausgegeben.)
= 1 (Die Logik ist aktiviert, die in der Konfigurationstabelle definierten Hinweise werden ausge­geben.)

1529 GLOBAL_AUFTRAG_KREDITOR_OHNE_FIBU_NR_ERLAUBEN
Diese Variable legt fest, ob im Auftrag ein Kreditor zugewiesen werden darf, der noch nicht in der Buchhaltung (d+ Rechnungswesen) eingetragen ist.
= 0 (nicht erlaubt)
= 1 (erlaubt)

12294 GLOBAL_AUFTRAG_EVB_BUDGET_LOGIK
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob die EVB Budget Logik für Aufträge verwendet werden soll.
Wenn ein Auftrag angelegt oder freigeben wird, dann wird überprüft, ob für das Objekt ein ausreichendes Budget vorhanden ist.
= 0 (EVB Budget Logik wird ignoriert)
= 1 (EVB Budget wird überprüft)
= 2 (EVB Budget wird nur bei den konfigurierten Objekten überprüft)

Lasche Versand

1580 GLOBAL_AUFTRAG_BN_VERSTAENDIGEN
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob der Bestandnehmer automatisch verständigt werden soll, wenn ein Auftrag an einen Kreditor versendet wird. Ist die Variable GLOBAL_AUFTRAG_BN_
VERSTAENDIGEN_PER_SMS aktiviert und das SMS-Modul ist von Ihrem Unternehmen lizensiert, wird er per SMS verständigt, ansonsten per E-Mail. Dafür wird der Text in den Mailtexten (siehe oben) festgelegt.
= 0 (keine Benachrichtigung)
= 1 (Benachrichtigung wird versendet)

1581 GLOBAL_AUFTRAG_BN_VERSTAENDIGEN_PER_SMS Mit dieser Variable wird festgelegt, ob der Bestandnehmer beim Versenden des Auftrags per SMS in­formiert wird. Dies setzt aber voraus, dass das SMS-Modul in Ihrem Unternehmen lizensiert ist und dass die globale Variable GLOBAL_AUFTRAG_BN_VERSTAENDIGEN aktiviert ist.
= 0 (keine Benachrichtigung per SMS)
= 1 (Benachrichtigung per SMS)

1539 GLOBAL_AUFTRAG_SMS_AN_KONTROLLEUR
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob der Kontrolleur im Auftrag 3 standardmäßig beim Ver­sen­den des Auftrags per SMS darüber informiert wird. Dies setzt aber voraus, dass das SMS-Modul in Ihrem Unternehmen lizensiert ist.
= 0 (keine Benachrichtigung per SMS)
= 1 (Benachrichtigung per SMS)

1538 GLOBAL_AUFTRAG_MAIL_AN_KONTROLLEUR
Mit dieser Variablen wird festgelegt, ob der Kontrolleur im Auftrag 3 standardmäßig beim Versen­den des Auftrags per E-Mail darüber informiert wird.
= 0 (keine Benachrichtigung per E-Mail)
= 1 (Benachrichtigung per E-Mail)

1542 GLOBAL_AUFTRAG_MAIL_FROM_USER
Wenn diese Variable aktiv ist, wird beim Auftragsversand per E-Mail als Absender die E-Mail-Adresse des Auftragserfassers verwendet. Ist die Variable inaktiv, wird die E-Mail-Adresse des Mandanten verwendet.
= 0 (inaktiv)
= 1 (aktiv)

1548 GLOBAL_AUFTRAG_MAILVERSAND_KR
Auf der Lasche Kreditor im Auftrag 2 neben der E-Mail-Adresse gibt es den Mail-Button. Mit dieser Variable wird festgelegt, ob der Auftrag beim Versenden per E-Mail über diesen Button als pdf-Datei angehängt wird oder nicht.
= 0 (Eine E-Mail wird im Mailprogramm, z.B. Outlook, erstellt, allerdings ohne Auftrag.pdf)
= 1 (Eine E-Mail wird im Mailprogramm, z.B. Outlook, erstellt und das Auftragsschreiben wird als pdf-Datei angehängt.)

1544 GLOBAL_AUFTRAG_KV_MANUELL_AN
Beim manuellen Versand der Kostenvoranschlagsanforderung über den Mailclient im Auftrag 3 mit mehreren Kreditoren wird die E-Mail an diese Adresse gesendet. Im BCC-Feld werden die Kredito­ren­adressen eingefügt.

1560 GLOBAL_AUFTRAG_AUSHANG_VERSENDEN
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob im Auftrag 3 die CheckBox 'Aushang versenden' standard­mäßig aktiviert ist.
= 0 (nicht aktiviert)
= 1 (aktiviert)

1565 GLOBAL_AUFTRAG_FREIGABEANFORDERUNG_PER_MAIL
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob bei einer Freigabeanforderung automatisch der Dialog zur Auswahl der Erinnerungsempfänger per Mail geöffnet werden soll.
= 0 (deaktiviert)
= 1 (aktiviert)

12293 GLOBAL_AUFTRAG_ERINNERUNGSEMPFAENGER_AKTIVIEREN
Hier wird festgelegt, ob die Erinnerungsempfänger des Auftrags automatisch angehakt sein sollen oder nicht.
= 0 (Erinnerungsempfänger werden nicht automatisch angehakt)
= 1 (Erinnerungsempfänger werden automatisch angehakt)

1566 GLOBAL_AUFTRAG_MAIL_ERSTELLER_FREIGABE
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob der Ersteller per E‑Mail informiert werden soll, wenn ein Auftrag im Auftrag3-Dialog "nur" freigegeben wurde oder wenn die Freigabe zurückgesetzt wurde.
= 0 (keine Info-E-Mail an den Ersteller)
= 1 (Info-E-Mail wird versandt)

34150 GLOBAL_AUFTRAG_BN_VERSTAENDIGEN_ANHANG
Mit dieser Variable wird festgelegt, ob bei der BN Verständigung als Anhang zur Mail der BN Verständigung Bericht angehängt wird.
= 0 (Bericht nicht anhängen)
= 1 (Bericht anhängen)

Weitere globale Variablen

1550 GLOBAL_POSTSTELLE_MAIL
Hier wird die E-Mail-Adresse der Poststelle für den Postversand von Aufträgen hinterlegt. Die Vari­able gilt als aktiviert, sobald ein Text im Feld Wert eingegeben ist. Wird in einem Unternehmen die ausgehende Post von einer zentralen Poststelle versandt, wird bei Aktivierung dieser Variable und der Auswahl der Versandart Post eine E-Mail an die hier hin­terlegte Adresse der Poststelle gene­riert, das Auftragsschreiben als pdf-Datei angehängt und dahin versandt. In der Poststelle wird das Auftragsschreiben dann gedruckt und per Brief versandt.

1601 GLOBAL_FAX_SERVICE_VORHANDEN
Diese Variable regelt die Sichtbarkeit der per Fax versenden-Buttons.
= 0 (Buttons sind nicht sichtbar, versenden per Fax nicht möglich)
= 1 (Buttons sind sichtbar)

1600 GLOBAL_FAX_POSTFIX
Dies wird für Fax-Software-Lösungen hinter der Faxnummer beim An-Feld in der E-Mail verwendet. Ist diese Variable leer, so ist die Funktion deaktiviert. (Bsp.: @fax)

1602 GLOBAL_FAX_PRAEFIX
Dies wird für Fax-Software-Lösungen vor der Faxnummer beim An-Feld in der E-Mail verwendet. Ist diese Variable leer, so ist die Funktion deaktiviert. (Bsp.: @fax)

12144 GLOBAL_RECHNUNGSDECKBLATT_AUFTRAG_GEPRUEFT
Wird bei einem RDB, das mit einem Auftrag verknüpft ist, der Status freigegeben bzw. freigegeben/geprüft eingetragen, so kann mit dieser globalen Variable eingestellt werden, ob beim Auftrag das Kennzeichen "Rechnung geprüft" gesetzt werden soll.
Die Logik ist weiters davon abhängig, ob der Auftrag bereits freigegeben und versendet oder freigegeben und nicht versendet worden ist. Trifft eines der beiden Fälle zu, wird nachgesehen, ob die globale Variable GLOBAL_AUFTRAG_RECHPRUEF_ALLE auf 1 steht, dann darf jeder den Vorgang ausführen. Sonst dürfen dies nur Benutzer mit der Berechtigung 125130.
= 0 (Logik nicht aktiv)
= 1 (bei freigegeben und freigegeben/geprüft wird der Status des Auftrages auf geprüft gesetzt)
= 2 (nur bei freigegeben wird der Status des Auftrages auf geprüft gesetzt)
= 3 (nur bei freigegeben/geprüft wird der Status des Auftrages auf geprüft gesetzt)
= 4 (nur bei gepr./freigeg./kontiert wird der Status des Auftrages auf geprüft gesetzt)

1529 GLOBAL_AUFTRAG_KREDITOR_OHNE_FIBU_NR_ERLAUBEN
Diese Variable legt fest, ob im Auftrag ein Kreditor zugewiesen werden darf, der noch nicht in der FIBU eingetragen ist.
= 0 (nicht erlaubt)
= 1 (erlaubt)

32530 GLOBAL_TRENNZEICHEN_KONTAKTDATEN
Mit dieser globalen Variable können Sie die standardmäßig zu verwendenden Trennzeichen für die Darstellung von z.B. mehreren Telefonnummern oder E-Mail Adressen konfigurieren.

32740 GLOBAL_AUFTRAG_BEARBEITUNG_INDIV_FELDER
Mit dieser Variablen kann eingestellt werden, ob die Indiv.-Felder im Auftrag nach erfolgter Freigabe noch bearbeitet werden können oder nicht.
= 0 (Indiv.-Felder dürfen nach Freigabe nicht mehr bearbeitet werden (Standard))
= 1 (Indiv.-Felder dürfen nach Freigabe noch bearbeitet werden)

32750 GLOBAL_AUFTRAG_FREIGABE_ZURUECKSETZEN_SUMME
Mit dieser Variable kann eingestellt werden, ob bei einer Änderung der Auftragssumme die Freigabe zurückgesetzt wird oder nicht.
= 0 (Freigabe wird nicht zurückgesetzt)
= 1 (Freigabe wird zurückgesetzt (Standard))

34300 GLOBAL_AUFTRAG_WARNHINWEIS_OBJEKT_STATUS
Mit dieser globalen Variable kann eingestellt werden, ob beim Auftrag bzw. beim Rechnungsdeckblatt ein Warnhinweis angezeigt werden soll, wenn beim zugeordneten Objekt die Felder zum Status Technik, Buchhaltung, Verwaltung und/oder Buchhaltung befüllt sind. Als Text wird der eingetragenen Status ausgegeben.
= 0 (kein Warnhinweis (Standard))
= 1 (Warnhinweis nur beim Auftrag
= 2 (Hinweis nur beim Rechnungsdeckblatt als Notiz im Leitungsweg)
= 3 (Hinweis nur beim Rechnungsdeckblatt als Warnung im Leitungsweg)
= 4 (Warnhinweis sowohl beim Auftrag als auch beim RDB (hier als Notiz))
= 5 (Warnhinweis sowohl beim Auftrag als auch beim RDB (hier als Warnung))

35010 GLOBAL_KATEGORIE_SCHLUSSBRIEFE
Hier wird die DMS-Kategorie konfiguriert, in der die Schlussbriefe abgelegt werden, damit sie im Job „Service Automatische Schlussbrief Rechnungszuordnung“ gefunden werden.

35240 GLOBAL_AUFTRAG_SKONTO_NETTO_TAGE (35240)
Bis jetzt gab es kein Feld im Auftrag, in dem zB folgende Zahlungsbedingung eingegeben werden konnte: "14 Tage 3% Skonto 30 Tage Netto". Dieses Feld ist jetzt vorhanden, wenn man die Checkbox "Manuelles-Skonto aktiviert. Dann ist das Feld "Netto Tage" eingeblendet. Hier können Sie entweder die Werte manuell eingeben, oder es wurden bereits über die Auftragskonfiguration Standardwerte hinterlegt.

Weitere Konfigurationstabellen

91500 automatisches Ziehen von Funktionsträgern
Hier wird definiert, in welchem Modul welche Funktionsträger automatisch angelegt werden sol­len. Für das Modul Auftrag ist es unerlässlich, dass der Sachbearbeiter angelegt wird, da nur dieser Änderungen an einem bestehenden Auftrag vornehmen kann. Geben Sie dazu in der Spalte Modul „Auftrag“ ein, in der Spalte Benutzer_ist_Ersteller eine 1 und in der Spalte Funktion_neu die Funk­tionsnummer, die der Sachbearbeiter für Aufträge in Ihrem System hat (eingetragen in der globa­len Variable 910 GLOBAL_SACHBEARBEITER_AUFTRAG_FUNKTION_NR, siehe Lasche Funktion).
Sollen weitere Funktionsträger hinterlegt werden, machen Sie die entsprechenden Einstellungen zum Modul „Auftrag“ an dieser Stelle.

4700 Report Image Quality
Hier wird festgelegt, wie hoch die Image-Qualität beim Export eines Berichts ins PDF Format sein soll.
Erlaubte Werte: 1-100
Empfohlen ist: 90

34260 GLOBAL_ANHANG_MAX_GROESSE
Mit dieser Variable kann eine maximale Größe für Dokumente eingestellt werden. Überall, wo es die Lasche "Dokumente mitsenden" gibt, wird dann beim Hinzufügen eines Dokuments überprüft, ob die Summe der Dateigrößen der Dokumente diese maximale Größe überschreitet. Wenn diese überschritten wird, wird ein Warnhinweis angezeigt.
Die maximale Größe in dieser Variable wird in MB angegeben.

1003 EVB-Instandhaltungsdarlehen
Diese Konfiguration legt fest nach welchen Kriterien ein Instandhaltungsdarlehen in der Darlehensbuchhaltung erkannt/markiert wird.
Spalte: Schlüssel
=1 (das Darlehen wird über das Feld fibukz markiert)
=2 (das Darlehen wird über das Feld textschl_bn markiert)
=3 (das Darlehen wird über das RW-Feld Verwendungsart-OM markiert)
Spalte: Wert ODER WertText
In dieser Spalte wird der jeweilige Wert des oben konfigurierten Feldes eingetragen welches ein Instandhaltungsdarlehen darstellt.
Schlüssel=1 (Meistens fibukz=4 (Wert))
Schlüssel=2 (Meistens 2 Einträge mit textschl_bn=601 und 2-ter Datensatz mit textschl_bn=602 (Wert))
Schlüssel=3 (Wert ist abhängig von der Konfiguration im RW da diese Einträge vom Kunden konfiguriert werden können. (WertText))
Spalte: Darlehen in Diff. 0..1
Legt fest ob der EVB oder der Finanzierungsstand angedruckt werden soll.
Spalte Zuschuss in Annuität 0..1
Legt fest, ob die reine Annuität oder der Darlehensaufwand angedruckt werden soll.

95300 Auftrag ADV Erkennung
Mit dieser Konfiguration kann die ADV-Erkennung im digitalen Rechnungslauf für Daueraufträge weiter konfiguriert werden. Dabei können zusätzliche Ausdrücke/Werte (z.B. Zählernummern, Kundennummern, Polizzennummern, etc.) definiert werden, um einen Dauerauftrag zu erkennen. In dieser Konfiguration werden die Bezeichnungen dieser Ausdrücke definiert, damit Mitarbeiter:innen diese im Dauerauftrag, Karteikarte „ADV-Erkennung“, strukturierter verwalten können. Gibt ein:e Mitarbeiter:in im Dauerauftrag einen Ausdruck/Wert zu einer der hier definierten Bezeichnungen ein, dann sucht das ADV nach diesem Ausdruck/Wert. Wird dieser gefunden, dann wird der entsprechende Dauerauftrag zugeordnet. Außerdem kann hier konfiguriert werden, dass die definierten Bezeichnungen mit Werten aus den Modulen Vertrag oder Bescheid automatisiert befüllt werden, wenn ein Dauerauftrag aus einem Vertrag oder Bescheid angelegt wird.
Zusätzliche Felder Modul und Feld 🡪 mit diesen ist es möglich, automatisiert die „ADV-Begriffe“ im Dauerauftrag aus anderen Modulen zu übernehmen. Zur Zeit werden nur zwei Module unterstützt.
Modul Vertrag: Bei der Anlage eines Dauerauftrages aus dem Vertrag wird der Wert des hier angegebenen Vertragsfeldes in die vorgegebene Bezeichnung in den Dauerauftrag übernommen.
Bescheid: Bei der Anlage eines Dauerauftrages aus dem Bescheid wird der Wert des hier angegebenen Bescheidfeldes in die vorgegebene Bezeichnung in den Dauerauftrag übernommen.
Feld 🡪 Angabe des Datenbank Feldes aus dem der Wert ausgelesen wird. Dieser Wert wird dann zur angegebenen Bezeichnung im neu angelegten Dauerauftrag automatisch übernommen.

Actionservice Jobs

Automatische Auftragsfreigabe: Wurde für eine bestimmte Auftragsart die automatische Auf­trags­freigabe in der Konfigurationstabelle 1121 (Auftragsverantwortlichkeit) aktiviert, gibt dieser Job alle Aufträge dieser Art innerhalb des definierten Betragsbereiches frei.

Automatischer Auftragsversand: Dieser Job versendet automatisch alle freigegebenen Aufträge, bei denen das Freigabe-Datum weniger als 6 Monate zurücklegt, an die Firmen per E-Mail / Fax.

CP_AuftragZUJetDom CP_AuftragRechVonJetDom: Dieser Job stellt die Verbindung zwischen dem Auftrag im d+ OM und der Rechnung des d+ RW dar. Damit wird sichergestellt, dass die Rechnung zum richtigen Auftrag verbucht und entsprechend beschlagwortet wird. Außerdem wird so im Auftrag nach Verbuchung der Rechnung die Rechnung mit dem entsprechenden Betrag angezeigt.

CP_OM_AUFTRAGSSUMME_VERBUCHT_AKTUALISIEREN: Mit diesem Job wird im Auftrag3 die Summe der verbuchten Rechnungen aus dem d+ RW ins d+ OM übertragen. Dabei werden die tatsäch­lich verbuchten Beträge in das Auftragsmodul übernommen.

Posteingang – Deckblatt Auftrag Schaden Verknüpfung
Ist bei einem RDB ein Auftrag zugewie­sen, der mit einem Schaden verknüpft ist, wird mit diesem Job das RDB nachträglich mit dem Scha­den verknüpft. Außerdem wird der DMS-Container der Rechnung mit dem Schaden nachbeschlag­wortet.

Service OM Erinnerung Aufträge nicht Erledigt
Bei diesem Job kann man 4 Parameter einstellen. Dieser Job sendet an die eingestellten Objekt-Funktionsträger eine E-Mail mit einer Auflistung von Aufträgen, bei welchen die Rechnung noch nicht geprüft wurde bzw. noch keine Rechnung zugeordnet worden ist und/oder bei welchen das zu-erledigen-Datum schon um die eingestellten Tage überschritten wurde. Des Weiteren werden stornierte Aufträge nicht aufgelistet. Zusätzlich kann man E-Mail-Adressen angeben, welche die E‑Mails über CC erhalten sollen. Außerdem kann man über den Parameter „Startdatum“ ein Datum festlegen. Damit werden nur Aufträge berücksichtigt, die nach diesem Datum erstellt wurden. Ist dieser Parameter leer, werden alle Aufträge berücksichtigt.

Service OM Kontrolljob Aufträge Nicht Versendet
Dieser Job kontrolliert, ob die Aufträge, die als versendet per E-Mail (nicht per Mailclient) markiert sind, auch wirklich in der Tabelle für gesendete Mails sind. Wenn Aufträge gefunden werden, bei denen das nicht der Fall ist, sendet der Job eine Mail an die im Job hinterlegte Mailadresse. Im Job kann auch eingestellt werden, wie viele Monate zurück die Aufträge kontrolliert werden sollen.

Service Automatische Schlussbrief Rechnungszuordnung
Dieser Job holt sich die Schlussbriefe über jene Kategorie, welche in der globalen Variable konfiguriert worden ist. Im nächsten Schritt werden die Rechnungen mit der entsprechenden Auftragsnummer aus dem Schlussbrief ermittelt und der Schlussbrief wird beim Rechnungscontainer hinzugefügt. Sollte es eine neuere Version eines Schlussbriefes im d+ DMS geben, so wird der Schlussbrief in der Rechnung durch die aktuellste Version ersetzt.
ACHTUNG! Dieser Job wird deaktiviert ausgeliefert und muss bei Bedarf aktiviert werden. Weiters muss in der globalen Variable GLOBAL_KATEGORIE_SCHLUSSBRIEFE (Nr. 35010) die DMS‑Kategorie eingetragen werden, in welcher die Schlussbriefe abgelegt werden sollen. Zudem muss beim Container für den Schlussbrief unbedingt die Eigenschaft „Auftragsnummer“ vorhanden sein, ansonsten funktioniert die Zuordnung nicht.